Käyttäjätunnuksen poistaminen tai passivointi

Poisto vai passivointi?

Käyttäjätunnuksen poistaminen ohjelmasta kokonaan ei ole mahdollista, jos käyttäjällä on ollut ajanvarauksia, myyntejä tai muita tapahtumia ohjelmassa, koska tietojen pitää säilyä ohjelmassa raportteja varten. Käyttäjän voi passivoida, jolloin hän ei voi kirjautua sisään eikä näy ajanvarauksessa. Passivoituja käyttäjiä ei myöskään lasketa mukaan tilauksen käyttäjämäärään. Passivoidun käyttäjän voi palauttaa myöhemmin aktiiviseksi. Passivointi astuu voimaan heti. Jos esimerkiksi työntekijä vaihtuu eikä tilauksen käyttäjämäärärajan vuoksi voi esim. uuden työntekijän perehdytyskauden aikana pitää voimassa kahta käyttäjätunnusta samaan aikaan, uuden työntekijän ajanvarauksia tai palveluaikoja ei kuitenkaan kannata lisätä vanhan työntekijän käyttäjätunnukselle: jos käyttäjän nimen myöhemmin muuttaa, uusi nimi tulee myös kaikille menneisyyden tapahtumille. 

Tunnus voidaan passivoida esim. vanhempainvapaan ajaksi, jolloin tilaukseen vapautuu yksi käyttäjä lisää. Jos työntekijän tunnus on passiivinen, hän ei voi käyttää ohjelmistoa eikä ajanvaraus hänen palveluihinsa ei ole käytössä. Passivoidun käyttäjän voi palauttaa taas aktiiviseksi yrityksen tilaukseen sisältyvän käyttäjämäärän rajoissa.

Passivoitavaan tunnukseen ei saa olla liitettynä tulevia ajanvarauksia, vaan ne on siirrettävä toiselle käyttäjälle ennen passivointia. 

Pääkäyttäjän tunnuksen poistaminen tai passivointi, jos yrityksellä käytössä jokin integraatio

Jos yrityksesesi Tehden on integroitu johonkin toiseen palveluun, tässä käytetään todennäköisesti pääkäyttäjän luomaa API-käyttäjää. Jos API-käyttäjän luoneen pääkäyttäjän oikeuksia rajataan jälkeenpäin tai pääkäyttäjä passivoidaan tai poistetaan, tämä saattaa estää API-käyttäjän pääsyn rajapintaan. Tämä kannattaa huomioida, jos API-käyttäjän luonut pääkäyttäjä täytyy poistaa tai passivoida. Tällaisessa tilanteessa yrityksen nykyisen pääkäyttäjän on luotava API-käyttäjä uudestaan, ja uudet tunnukset lähetetään integraattorille.

Poistettujen/passivoitujen käyttäjien näkyminen raporteilla

Jos käyttäjätunnus poistetaan tai passivoidaan, käyttäjä on mukana esimerkiksi myyntiraportin Asiakaspalvelija-hakukentässä ja muilla raporteilla 6 kk poiston/passivoinnin jälkeen. Käyttäjän myyntejä jne. voidaan 6 kuukauden jälkeenkn tarkastella raportilla, kun raportin aikaväliksi valitaan aika, jolloin käyttäjä oli vielä aktiivinen, mutta Tehden ei oletuksena ehdota käyttäjätunnusta mukaan nykyhetken raportille.

Tilauksen muuttaminen

Jos yrityksesi käyttäjämäärä laskee pysyvästi niin, että pienempi tilaus pienemmällä käyttäjämäärällä riittää, ota yhteyttä asiakastukeemme ennen seuraavan laskutusjakson alkua, niin voimme muuttaa tilaustasi. Ohjelma ei siis automaattisesti pienennä pakettia käyttäjämäärän vähentyessä.

Käyttäjän tulevat varaukset

Jos käyttäjällä on tulevia ajanvarauksia, ne on siirrettävä ennen passivointia jollekin toiselle käyttäjälle. Tämä käy helpoiten Ajanvarauksen kohdassa Kaikki ajanvaraukset (valitse alkamisajaksi tämä päivä ja palveluntarjoajaksi kyseinen käyttäjä). Taulukosta löytyvät tulevat varaukset voi avata ja vaihtaa toiselle palveluntarjoajalle. Toinen vaihtoehto varausten siirtoon on käyttää kalenterin päivänäkymää, jolloin näkee helposti muiden palveluntarjoajien vapaat ajat ja voi siirtää varauksia toisille käyttäjille hiirellä raahaamalla.

Käyttäjän palveluajat

Jos tiedät, että käyttäjä tullaan passivoimaan vaikkapa kuun lopussa, kannattaa tarkistaa jo hyvissä ajoin Viikkotyöaika-kohdassa, että käyttäjällä ei ole palveluaikaa merkittynä suunnitellun passivointiajankohdan jälkeen. Näin ei tule lisää varauksia nettiajanvarauksen kautta.

Käyttäjätunnuksen passivointi

Henkilön viimeisenä työpäivänä toimi alla olevien ohjeiden mukaan. Käyttäjän poistaminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet tai yrityshallintaoikeudet.

1. Avaa Asetukset valikkopalkin rataspainikkeesta ja siirry Käyttäjähallinta-sivulle.
2. Klikkaa passivoitavan henkilön nimeä.
3. Klikkaa Poista-painiketta.
4. Valitse Passivoi käyttäjä.
5. Klikkaa Lähetä-painiketta, jolloin passivointi tallentuu.

Käyttäjätunnuksen aktivointi

Jos myöhemmin haluat aktivoida saman käyttäjän, mene Käyttäjähallintaan ja muuta käyttäjätaulukon näkymää sen yläpuolella olevasta valikosta. Taulukossa on oletuksena näkyvillä vain aktiiviset käyttäjät, mutta jos valitset "Kaikki käyttäjät" tai "Vain passiiviset", saat näkyviin aiemmin passivoidun käyttäjän. Klikkaa käyttäjän nimeä tietokortin avaamiseksi ja klikkaa sitten tietokortilla Aktivoi-painiketta.