Web Services -palvelun käyttöönotto

Laskujen maksutilan seurantaa helpottaa, jos otat käyttöön viiteaineistohaun (Pankit käyttävät viiteaineistohausta myös muita termejä, esim. viitesiirtohaku, aineistosiirto, pankkiyhteyskanava ja yhteyskäytäntö.) Näppärin tapa viiteaineiston hakuun on Web Services -palvelu. Kun viiteaineistohaku suoritetaan, Tehden vertaa saatavan eli avoimen laskun ja suorituksen viitenumeroita ja summia, ja merkitsee näiden perusteella laskut maksetuiksi.

Web Services -palvelun voi ottaa käyttöön, kun Tehden-tilaukseen sisältyy sekä Laskutus- että Myyntireskontra-lisäosa. Palvelun käyttöön tarvitset Tehdeniisi myös maksullisen Web Services -lisäosan. Tilaa lisäosa myynniltämme (myynti@tehden.com). (Emme suosittele viiteaineistohaun käyttöä ilman Myyntireskontra-lisäosaa, sillä tällöin haku noutaa vain ne suoritukset, joissa summa ja viitenumero vastaavat täsmälleen Tehdeniin luotua laskua. Kun käytössä on myös Myyntireskontra, myös osasuoritukset ja summaltaan muuten heittävät suoritukset haetaan Tehdeniin.)

Web Services sopimuksen tekeminen pankin kanssa

Tee Web Services-sopimus viiteaineiston hausta suoraan oman pankkisi kanssa. Kun yrityksesi on ottamassa laskutusta käyttöön, sopimus viitemaksuista kannattaa tehdä pankin kanssa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sillä viitemaksuaineistoja ei välttämättä saa takautuvasti jo saapuneista suorituksista! Pankkiryhmittymien välillä saattaa olla eri käytäntöjä sopimuksen sisällön suhteen, mutta sopimusta tehdessä kannattaa kertoa seuraavat asiat:

• Ulkoinen laskutusohjelma noutaa viiteaineistot WS-kanavaa pitkin, ja tätä Tehdeniin avattavaa kanavaa käytetään ainoastaan viitteellisten maksujen hakuun. 
• Aineiston muotona voi olla joko XML (Camt.054) tai (K)TL (Tietue). 
• Tehden hakee viiteaineistot arki-iltaisin noin klo 23 niinä päivinä, jotka valitaan automaattisen viiteaineistohaun asetuksiin.
• Sopimus tehdään suoraan yrityksesi ja pankin välillä, eikä siihen tarvita valtuutusta Tehdenille.

Sovi pankin kanssa muodostetaanko viiteaineisto päivittäin vai harvemmin. Pankin veloitus Web Services -palvelun käytöstä voi perustua viiteaineiston muodostamiselle ja/tai hakemiselle. 

Huomioi, että toistaiseksi Tehden tukee vain yhtä tilinumeroa Web Services -kanavaa kohti, eli jos Tehdeniin halutaan noutaa tapahtumia useammalta eri pankkitililtä samasta pankista, tulee näille kaikille avata oma WS-kanava. 

Rajapinnan avaaminen pankin kanavaan

Kun saat pankista Web Services -palvelun käyttäjätunnukset ja siirtoavaimet/aktivointikoodin, voit aktivoida rajapinnan Tehdenissä:

1. Syötä tiedot Tehdenin Laskutusasetusten kohtaan Web Services.
2. Jos saat pankista kaksi aktivointikoodia (osat 1 ja 2), kirjoita tunnukset peräkkäin kohtaan Siirtoavain / Aktivointikoodi.
3. Joidenkin pankkien kohdalla tarvitaan myös aineistoryhmän numero, joka löytyy pankin sopimuksesta.

Rajapinta kannattaa aktivoida heti kun saat tarvittavat tiedot pankilta, etteivät kertakäyttöiset aktivointikoodit ehdi vanhentua. Useimmilla pankeilla kertakäyttöiset aktivointikoodit ovat voimassa vain 7 vuorokautta. Voit tarkistaa oman pankkisi tunnusten kestoajan sopimuksesta tai kysymällä omasta pankistasi.

Kun rajapinta on onnistuneesti avattu, kannattaa tehdä heti manuaalinen aineiston nouto kohdassa Laskutus / Suoritukset / Web Services ja käsitellä kohdentamattomaksi jäävät suoritukset, joko poistamalla aiheettomat suoritukset tai kohdentamalla ne avoimelle laskulle. Tässä kohtaa kannattaa myös lisätä tarvittavat suodattimet viitemaksuaineiston noudolle kohdasta Asetukset / Laskutusasetukset / Viitemaksujen suodatus.

Automaattisen viiteaineiston noudon asetukset

Web Services -palvelua käytettäessä voit ohjelmoida Tehdeniin automaattisen viitemaksuhaun haluamallasi hakutiheydellä. Automaattisen noudon asetukset asetetaan seuraavasti:

1. Siirry Tehdenissä Laskutus-ohjelman Suoritukset-osioon (jos käytössä on Myyntireskontra-lisäosa, muutoin Laskutus-ohjelman etusivu).
2. Klikkaa Web Services -painiketta ja valitse Automaattisen noudon asetukset.
3. Rasti ne päivät, joina aineisto haetaan. Tähän kannattaa asetetaan samat päivät, joina pankki muodostaa aineiston noudettavaksi.

