Web Services -palvelun käyttöönotto

Web Services -palvelun käyttöön tarvitset Tehdeniisi maksullisen Web Services -lisäosan. Tilaa lisäosa myynniltämme (myynti@tehden.com).

Web Services sopimuksen tekeminen pankin kanssa

Jos käytössäsi on Tehdenin Laskutus-ohjelma, voit helpottaa maksujen seurantaa ottamalla käyttöön automaattisen viitemaksuaineistohaun. Web Services -palvelua voi käyttää joko pelkällä Laskutus-ohjelmalla tai Myyntireskontra-lisäosan kautta.

Tee ensin Web Services -sopimus yrityksesi pankin kanssa. Pankkiryhmittymien välillä saattaa olla eri käytäntöjä sopimuksen sisällön suhteen, mutta sopimusta tehdessä kannattaa kertoa seuraavat asiat:

• Ulkoinen laskutusohjelma noutaa viiteaineistot WS-kanavaa pitkin, ja tätä Tehdeniin avattavaa kanavaa käytetään ainoastaan viitteellisten maksujen hakuun. 
• Aineiston muotona voi olla joko XML (Camt.054) tai (K)TL (Tietue). 
• Tehden hakee viiteaineistot arki-iltaisin noin klo 23 niinä päivinä, jotka valitaan automaattisen viiteaineistohaun asetuksiin.
• Sopimus tehdään suoraan yrityksesi ja pankin välillä, eikä siihen tarvita valtuutusta Tehdenille.

Sovi pankin kanssa muodostetaanko viiteaineisto päivittäin vai harvemmin. Pankin veloitus Web Services -palvelun käytöstä voi perustua viiteaineiston muodostamiselle ja/tai hakemiselle.

Rajapinnan avaaminen pankin kanavaan

Kun saat pankista Web Services -palvelun käyttäjätunnukset ja siirtoavaimet/aktivointikoodin, syötä tiedot Laskutusasetusten kohtaan Web Services. Jos saat pankista kaksi aktivointikoodia (osat 1 ja 2), kirjoita tunnukset peräkkäin kohtaan Siirtoavain / Aktivointikoodi. Joidenkin pankkien kohdalla tarvitaan myös aineistoryhmän numero, joka löytyy pankin sopimuksesta. Rajapinta kannattaa aktivoida heti kun saat tarvittavat tiedot pankilta, etteivät kertakäyttöiset aktivointikoodit ehdi vanhentua. Useimmilla pankeilla kertakäyttöiset aktivointikoodit ovat voimassa vain 7 vuorokautta. Voit tarkistaa oman pankkisi tunnusten kestoajan sopimuksesta tai kysymällä omasta pankistasi.

Kun rajapinta on onnistuneesti avattu, kannattaa tehdä heti manuaalinen aineiston nouto kohdassa Laskutus / Suoritukset / Web Services ja käsitellä kohdentamattomaksi jäävät suoritukset, joko poistamalla aiheettomat suoritukset tai kohdentamalla ne avoimelle laskulle. Tässä kohtaa kannattaa myös lisätä tarvittavat suodattimet viitemaksuaineiston noudolle kohdasta Asetukset / Laskutusasetukset / Viitemaksujen suodatus.

Automaattisen viiteaineiston noudon asetukset

Aseta sen jälkeen automaattisen noudon asetukset kohdassa Laskutus / Laskutetut (jos käytössä ei ole Myyntireskontra-lisäosaa) tai Laskutus / Suoritukset (jos käytössä on Myyntireskontra-lisäosa). Klikkaa Web Services -painiketta ja valitse Automaattisen noudon asetukset. Rasti ne päivät, joina aineisto haetaan. Tähän kannattaa asetetaan samat päivät, joina pankki muodostaa aineiston noudettavaksi.

Web Services -ilmoitusten sähköpostiosoite

Web Services -ilmoitusten sähköpostiosoite annetaan kohdassa Asetukset / Laskutusasetukset / Yleiset asetukset. Mikäli tänne ei ole merkitty sähköpostia, viesti lähetetään asiakasviestien oletusvastausosoitteeseen (Asetukset / Yritysasetukset / Viestien hallinta) ja jos tämäkin puuttuu, viesti lähtee päätoimipisteen sähköpostiosoitteeseen.

Jos yritykselläsi ei ole käytössä Myyntireskontraa, ohjelma lähettää tähän osoitteeseen viestit esim. väärillä summilla maksetuista laskuista, joita ei voida laskutuksessa merkitä maksetuiksi. Myyntireskontraa käytettäessä virheellisetkin viitteelliset suoritukset tuodaan Tehdeniin, mutta ne eivät kohdennu automaattisesti oikeisiin saataviin.

Mikäli käytössä on Myyntireskontra-lisäosa ja viitesiirtohaulle on luotu suodatusehtoja reskontraan kuulumattomien maksujen poistamiseksi, järjestelmä lähettää tiedon suodatetuista maksuista Web Services -ilmoitusten sähköpostiosoitteeseen. Viitesiirtohaulle kannattaa luoda suodatusehtoja, mikäli suorituksiin olisi muuten tulossa Tehdeniin kuulumattomia viitemaksuja, kuten aiemman järjestelmän kautta luotujen laskujen maksuja.

Viitemaksujen suodattaminen

Kun kanava on onnistuneesti avattu, saattaa olla tarpeen suodattaa joitain viitemaksuja pois aineiston noudosta, esim. Netsin tilitykset. Saat lisättyä suodattimia maksajan nimen mukaan tai viitenumeron mukaan. Suodattimia saat lisättyä kohdasta Asetukset / Laskutusasetukset / Viitemaksujen suodatus painikkeella Luo uusi. Jos lisäät suodattimen maksajan nimen mukaan, tulee nimi olla suodattimessa täsmälleen siinä muodossa kuin se aineiston mukana tulee, esim. NETS DENMARK. Jos maksajan nimi muuttuu, tulee maksajan nimi muokata myöskin  suodattimeen. 

Useamman Web Services-kanavan avaaminen

Saat avattua useampia kanavia kohdasta Laskutusasetukset / Web Services, valitsemalla yläreunasta Muokkaa, ja lisäämällä uuden kanavan +-painikkeella