Sähköisen laskutuksen vaatimukset
Voit ottaa käyttöön sähköisen laskutuksen, mikäli Tehden-tilaukseesi kuuluu Laskutus.
Sähköisellä laskutuksella tarkoitetaan sekä kuluttajille lähteviä e-laskuja että yrityksille lähetettäviä verkkolaskuja. Jos asiakkaalle on valittu laskutustavaksi sähköinen laskutus eikä laskua voida em. tavoilla toimittaa, sähköinen lasku voidaan toimittaa myös sähköpostitse.
Käytämme verkkolaskujen välittäjänä yhteistyökumppaniamme Maventaa. Voit avata Maventa-tilin suoraan Tehdenin Laskutusasetuksista.
Mikäli yrityksellänne on jo Maventa-tili, kirjaudu Maventaan ja ilmoita asiakastuellemme seuraavat tiedot:
- Maventa API key (yksilöi yksittäisen käyttäjän)
- Company UUID (yksilöi yrityksen)
- EDI/OVT-tunnus (verkkolaskuosoite)
Tiedot löytyvät Maventan hallintasivuston asetuksista. Oikeassa yläkulmassa on Settings (Asetukset), heti sen alta löytyy API-key ja Company UUID. Kun klikkaat asetuksissa Yrityksen asetukset / Yrityksen tiedot kohtaa (Company settings / Company details), löytyy yrityksen EDI/OVT-tunnus (EIA code).
Kun asiakastukemme on tehnyt liitoksen, sinun pitää vielä kirjautua Maventaan ja aktivoida pankkiverkko (kts. ohje alla)
Sähköisen laskutuksen käyttöönotto jos Maventa-tiliä ei vielä ole
- Siirry kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus.
- Muokkaa yhteystiedot tarpeen mukaan
- Hyväksy käyttöehdot ja valitse
Yrityksen valtuutus ja pankkiverkkoyhteyden aktivointi
Kun liitos Maventaan on tehty, pitää tilille antaa yrityksen valtuutus ja aktivoida pankkiverkko.
- Saat Maventalta sähköpostin, jossa on käyttäjätunnus ja salasana Maventa-palveluun. Tilin aktivointilinkki lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on määritetty käyttäjän osoitteeksi.
- Siirry sähköpostissa olevan linkin kautta Maventan palveluun. Palveluun kirjautuminen edellyttää kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönottoa (two-step verification), mihin löydät ohjeet Maventan tukisivustolta täältä.
- Kun olet kirjautunut Maventa-tilille, näet alla olevan näkymän. Syötä siihen vaaditut tiedot, jolloin pääset vahvistamaan yrityksen ja pankkiverkkoyhteyden aktivoinnin sähköisellä allekirjoituksella Visma Sign -palvelussa. Tähänkin löydät tarkemmat ohjeet Maventan tukisivustolta.
Yritystili ja pankkiverkkoyhteys aktivoidaan, kun Maventa on saanut vahvistuksen Visma Signilta. - Voit tarkistaa Tehdenin Sähköisistä asetuksista, koska tili on aktivoitu. Jos näet ilmoituksen Huom! Suorita Maventa-tilin avaaminen loppuun kirjautumalla Maventa-palveluun ja viimeistele yrityksen valtuutus, tiliä ei ole vielä aktivoitu.
Kun olet saanut vahvistuksen yritystilin luomisesta ja pankkiverkkoyhteyden aktivoinnista, voit päivittää Tehdenissä laskutusasetukset ja tehdä laskuttajailmoituksen. Älä siis tee laskuttajailmoitusta ennen tilin vahvistusta ja pankkiverkon aktivointia!
Maventa-tilin rekisteröinti ei onnistu
Jos Maventan rekisteröinti Tehdenissä epäonnistuu, ongelma on yleensä siinä, että yritys on jo rekisteröitynyt Maventaan tai yritys ei ole arvonlisäverovelvollinen. Tällöin asiakastukemme tekee liitoksen Maventasta löytyvien tietojen avulla.
