Tämän osion artikkelit

Näytä lisää

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto

Avatar
Maarit Vuorte
  • Päivitetty
Seuraa

Sähköisen laskutuksen vaatimukset

Voit ottaa käyttöön sähköisen laskutuksen, mikäli Tehden-lisenssiisi kuuluu Laskutus.

Sähköisellä laskutuksella tarkoitetaan sekä kuluttajille lähteviä e-laskuja että yrityksille lähetettäviä verkkolaskuja.  Jos asiakkaalle on valittu laskutustavaksi sähköinen laskutus eikä laskua voida em. tavoilla toimittaa, sähköinen lasku voidaan toimittaa myös sähköpostitse.

Käytämme verkkolaskujen välittäjänä yhteistyökumppaniamme Maventaa. Voit avata Maventa-tilin suoraan Tehdenin Laskutusasetuksista.

Mikäli yrityksellänne on jo Maventa-tili, kirjaudu Maventaan ja ilmoita asiakastuellemme seuraavat tiedot:

  1. Maventa API key
  2. Company UUID
  3. EDI/OVT-tunnus (verkkolaskuosoite)

Tiedot löytyvät Maventan hallintasivuston asetuksista. Oikeassa yläkulmassa on Settings (Asetukset), heti sen alta löytyy API-key ja Company UUID. Kun klikkaat asetuksissa Yrityksen asetukset / Yrityksen tiedot kohtaa (Company settings / Company details), löytyy yrityksen EDI/OVT-tunnus (EIA code).

Kun asiakastukemme on tehnyt liitoksen, sinun pitää vielä kirjautua Maventaan ja aktivoida pankkiverkko (kts. ohje alla)

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto jos Maventa-tiliä ei vielä ole

  1. Siirry kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus.s_hk_inen_laskutus.jpg
  2. Muokkaa yhteystiedot tarpeen mukaan
  3. Hyväksy käyttöehdot ja valitse mceclip0.png

Pankkiverkon aktivointi

Kun liitos Maventaan on tehty, pitää vielä aktivoida pankkiverkko. Aktivointi edellyttää yrityksen nimenkirjoitusoikeutetun pankkitunnuksia. Tunnukset eivät siis voi olla yrityksen verkkopankkitunnukset, vaan patentti- ja rekisterihallituksen tietoihin merkityn nimenkirjoitusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset.

Pankkiverkon_aktivointi.GIF

Aktivointi tehdään Maventan asetuksissa: Lisäpalvelut / Pankkiverkkoasetukset / Avaa pankkiverkko-painike.
Kun aktivointi on tehty, Maventa lähettää tästä sähköpostiin ilmoituksen, jonka jälkeen voit lähettää laskuttajailmoituksen pankeille . Aktivointi voi kestää pari pankkipäivää.
 
 

Sähköisen laskutuksen asetukset

  1. Kun pankkiverkon aktivointi on tehty, voit lisätä sähköisen laskutuksen asetukset kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus
  2. Klikkaa Muokkaa
  3. Sähköinen laskutus käytössä: Kyllä.
  4. Pankkiverkko käytössä: Kyllä.
    • Älä kuitenkaan lähetä sähköisiä laskuja ennen kuin saat Maventalta vahvistuksen, että pankkiverkko on aktivoitu.
  5. Salli suoramaksut. Valitse Kyllä, jos haluat käyttää suoramaksua sellaisten asiakkaiden kanssa, joilla ei ole verkkopankkia käytössä.
    • Asiakkaan on tehtävä suoramaksusopimus pankkinsa kanssa.
  6. Tulosta ja postita.
    • Maventan tulostuspalvelun hinnat näkyvät sivun oikeassa laidassa.
    • Kun tulostuspalvelu on yrityksenne käytössä, voitte valita sen asiakkaan laskun lähetystavaksi.
    • Lisäksi Maventa käyttää tulostuspalvelua viimeisenä vaihtoehtona silloin, kun asiakkaalle on valittu sähköinen lasku, mutta laskua ei saada toimitettua verkkolaskuna eikä sähköpostitse.
  7. Jos otit tulostuspalvelun käyttöön, valitse missä kirjeluokassa laskut lähetetään.
  8. Anna sähköpostiosoite, johon Maventa lähettää ilmoituksen, mikäli laskua ei saada välitettyä asiakkaalle.
  9. Ilmoita vastaanottajailmoituksista. Valitse Kyllä, jos haluat etusivun Ilmoitukset-laatikkoon tiedon kuluttajien tekemistä tai muuttamista e-laskusopimuksista. Ilmoituksen saapumisessa on 2-3 pankkipäivän viive. E-laskua tilatessa tulee verkkopankissa olla syötettynä asiakkaan laskulla oleva oikea viitenumero, jotta e-laskutussopimus astuu voimaan. Vastaanottajailmoituksista veloitetaan hinnaston mukaan riippumatta siitä näytetäänkö niitä vai ei.
  10. Tallenna muutokset.
  11. Lähetä laskuttajailmoitus. Tämä kertoo pankeille, että yrityksesi tarjoaa e-laskuja henkilöasiakkailleen. Tiedon päivittyminen pankkien järjestelmään saattaa kestää 2-3 pankkipäivää. Laskuttajailmoitusta ei tarvitse lähettää, mikäli yrityksesi laskuttaa vain yrityksiä.
    • Ennen laskuttajailmoituksen lähettämistä tarkista, että yrityksesi laskutuksessa käytettävät tiedot Tehdenissä ovat ajantasalla (esim. osoite, pankkitili, laskutusaihe).
    • Älä lähetä laskuttajailmoitusta ennen kuin saat Maventalta tiedon, että pankkiverkko on aktivoitu.
    • Mikäli yrityksesi laskutustiedot muuttuvat, pankeille pitää lähettää uusi laskuttajailmoitus.

Miten toimia, jos on jo ollut käytössä kuluttajien e-laskutus

Jos yritykselläsi on jo kuluttajien e-laskutus käytössä toisessa laskutusohjelmassa ja se halutaan siirtää tai ottaa käyttöön myös Tehdenissä, tulee miettiä mitä vanhalle laskuttajailmoitukselle tehdään ennen kuin Tehdenistä lähetetään uusi laskuttajailmoitus pankeille.
 
1. Poistetaanko olemassa oleva e-laskuttajailmoitus (Delete-ilmoitus) ja tehdään uusi ilmoitus Tehden ohjelmasta? Vanhan ilmoituksen poisto kestää yleensä noin 2-3 pankkipäivää
2. Muutetaanko olemassa oleva e-laskuttajailmoitus ja siirretään se Tehdeniin?
3. Jätetäänkö vanha e-laskuttajailmoitus voimaan ja tehdään uusi ilmoitus vanhan rinnalle?
Tämä vaihtoehto on mahdollinen vain silloin, jos toista laskutusohjelmaa käytetään Tehden-ohjelman rinnalla ja Laskutusaihe on järjestelmien välillä eri.
 
Yrityksellä voi olla voimassa vain yksi e-laskuttajailmoitus yhtä laskutusaihetta varten. Laskutusaiheita ovat esimerkiksi: Liikuntamaksut, Vakuutusmaksut, Vuokrat jne.

 

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Kommentit

0 kommenttia

Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.