Myyntitilauksen keräys

Kun myyntitilaukselle on merkitty perustiedot, tilausrivit ja toimitustapa, voit kerätä tuotteet asiakkaalle toimitettaviksi. On myös mahdollista tehdä keräys samanaikaisesti useammalle myyntitilaukselle.

Mitkä tilaukset otetaan kerättäväksi?

Yrityksessä on hyvä olla käytössä prosessi, jolla keräilijä tunnistaa myyntitilauslistauksesta ne myyntitilaukset, jotka ovat valmiita keräiltäviksi ja/tai jotka on hyvä ottaa keräilyyn ensin. Tämän voi toteuttaa Tehdenissä usealla tavalla:

• Tehdeniin voi luoda oman mukautetun tilaustyypin, jonka myyntitilauksen luoja valitsee tilaukselle siinä vaiheessa, kun tilaus on valmis ja voidaan ottaa keräilyyn. Keräilijä voi suodattaa myyntitilauslistausta tilaustyypin mukaan.
• Kun tilauksia on paljon, kannattaa myyntitilauksen tekijän merkitä myyntitilaukselle myös toimituspäivä, jolloin keräilijä voi vielä järjestää tilaukset toimituspäivän mukaan ja aloittaa keräilyn niistä, joiden toimituspäivä lähestyy.
• Jos mukautettua tilaustyyppiä ei haluta käyttää, voidaan yrityksessä sopia, että keräilyyn otetaan aina esimerkiksi ne myyntitilaukset, joiden tila on Voimassa. Näin keräilijä voi suodattaa myyntitilauslistausta tilauksen tilan perusteella.
• Myyntitilauksen voi myös merkitä priorisoiduksi, jolloin saat Priorisoitu-saraketta klikkaamalla priorisoidut tilaukset myyntitilauslistauksen kärkeen.

Myyntitilauksen keräys

1. Avaa Myynti-ohjelma ja etsi Myyntitilaukset-taulukosta yksi tai useampi myyntitilaus, joiden tuotteet haluat kerätä. Valitse rivit taulukosta. Jos keräät vain yhden myyntitilauksen tuotteita, voit aloittaa keräyksen myös avatulta myyntitilauslomakkeelta.
2. Klikkaa Ota keräykseen -painiketta.
   • • Jos asiakkaan tiedoissa on otettu käyttöön valinta Saman tyyppiset tilaukset saa yhdistää samaan lähetykseen, aukeaa tässä kohdassa ikkuna, jossa varmistetaan, yhdistetäänkö lähetykseen asiakkaan muut tilaukset:
       
       Jos valitaan Yhdistä valitut, kaikki valitut myyntitilaukset otetaan kerralla keräykseen.
     • Oletuksena Ota keräykseen -painikkeesta aukeaa ikkuna, jossa näytetään yhteenvetona kerättävät tilaukset, tuotteiden kerättävissä olevat saldot ja muuta tietoa. Jos haluat jättää tämän vaiheen väliin ja siirtyä suoraan keräilyyn, poista valinta myyntitilauslistauksen yläreunassa näkyvästä Näytä myyntitilauksen keräysikkuna -valinnasta:
       
3. Uudessa ikkunassa näkyvät kaikkien valittujen myyntitilausten kerättävät tuotteet lukumäärineen. Jos yrityksessäsi on useita varastoja, tuotteet kannattaa ehdottomasti järjestää varastotiedon tai tuoteryhmän mukaan:
   
4. Jos tietyn tuotteen saldo toimipisteen varastoissa on pienempi kuin kerättävä määrä, saldon taustaväri on oranssi. Jos haluat siirtää keräyksen aloittamista kunnes tuotteita on paremmin saatavilla, klikkaa Peruuta. Jos haluat jatkaa, klikkaa Aloita keräys. Keräysyksikkö tallentuu tässä vaiheessa Keräysyksiköt-osioon.
5. Tulosta tarvittaessa keräyslista.
6. Merkitse tuotteiden kerätyt määrät oikeisiin koreihin. Yhteen koriin kerätään vain yhden myyntitilauksen tuotteita, mikäli samassa keräyksessä on mukana useita tilauksia.
   • Voit kerätä kaikki tuotteet täysimääräisesti klikkaamalla Kerää kaikki tuotteet -painiketta. Kaikki tuotteet on silloin kerättävä samasta varastosta. Valitse varasto ja klikkaa Kerää. Jos haluat ohittaa seuraavan vaiheen, klikkaa Kerää ja merkitse valmiiksi.
   • Jos useaa myyntitilausta kerätessäsi huomaat, että kaikkia tuotteita ei löydy eikä tilausta pystytä toimittamaan, voit jatkaa keräilyä myöhemmin. Tästä tarkemmin Keräyserä-otsikon alla.

   • Jos haluat lisätä keräysyksikölle viitteen, se onnistuu keräysnäkymässä keräyskorin tiedoissa, Viite-sarakkeen muokkauskuvaketta klikkaamalla. Viitteen voi lisätä myös jälkikäteen Keräysyksiköt-ohjelmassa. Tallennettu viite näkyy Nettohinnat A4 -lähetteellä, ja jos samassa lähetyksessä on useita keräysyksiköitä, kaikille lisätyt viitteet näkyvät Nettohinnat A4 -lähetteellä.
     