A) Jos yritykselläsi on jo Maventa-tili
Mikäli yritykselläsi on jo Maventa-tili, kirjaudu Maventaan ja ilmoita asiakastuellemme seuraavat tiedot:
- Maventa API key (yksilöi yksittäisen käyttäjän)
- Company UUID (yksilöi yrityksen)
- EDI/OVT-tunnus (verkkolaskuosoite/EIA code)
Tiedot löytyvät Maventan hallintasivuston asetuksista. Oikeassa yläkulmassa on Settings (Asetukset), heti sen alta löytyy API-key ja Company UUID. Kun klikkaat asetuksissa Yrityksen tiedot (Company details), löytyy yrityksen EDI/OVT-tunnus (EIA code).
Kun asiakastukemme on tehnyt liitoksen, sinun pitää vielä kirjautua Maventaan ja aktivoida pankkiverkko (katso kohta 5 yllä).
Jos sähköinen laskutus on jo käytössä toisessa laskutusohjelmassa ja laskutetaan myös yksityishenkilöitä, tulee miettiä tehdäänkö nykyiseen laskuttajailmoitukseen muutos vai poistetaanko se kokonaan.
B) Jos yrityksesi ei ole arvonlisäverovelvollinen
Jos yrityksesi ei ole arvonlisäverovelvollinen, ota yhteyttä Maventan asiakaspalveluun Maventa-tilin avaamiseksi. Ilmoita tämän jälkeen Tehdenin asiakastuelle yllä luetellut Maventasta löytyvät tiedot.
Kun asiakastukemme on tehnyt liitoksen, sinun pitää vielä kirjautua Maventaan ja aktivoida pankkiverkko (katso kohta 5 yllä).
Jos samalla pääkäyttäjällä useampi yritys
API-avain on aina käyttäjäkohtainen, eli se on käyttäjällä sama yrityksestä riippumatta.
UUID-avain taas on yrityskohtainen, ja se erottaa näiden kahden yrityksen linkitykset toisistaan.
Sähköisen laskutuksen asetukset ja laskuttajailmoituksen tekeminen
- Kun pankkiverkon aktivointi on tehty, voit lisätä sähköisen laskutuksen asetukset kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus
- Klikkaa Muokkaa
- Sähköinen laskutus käytössä: Kyllä.
- Pankkiverkko käytössä: Kyllä.
- Älä kuitenkaan lähetä sähköisiä laskuja ennen kuin saat Maventalta vahvistuksen, että pankkiverkko on aktivoitu.
- Salli suoramaksut. Valitse Kyllä, jos haluat käyttää suoramaksua sellaisten asiakkaiden kanssa, joilla ei ole verkkopankkia käytössä.
- Asiakkaan on tehtävä suoramaksusopimus pankkinsa kanssa.
- Tulosta ja postita.
- Maventan tulostuspalvelun hinnat näkyvät sivun oikeassa laidassa.
- Kun tulostuspalvelu on yrityksenne käytössä, voitte valita sen asiakkaan laskun lähetystavaksi.
- Lisäksi Maventa käyttää tulostuspalvelua viimeisenä vaihtoehtona silloin, kun asiakkaalle on valittu sähköinen lasku, mutta laskua ei saada toimitettua verkkolaskuna eikä sähköpostitse.
- Jos otit tulostuspalvelun käyttöön, valitse missä kirjeluokassa laskut lähetetään.
- Anna sähköpostiosoite, johon Maventa lähettää ilmoituksen, mikäli laskua ei saada välitettyä asiakkaalle.
- Ilmoita vastaanottajailmoituksista. Valitse Kyllä, jos haluat etusivun Ilmoitukset-laatikkoon tiedon kuluttajien tekemistä tai muuttamista e-laskusopimuksista. Ilmoituksen saapumisessa on 2-3 pankkipäivän viive. E-laskua tilatessa tulee verkkopankissa olla syötettynä asiakkaan laskulla oleva oikea viitenumero, jotta e-laskutussopimus astuu voimaan. Vastaanottajailmoituksista veloitetaan hinnaston mukaan riippumatta siitä näytetäänkö niitä vai ei.
- Tallenna muutokset.
- Lähetä laskuttajailmoitus. Tämä kertoo pankeille, että yrityksesi tarjoaa e-laskuja henkilöasiakkailleen. Tiedon päivittyminen pankkien järjestelmään saattaa kestää 2-3 pankkipäivää. Huom! Laskuttajailmoitusta ei tarvitse lähettää, mikäli yrityksesi laskuttaa vain yrityksiä.