Viiteaineiston nouto kesken jakson

Voit tarvittaessa hakea aineiston myös useammin kuin automaattisen noudon asetuksissa on määritetty:

1. Siirry Tehdenissä Laskutus-ohjelman Suoritukset-osioon (jos käytössä on Myyntireskontra-lisäosa, muutoin Laskutus-ohjelman etusivu).
2. Klikkaa Web Services -painiketta ja valitse Nouda viitemaksut.
3. Valitse ajanjaksoksi haluamasi päivämäärät.

Web Services -ilmoitusten sähköpostiosoite

Web Services -ilmoitusten sähköpostiosoite annetaan kohdassa Asetukset / Laskutusasetukset / Yleiset asetukset. Mikäli tänne ei ole merkitty sähköpostia, viesti lähetetään asiakasviestien oletusvastausosoitteeseen (Asetukset / Yritysasetukset / Viestien hallinta) ja jos tämäkin puuttuu, viesti lähtee päätoimipisteen sähköpostiosoitteeseen.

Jos yritykselläsi ei ole käytössä Myyntireskontraa, ohjelma lähettää tähän osoitteeseen viestit esim. väärillä summilla maksetuista laskuista, joita ei voida laskutuksessa merkitä maksetuiksi. Myyntireskontraa käytettäessä virheellisetkin viitteelliset suoritukset tuodaan Tehdeniin, mutta ne eivät kohdennu automaattisesti oikeisiin saataviin.

Mikäli käytössä on Myyntireskontra-lisäosa ja viitesiirtohaulle on luotu suodatusehtoja reskontraan kuulumattomien maksujen poistamiseksi, järjestelmä lähettää tiedon suodatetuista maksuista Web Services -ilmoitusten sähköpostiosoitteeseen. Viitesiirtohaulle kannattaa luoda suodatusehtoja, mikäli suorituksiin olisi muuten tulossa Tehdeniin kuulumattomia viitemaksuja, kuten aiemman järjestelmän kautta luotujen laskujen maksuja.

Viitemaksujen suodattaminen

Kun kanava on onnistuneesti avattu, saattaa olla tarpeen suodattaa joitain viitemaksuja pois aineiston noudosta, esim. Netsin tilitykset. Tarkemmat ohjeet: Viitemaksujen suodattaminen

Useamman Web Services-kanavan avaaminen

Saat avattua useampia kanavia kohdasta Laskutusasetukset / Web Services, valitsemalla yläreunasta Muokkaa, ja lisäämällä uuden kanavan +-painikkeella

Viitemaksut eivät ole tulleet automaattisesti Tehdeniin Web Services -kanavaa pitkin

Jos huomaat, että osa viitemaksuista ei ole siirtynyt Tehdeniin, tarkista seuraavat:

• Käy pankin tiliotteella tarkistamassa, näkyvätkö suoritukset siellä. Jos asiakkaasi on maksanut laskun viitemaksun sijaan tilisiirtona, ei maksu siirry automaattisesti Web Services -kanavaa pitkin, sillä pankin näkökulmasta tilisiirto (ilman viitettä tehty maksu) ei ole viitemaksu. Jos on käynyt näin, suoritus on lisättävä käsin Tehdeniin ja kohdistettava laskulle. Ohje: Suoritusten manuaalinen lisääminen ja kohdennus
• Voit halutessasi kokeilla noutaa uudelleen viitemaksuja halutulta päivämäärältä. Tehden suodattaa noudosta pois maksut, jotka on jo kertaalleen noudettu. Nouto tehdään Tehdenissä seuraavasti: Laskutus -> Suoritukset -> Web Services -> Nouda viitemaksut. Valitse vain uudet ja lisää ajanjaksoksi haluttu päivämäärä. Huomioithan, että pankin hinnoittelu saattaa perustua noutokertoihin, eli varmista siis tarvittaessa hinnoittelu pankiltasi.
• Lähipäivien suoritusten puuttuminen saattaa myös johtua siitä, jos automaattisen noudon asetuksiin on määritelty aineiston nouto vain kerran viikossa, ja edellisestä noudosta on kulunut alle viikko.
  Automaattisen noudon asetuksia pääset muokkaamaan kohdasta: Laskutus -> Suoritukset -> Web Services -> Automaattisen noudon asetukset.
• Viitemaksuja voi jäädä siirtymättä myös, jos pankin päässä on tehty muutoksia aineistomuotoon tai viitemaksuaineiston muodostuksessa on ollut pankissa jokin muu poikkeustilanne. Jos selitystä puuttuviin viitemaksuihin ei siis löydy edellä mainituilla tavoilla, kannattaa olla yhteydessä omaan pankkiin.

Viitemaksujen käsin syöttäminen

Jos et halua ottaa käyttöön automaattista noutoa pankin Web Services-kanavasta, voi suoritukset syöttää myös käsin Tehdeniin. Silloin viitemaksujen tulee olla KTL-muotoista aineistoa ja suoritukset viedään reskontraan kohdasta Laskutus / Suoritukset / Syötä viitemaksut

Kopioi viiteaineisto avautuvaan ikkunaan ja valitse Lähetä.