7. Kun kaikki tuotteet on kerätty, klikkaa Keräys on valmis -painiketta.
8. Tulosta halutessasi keräystositteet. Keräystositteen voi lisätä koriin.
   • Mikäli osa tuotteista ei ollut saatavilla, sama myyntitilaus voidaan avata ja ottaa uudestaan keräykseen.
   • Voit jättää keräysyksikön odottamaan, että loput tuotteista on kerätty toiseen keräysyksikköön, ja lähettää molemmat keräysyksiköt samalla kertaa.
   • Vaihtoehtoisesti voit jatkaa heti seuraavaan vaiheeseen: toimittaa ja laskuttaa myyntitilauksen osissa keräysyksikkö kerrallaan sitä mukaa kun tavaraa on saatavilla.
9. Jos toimitat kerätyt tuotteet heti, klikkaa keräysyksikön tietokortin alaidasta Vie kassaan-painiketta tai Vie lähettämöön -painiketta.

Keräysyksikön toimituksen voi hoitaa joko Kassa-ohjelman kautta tai Lähettämön kautta. Kassa on käytettävissä vain mikäli se sisältyy yrityksen ohjelmistolisenssiin. Kassaa kannattaa käyttää erityisesti noutotoimituksissa, koska siinä on enemmän maksuvaihtoehtoja. Lähettämöä kannattaa käyttää kuljetustoimituksissa, koska sen kautta saa luotua sekä laskun että rahtikirjat.

Jos toimitus tehdään kassan kautta, voit viedä keräysyksikön kassaan tietokortin Vie kassaan -painikkeella tai hakea keräysyksikön Kassa-ohjelmassa joko asiakkaan nimellä (Hae asiakas) tai keräysyksikön numerolla (Hae tuote). Ota halutessasi pikapainikkeilla samalle kuitille muita saman asiakkaan keräysyksiköitä, jotka voivat kuulua joko samaan tai eri myyntitilaukseen. Klikkaa Maksa-painiketta ja hoida myynti loppuun normaalisti.

Toimitus lähettämön kautta on selitetty tarkemmin ohjeiden kohdassa Myyntitilauksen toimittaminen

Keräyserä

Jos otat keräykseen useamman myyntitilauksen kerralla, Tehden muodostaa näitä tilauksia yhdistämään keräyserän. Jos myyntitilausten keräily jää kesken eikä tilausta pystytä heti toimittamaan, voit jatkaa keräilyä myöhemmin. Myynti-ohjelman Keräysyksiköt-välilehdellä on Keräyserä-sarake, ja keräyserän numeroa klikkaamalla koko keräyserä aukeaa:

Tätä kautta pääset jatkamaan keräilyä tai viemään tilaukset kassaan tai lähettämöön. Myös jokaisen samalla kertaa keräilyyn otetun myyntitilauksen keräysyksikön tiedoista löytyy vastaava linkki keräyserään.
Jos yrität ottaa keräykseen sellaisen myyntitilauksen, joka on jo mukana jossain keräyserässä, Tehden varoittaa sinua:

Keräyserään kuuluvan keräysyksikön voi poistaa, ja jos keräys aloitetaan uudestaan siten, että keräys ei sisällä kaikkia alkuperäisen keräyserän keräysyksiköitä, muodostuu uusi keräyserä.

Jos kerätään useampi kuin yksi tilaus samalla kertaa, yksittäisille myyntitilauksille annetaan keräykseen juokseva korinumero, joka toimii tunnisteena kerääjälle mihin koriin (tilaukseen) kerätty tuote laitetaan.

Massakeräily ja osittain keräiltyjen myyntitilausten asettaminen Odottaa-tilaan

Jos yrityksessäsi keräillään useita myyntitilauksia kerralla, puhutaan usein massakeräilystä. Kaikkia keräiltäviin myyntitilauksiin tarvittavia tuotteita ei välttämättä löydy varastosta, jolloin yrityksessäsi todennäköisesti halutaan muuttaa nämä vajanaisiksi jäänet myyntitilaukset Odottaa-tilaan. Löydät osittain keräillyt myyntitilaukset esimerkiksi seuraavalla tavalla:

1. Vie yksittäinen keräysyksikkö lähettämöön ja poimi lähetykseen mukaan myös muut saman myyntitilauksen keräysyksiköt:
   
2. Jos tilauksen toimitusprosentti on jotain muuta kuin 100 %, voi siirtyä myyntitilauksen numeroa klikkaamalla myyntitilaukselle ja muuttaa tilauksen tilaksi Odottaa:
   
   
   

Huom! Massakeräilyyn kannattaa kerrallaan ottaa enintään esim. 15 myyntitilausta. Jos massakeräillään suurempaa tilausmäärää, joissain tilanteissa voi keräilyssä esiintyä hitautta.