Myyntitilauksen toimittaminen

Kun myyntitilaus on kerätty, keräysyksikkö voidaan viedä Lähettämöön toimitettavaksi asiakkaalle. Lähettämössä luot tilauksesta laskun, kirjaat rahtikirjan tiedot Tehdeniin ja, jos käytössäsi on Tehdeniin integroitu kuljetuspalvelu, luot ja tulostat toimituksessa tarvittavat lähetystarrat.

Toimitus lähettämön kautta

1. Vie keräysyksikkö lähettämöön.

• Jos keräysyksikkö on avoinna Myynti-ohjelman Keräysyksiköt-osiossa, klikkaa tietokortin alareunan Vie lähettämöön -painiketta.
• Vaihtoehtoisesti mene suoraan Lähettämö-osioon ja hae haluamasi keräysyksikkö joko yksikön numerolla, avoimella sanahaulla tai asiakkaan nimellä, tai suodata keräysyksikköjä rahdinkuljettajan perusteella. Kaikki valmiit keräysyksiköt näkyvät vasemmassa laidassa, ja pudotusvalikosta on myös vaihtoehto Ei rahdinkuljettajaa, jolloin näytetään ne keräysyksiköt, joita asiakas tulee itse hakemaan. Siirrä haluttu keräysyksikkö kuitille rastimalla se pikapainikkeista.
• Voit hakea keräysyksikön myös lukemalla keräystositteesta viivakoodin tuotehakukenttään.
• Lisää halutessasi pikapainikkeilla samalle kuitille muita saman asiakkaan keräysyksiköitä.

• Keräysyksiköt voivat kuulua samaan tai eri myyntitilaukseen.
• Pikapainikkeessa näkyy myyntitilauksen numero, jonka perusteella erotat samaan tilaukseen kuuluvat keräysyksiköt.
• Jos asiakkaan tiedoissa on otettu käyttöön valinta Saman tyyppiset tilaukset saa yhdistää samaan lähetykseen, muut saman tyyppiset keräysyksiköt, joissa on sama toimitustapa ja toimitusosoite, on oletuksena valittu.
• Klikkaa Lähetä-painiketta.
• Täytä Maksuehto-sivulle tarvittavat tiedot.

• Voit tarvittaessa vaihtaa myyntitilaukselle valittua maksuehtoa ja antaa myynnille viitteen / lisätiedon.
• Jos myyntitilaukselle valittua maksuehtoa ei voi käyttää valitun toimitustavan kanssa, et pääse etenemään Yhteenveto-välilehdelle ennen kuin ristiriita toimitustavan ja maksuehdon välillä on ratkaistu. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
  • voit vaihtaa maksuehdon sallittuun tai
  • voit siirtyä seuraavalle, Rahtikirja-välilehdelle ja valita sellaisen toimitustavan, joka sopii yhteen valitasemasi maksuehdon kanssa. 
• Jos lähetät asiakkaalle useita myyntitilauksia samassa lähetyksessä, voit valita eri maksuehdon jokaiselle myyntitilaukselle kunhan kaikki valitsemasi maksuehdot sopivat yhteen valitsemasi toimitustavan kanssa.
• Tarkista laskun vastaanottaja.
• Valitse muodostetaanko lasku heti vai siirretäänkö se koontiin odottamaan laskutusta.
• Valitse laskun toimitustapa.
• Valitse myynnistä muodostuvan lähetteen ulkoasu Lähetepohja-valikosta.
• Valitse laskulle maksuehto pudotusvalikosta.
• Kirjoita tarvittaessa Lisätieto ja Viite. (Huom! Ei tarkoita laskun viitenumeroa, joka muodostuu automaattisesti laskun numerosta ja tarkistusnumerosta.)
• Klikkaa Seuraava-painiketta.
• Täytä Rahtikirja-sivulle tarvittavat tiedot.
  • Tarkista rahtikirjan tiedot ja vaihda tarvittaessa toimitustapa.
  • Tarkista asiakkaan toimitusosoite.
  • Tarkista kollien tiedot. Jos haluat jakaa tilauksen usempaan kolliin, löydät siihen tarkemmat ohjeet tästä ohjeesta.
  • Jos käytössäsi on kuljetuspalveluintegraatio, noutopiste valitaan Rahtikirja-näkymässä. Unifaun-integraatiossa noutopiste-lisäpalvelun saa käyttöön REST API PickUpLocator-lisäpalvelulla. Se lisätään Unifaunin palvelun puolella ja on maksullinen.
  • Jos olet asettanut lähetyksen tuotteille painot tuotteiden Pakkauskoot-välilehdellä, Tehden laskee automaattisesti kollin yhteenlasketun painon. Voit myös lisätä lähetyksen painon manuaalisesti. Jos käytössäsi on kuljetuspalveluintergaatio, paino siirtyy tästä rahtiyhtiölle ja tulostuu pakettikorteille ja Tehdenin rahtikirjaan.
  • Voit myös asettaa kollin mitat:
    
