Ryhmäajanvaraus tarkoittaa esim. ryhmäliikuntatuntia, johon voi osallistua useampi kuin yksi henkilö. Ryhmäajanvarauksen voi tehdä vain olemassa olevalle ryhmävarauspalvelulle. Ryhmävarauspalvelut luodaan Tuotteet-ohjelmassa.
Sen jälkeen kun ryhmäajanvaraus on merkitty kalenteriin, asiakkaat voivat ilmoittautua varaukseen Avoinna24-palvelun kautta (mikäli se on yritykselläsi käytössä) tai voit itse lisätä asiakkaita varaukseen kalenterin kautta.
Ryhmäajanvarauksen merkitseminen kalenteriin
- Avaa Ajanvaraus-ohjelma.
- Tarkista, että viikkonäkymässä on valittuna oikea toimipiste. Tyhjennä halutessasi palveluntarjoaja-valikko valitsemalla siihen ylin vaihtoehto (Valitse palveluntarjoaja -teksti), jolloin kalenterissa näkyvät kaikki valitun toimipisteen varaukset.
- Klikkaa kalenterista varauksen alkamisaikaa, jolloin avautuu varausikkuna.
- Vaihda varauksen tyypiksi Ryhmäajanvaraus.
- Hae palveluvalikosta oikea ryhmävarauspalvelu. Voit kirjoittaa palvelun nimeä valikon hakukenttään.
- Lisää yksi tai useampi palveluntarjoaja, esim. kurssin vetäjä ja apuohjaaja.
- Määritä maksimiosallistujamäärä, jonotuspaikkojen määrä ja Avoinna24-maksimiosallistujamäärä. Esim. maksimiosallistujamäärä 20, jonotuspaikkoja 3 ja A24-maksimi 15 tarkoittaa, että tunnille mahtuu korkeintaan 20 osallistujaa, joista 15 voi ilmoittautua Avoinna24-palvelun kautta ja loput 5 merkitään tunnille vastaanottotiskillä. Lisäksi Avoinna24-palvelun kautta voi ilmoittautua jonopaikoille 3 henkilöä, jotka saavat ilmoituksen tunnille hyväksymisestä, jos jotkut muista osallistujista peruvat.
- Huom! Jos yrityksesi on ottanut käyttöön ajanvarauksen maksamisen Avoinna24-palvelussa ja se on asetettu pakolliseksi, ryhmäajanvaraukseen ei voi ilmoittautua jonoon.
- Jos haluat, että varaus perutaan automaattisesti, rasti kohta Valitse automaattinen peruutus. Merkitse minimiosallistujamäärä, jolla tunti vielä pidetään, sekä kuinka paljon ennen ryhmävarauksen alkua osallistujamäärä tarkistetaan ja peruutusilmoitukset lähetetään. Ilmoitus lähetetään tunnin osallistujille ja palveluntarjoajille sekä sähköpostilla että tekstiviestillä, mikäli yrityksellä on tekstiviestipalvelu käytössä.
- Varauksen päivämäärä, alkamisaika ja kesto näkyvät varausikkunan oikeassa yläreunassa ja niitä voi tarvittaessa muuttaa.
- Mikäli haluat saman luoda esim. viikoittain toistuva varauksen, rasti kohta Toista ajanvaraus, jolloin avautuu Ajanvarauksen toistamissäännöt -ikkuna.
- Valitse toistuuko tapahtuma päivittäin, viikoittain vai harvemmin.
- Voit vielä tarkentaa toistojen välin, esim. 2 viikon välein.
- Jos valitsit toistokohtaan viikottain, voit vielä rastia minä viikonpäivinä, esim. joka toinen viikko lauantaina ja sunnuntaina.
- Jos valitsit toistokohtaan kuukausittain, voit valita toistuuko tapahtuma joka kuukauden tiettynä päivänä vai esim. kuukauden ensimmäisenä maanantaina.
- Voit valita päättymisajaksi tietyn päivämäärän tai toistojen lukumäärän.
- Palaa varausikkunaan hyväksymällä toistamissäännöt.
- Mikäli ryhmävarauspalvelu vaatii tukiresurssin (esim. tilan tai laitteen), valittu tukiresurssi näkyy varausikkunassa ja voidaan tarvittaessa vaihtaa.
- Jos Lähetä viesti asiakkaalle -kohta on rastittuna, ohjelma tarjoaa tallennuksen yhteydessä varaukseen lisätyille uusille osallistujille lähetettävää vahvistusviestiä. Lisäksi ohjelma tarjoaa kaikille osallistujille lähetettävää Varaustasi on muutettu -viestiä, mikäli osallistujien kannalta oleellisia tietoja (esim. varauksen alkamisaika, kesto tai palveluntarjoajat) muutetaan.
- Voit määrittää ajan, jolloin tunnille ilmoittautunut asiakas irrotetaan automaattisesti varauksesta, mikäli hän ei ole leimannut itseään sisään. Joku muu paikan päällä oleva asiakas, joka ei ole ilmoittautunut tunnille, voi tällöin leimata itsensä sisään. Automaattinen irrotusaika voi olla esim. 5 min ennen tunnin alkua.
- Voit lisätä ensimmäiset osallistujat heti tai tallentaa varauksen lisäämättä osallistujia.
Tehdenin Ajanvaraus-ohjelmassa on käytössä useita erilaisia myös ryhmäajanvarauksia koskevia kuvakkeita, joiden avulla saat tietoa varauksesta merkintää avaamatta. Näiden selitykset löydät ohjeesta Kalenterin viikko- ja päivänäkymät.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.