Tämän osion artikkelit

Näytä lisää

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto

Avatar
Maarit Vuorte
  • Päivitetty

Sähköisen laskutuksen vaatimukset

Voit ottaa käyttöön sähköisen laskutuksen, mikäli Tehden-tilaukseesi kuuluu Laskutus.

Sähköisellä laskutuksella tarkoitetaan sekä kuluttajille lähteviä e-laskuja että yrityksille lähetettäviä verkkolaskuja.  Jos asiakkaalle on valittu laskutustavaksi sähköinen laskutus eikä laskua voida em. tavoilla toimittaa, sähköinen lasku voidaan toimittaa myös sähköpostitse.

Käytämme verkkolaskujen välittäjänä yhteistyökumppaniamme Maventaa. Voit avata Maventa-tilin suoraan Tehdenin Laskutusasetuksista.

Mikäli yrityksellänne on jo Maventa-tili, kirjaudu Maventaan ja ilmoita asiakastuellemme seuraavat tiedot:

  1. API-avain (yksilöi yksittäisen käyttäjän)
  2. Yrityksen UUID (yksilöi yrityksen)
  3. EDI/OVT-tunnus (verkkolaskuosoite)

Tiedot löytyvät Maventan hallintasivuston asetuksista kirjautumalla yrityksen Maventa-tilille ja valitsemalla yläpalkista Asetukset / Yrityksen asetukset / Yrityksen tiedot.

(Huom! samalla sivulla näkyvä Yrityksen laskutus UUID on Maventan sisäinen uniikki id, joka toimii asiakasnumerona entisen y-tunnuksen sijaan 1.6.2023 alkaen. Tätä tietoa ei tarvita käyttöönotossa).

Kun asiakastukemme on tehnyt liitoksen, sinun pitää vielä kirjautua Maventaan ja aktivoida pankkiverkko (kts. ohje alla)

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto jos Maventa-tiliä ei vielä ole

  1. Siirry kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus.s_hk_inen_laskutus.jpg
  2. Muokkaa yhteystiedot tarpeen mukaan
  3. Hyväksy käyttöehdot ja valitse mceclip0.png

Yrityksen valtuutus ja pankkiverkkoyhteyden aktivointi

Kun liitos Maventaan on tehty, pitää tilille antaa yrityksen valtuutus ja aktivoida pankkiverkko.

  1. Saat Maventalta sähköpostin, jossa on käyttäjätunnus ja salasana Maventa-palveluun. Tilin aktivointilinkki lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on määritetty käyttäjän osoitteeksi.
  2. Siirry sähköpostissa olevan linkin kautta Maventan palveluun. Palveluun kirjautuminen edellyttää kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönottoa (two-step verification), mihin löydät ohjeet Maventan tukisivustolta täältä.
  3. Kun olet kirjautunut Maventa-tilille, näet alla olevan näkymän. Syötä siihen vaaditut tiedot, jolloin pääset vahvistamaan yrityksen ja pankkiverkkoyhteyden aktivoinnin sähköisellä allekirjoituksella Visma Sign -palvelussa. Tähänkin löydät tarkemmat ohjeet Maventan tukisivustolta.
    maventa_kyc_suomi__2_.jpg
    Yritystili ja pankkiverkkoyhteys aktivoidaan, kun Maventa on saanut vahvistuksen Visma Signilta.
  4. Voit tarkistaa Tehdenin Sähköisistä asetuksista, koska tili on aktivoitu. Jos näet ilmoituksen Huom! Suorita Maventa-tilin avaaminen loppuun kirjautumalla Maventa-palveluun ja viimeistele yrityksen valtuutus, tiliä ei ole vielä aktivoitu. 
    TD-10268_info4.png
 

Kun olet saanut vahvistuksen yritystilin luomisesta ja pankkiverkkoyhteyden aktivoinnista, voit päivittää Tehdenissä laskutusasetukset ja tehdä laskuttajailmoituksen. Älä siis tee laskuttajailmoitusta ennen tilin vahvistusta ja pankkiverkon aktivointia! 

Huomioi, että jos Maventan päässä tehdään muutoksia käyttäjätunnukseen, jolla rajapinta on avattu, sähköinen laskutuskanava saattaa lakata toimimasta.
 

Maventa-tilin rekisteröinti ei onnistu

Jos Maventan rekisteröinti Tehdenissä epäonnistuu, ongelma on yleensä siinä, että yritys on jo rekisteröitynyt Maventaan tai yritys ei ole arvonlisäverovelvollinen. Tällöin asiakastukemme tekee liitoksen Maventasta löytyvien tietojen avulla.

A) Jos yritykselläsi on jo Maventa-tili

Mikäli yritykselläsi on jo Maventa-tili, kirjaudu Maventaan ja ilmoita asiakastuellemme seuraavat tiedot:

  1. API-avain (yksilöi yksittäisen käyttäjän)
  2. Yrityksen UUID (yksilöi yrityksen)
  3. EDI/OVT-tunnus (verkkolaskuosoite/EIA code)

Tiedot löytyvät Maventan hallintasivuston asetuksista kirjautumalla yrityksen Maventa-tilille ja valitsemalla yläpalkista Asetukset / Yrityksen asetukset / Yrityksen tiedot.