• Klikkaa Seuraava-painiketta.
• Tarkista Yhteenveto-välilehdellä tiedot.
  • Jos yrityksessäsi on käytössä Unifaun-integraatio ja olet ottanut Kuljetuspalvelut-sivulla käyttöön palautustarran tulostamisen, voit valita Palautustarra-kohdan:
    
    Tällöin saat integraation kautta Unifaunista kollitarran lisäksi myös palautustarran, joka tulostuu sekin automaattisesti. Voit tulostaa palautustarran myös myöhemmin Lähetykset-näkymästä Tulosta (PDF) -sarakkeen kuvaketta klikkaamalla.
  • Lähetyksen rahtikirja -osiossa voit halutessasi tulostaa lähetyslistan. Tämä kannattaa tehdä, jos olet jakanut lähetyksen useaan kolliin tai yhdessä kollissa voi olla tuotteita usealta myyntitilaukselta. Näin voit pakata kolliin mukaan listan tuotteista, joita olet edellisessä vaiheessa kolliin valinnut:
    
    Jos haluat aina tulostaa lähetyslistan, valitse oletustulostus Yritysasetusten Myynnin asetukset -välilehdellä. Lähetyslistan tuoteriveillä on tieto siitä, mihin tilaukseen ja lähetteeseen rivi liittyy. Lähetyslistan voi tulostaa myös myöhemmin Myynti-ohjelman Lähetykset-osion Tulosta-sarakkeen pdf-kuvakkeesta klikkaamalla. Jos yritykselläsi on käytössä kuljetuspalveluintegraatio, samasta paikasta tulostetaan myös osoitetarrat:
    
  • Lähetteen tulostus ja jälkitoimitusrivien tulostus on oletuksena valittu, mutta tätäkin voi muuttaa Yritysasetusten Myynnin asetuksissa. 
  • Valitse mihin tilaan lähetyksen myyntitilaukset laitetaan. Ohjelma ehdottaa tilauksen tilaksi Toimitettu, jos myyntitilauksen kaikki tilausrivit ovat täysin toimitettu tämän lähetyksen jälkeen. Muuten ohjelma ehdottaa tilaksi Osittain toimitettu. Jos myyntitilauksesta ei aiota lähettää jälkitoimituksia, valitse sen tilaksi Toimitettu.
  • Jos myyntitilaukselle on lisätty tulostettavia liitteitä, muista valita Tulosta tilausliitteet. Lue lisää: Myyntitilauksen liitteet
  • Jos haluat lähettää asiakkaan sähköpostiin toimitusvahvistuksen, lisää rasti valintaruutuun. Mikäli yrityksellänne on käytössä Postin tai Matkahuollon sähköiset kuljetuspalvelut, toimitusvahvistuksessa näkyy lähetyksen seurantakoodi.
• Klikkaa Valmis.

• Jos käytössäsi on integroitu kuljetuspalvelu, lähetystarra aukeaa tulostettavaksi. Jos et jostain syystä halua tulostaa lähetystarraa tässä kohtaa, löydät sen myös myöhemmin Myynti-ohjelman Lähetykset-osiosta lähetysrivin oikeasta laidasta:
  
• Myynnistä muodostuu valitun maksuehdon perusteella lähete tai kuitti, joka löytyy Myynnin Lähetteet-osiosta, Kassan Kuitit-osiosta tai kyseisen myyntitilauksen Myynnit-välilehdeltä.
• Jos yhdistit samaan lähetykseen useita tilauksia, näistä jokaisesta syntyy erillinen lähete. Näin asiakkaasi on helpompi yhdistää se omassa järjestelmässään vastaavaan ostolähetteeseen- ja -laskuun.
• Jos maksuehdoksi on valittu lasku, laskun tiedot syötetään kuten kassalla ja lähetteeseen liittyvä lasku löytyy Laskutus-ohjelmasta joko Laskuttamattomat-osiosta (koontilasku) tai Laskutetut-osiosta.
• Mikäli yritykselläsi on käytössä Postin sähköinen kuljetuspalvelu ja maksuehdoksi on valittu Postiennakko, saattaa syntyä myös lasku Postille, jos kyseiselle maksutavalle on yritysasetuksissa valittu laskutettava asiakas. Laskun viitenumero lähetetään sähköisesti Postille, joka maksaa asiakkaalta veloittamansa ennakkomaksun yrityksesi tilille käyttäen kyseistä viitettä.

Keräysyksikön toimituksen voi hoitaa myös Kassa-ohjelman kautta, jota kannattaa käyttää erityisesti noutotoimituksissa. Toimitus kassan kautta toimii kuten normaali myynti. Maksun voi hoitaa asiakkaan valitsemalla maksutavalla, eikä toimituksesta muodostu rahtikirjaa.