- Ennen laskuttajailmoituksen lähettämistä tarkista, että yrityksesi laskutuksessa käytettävät tiedot Tehdenissä ovat ajantasalla (esim. osoite, pankkitili, laskutusaihe).
- Älä lähetä laskuttajailmoitusta ennen kuin saat Maventalta tiedon, että pankkiverkko on aktivoitu.
- Mikäli yrityksesi laskutustiedot (esim. laskutusaihe) muuttuvat, pankeille pitää lähettää uusi laskuttajailmoitus.
Jos asetuksia tallennettaessa saat virheilmoituksen "Maventa: Käyttöoikeutesi eivät riitä Maventassa toiminnon suorittamiseen" tämä tarkoittaa, että sinulla ei ole Maventan portaaliin määritelty riittäviä käyttöoikeuksia, jotta voisit tehdä muutoksia asetuksiin. Maventa on määritellyt, että vain Admin-tason käyttäjällä on oikeus muuttaa yrityksen asetuksia. Ole yhteydessä Maventaan ja pyydä päivittämään käyttöoikeutesi Admin-tasolle tai pyydä Tehdenin asiakaspalvelua päivittämään yrityksenne Admin-käyttäjän API key Tehdenin sähköisen laskutuksen asetuksiin.
Miten toimia, jos on jo ollut käytössä kuluttajien e-laskutus
Ulkomaan verkkolaskutus
Jos sinulla on ulkomaan yritysasiakkaita, voit lähettää verkkolaskuja Tehdenistä myös heille, kunhan asiakkaan verkkolaskuosoite on sähköisen laskutuksen välittäjämme eli Maventan vaatimusten mukainen. Yrityksen verkkolaskuosoitteen eteen on lisättävä maakohtainen organisaatiotunnus. Voit etsiä eri maiden verkkolaskuosoitteita Tieken sivuilta. Jos asiakkaasi verkkolaskuosoitetta ei löydy Tieken sivujen kautta, voit tarvittaessa tarkistaa asiakkaasi verkkolaskuosoitteen Maventalta.
Lue lisää aiheesta Maventan Verkkolaskujen lähetys ulkomaille -sivuilta.
Suoramaksut
Jos asiakkaasi haluavat maksaa suoramaksulla, Tehden mahdollistaa sen. Suoramaksu on tarkoitettu vain asiakkaille, joilla ei ole verkkopankkia käytössään. Sekä yrityksesi että asiakkaasi on tehtävä suoramaksusta sopimus oman pankkinsa kanssa. Pankkien suoramaksuveloitukset vaihtelevat, joten veloitusperiaate kannattaa selvittää omalta pankilta.
Asiakkaan suoramaksuprosessi etenee seuraavasti:
- Yrityksesi saa pankilta suoramaksusopimuspohjan, johon täytetään asiakkaan tiedot. Sopimukseen tarvitaan myös asiakkaan tunniste (viite), eli asiakkaalle täytyy lähettää ennen suoramaksun aloittamista Tehdenistä yksi lasku, josta saadaan viitenumero.
- Toimita sopimus tietoineen pankillesi, joka syöttää tiedot järjestelmäänsä. Tieto välittyy sieltä Tehdeniin, ja asiakkaalle luodaan Tehdeniin automaattisesti e-laskutussopimus, joka on tyypiltään suoramaksu.
- Asiakkaan tiedoissa oletuslaskutustapa on Sähköinen lasku, sillä myös suoramaksu on Tehdenin näkökulmasta e-lasku. Laskutustavan tarkemman tyypin voi tarkistaa Tehdenin Laskutus-ohjelman E-laskusopimukset-osion Tyyppi-sarakkeesta.
- Asiakkaalle ei lähde suoraan Tehdenistä tietoa siitä, paljonko häneltä veloitetaan suoramaksuna. Sinun on siis ilmoitettava tietyltä ajanjaksolta laskutettava summa asiakkaalle muulla tavalla.
- Jos asiakas jostain syystä haluaa maksaa suoralaskun kassalla, pitää asiakkaalle lähettää hyvityslasku, muuten lasku veloitetaan myös asiakkaan tililtä. Hyvityslasku pitää lähettää viimeistään 2 päivää ennen alkuperäisen laskun eräpäivää.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.