(Huom! samalla sivulla näkyvä Yrityksen laskutus UUID on Maventan sisäinen uniikki id, joka toimii asiakasnumerona entisen y-tunnuksen sijaan 1.6.2023 alkaen. Tätä tietoa ei tarvita käyttöönotossa). 

Jos yritykselläsi on jo Maventa-tili, pankkiverkkoyhteys on todennäköisesti jo aktiivinen. Voit aina kirjautua Maventan palveluun ja tarkistaa tämän. Jos pankkiverkkoyhteys ei ole aktiivinen, tutustu Maventan ohjeeseen Pankkiverkkoyhteyden aktivoiminen.

Jos sähköinen laskutus on jo käytössä toisessa laskutusohjelmassa ja laskutetaan myös yksityishenkilöitä, tulee miettiä tehdäänkö nykyiseen laskuttajailmoitukseen muutos vai poistetaanko se kokonaan. 

Huom! Jos yritykselläsi on jo Maventa-tili ja se jonkin toisen tahon käytössä (esim. tilitoimisto), eikä asiakkaan henkilökohtaisia tunnuksia voi enää liittää tiliin, ole yhteydessä Maventan asiakaspalveluun. Sieltä voidaan tarvittaessa avata Maventa-kanava tarkenteellisella OVT-tunnuksella.

B) Jos yrityksesi ei ole arvonlisäverovelvollinen

Jos yrityksesi ei ole arvonlisäverovelvollinen, ota yhteyttä Maventan asiakaspalveluun Maventa-tilin avaamiseksi. Ilmoita tämän jälkeen Tehdenin asiakastuelle yllä luetellut Maventasta löytyvät tiedot.

Kun asiakastukemme on tehnyt liitoksen, sinun pitää vielä kirjautua Maventaan ja aktivoida pankkiverkko. Tutustu Maventan ohjeeseen Pankkiverkkoyhteyden aktivoiminen.

Jos samalla pääkäyttäjällä useampi yritys

API-avain on aina käyttäjäkohtainen, eli se on käyttäjällä sama yrityksestä riippumatta.
UUID-avain taas on yrityskohtainen, ja se erottaa näiden kahden yrityksen linkitykset toisistaan.

 

Sähköisen laskutuksen asetukset ja laskuttajailmoituksen tekeminen

  1. Kun pankkiverkon aktivointi on tehty, voit lisätä sähköisen laskutuksen asetukset kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus
  2. Klikkaa Muokkaa
  3. Sähköinen laskutus käytössä: Kyllä.
  4. Pankkiverkko käytössä: Kyllä.
    • Älä kuitenkaan lähetä sähköisiä laskuja ennen kuin saat Maventalta vahvistuksen, että pankkiverkko on aktivoitu.
  5. Salli suoramaksut. Valitse Kyllä, jos haluat käyttää suoramaksua sellaisten asiakkaiden kanssa, joilla ei ole verkkopankkia käytössä.
    • Asiakkaan on tehtävä suoramaksusopimus pankkinsa kanssa.
  6. Tulosta ja postita.
    • Maventan tulostuspalvelun hinnat näkyvät sivun oikeassa laidassa.
    • Kun tulostuspalvelu on yrityksenne käytössä, voitte valita sen asiakkaan laskun lähetystavaksi.
    • Lisäksi Maventa käyttää tulostuspalvelua viimeisenä vaihtoehtona silloin, kun asiakkaalle on valittu sähköinen lasku, mutta laskua ei saada toimitettua verkkolaskuna eikä sähköpostitse.
    • Jos otit tulostuspalvelun käyttöön, valitse missä kirjeluokassa laskut lähetetään.
  7. Anna sähköpostiosoite, johon Maventa lähettää ilmoituksen, mikäli laskua ei saada välitettyä asiakkaalle.
  8. Ilmoita vastaanottajailmoituksista. Valitse Kyllä, jos haluat etusivun Ilmoitukset-laatikkoon tiedon kuluttajien tekemistä tai muuttamista e-laskusopimuksista. Ilmoituksen saapumisessa on 2-3 pankkipäivän viive. E-laskua tilatessa tulee verkkopankissa olla syötettynä asiakkaan laskulla oleva oikea viitenumero, jotta e-laskutussopimus astuu voimaan. Vastaanottajailmoituksista veloitetaan hinnaston mukaan riippumatta siitä näytetäänkö niitä vai ei.
  9. Tallenna muutokset.
  10. Lähetä laskuttajailmoitus. Tämä kertoo pankeille, että yrityksesi tarjoaa e-laskuja henkilöasiakkailleen. Tiedon päivittyminen pankkien järjestelmään saattaa kestää 2-3 pankkipäivää. Huom! Laskuttajailmoitus tarvitaan, jos yrityksesi haluaa tarjota e-laskumahdollisuutta kuluttaja-asiakkaille. Laskuttajailmoitusta ei tarvitse lähettää, mikäli yrityksesi laskuttaa vain yrityksiä (ja kuluttajia vain satunnaisesti).
    • Ennen laskuttajailmoituksen lähettämistä tarkista, että yrityksesi laskutuksessa käytettävät tiedot Tehdenissä ovat ajantasalla (esim. osoite, pankkitili, laskutusaihe).
    • Älä lähetä laskuttajailmoitusta ennen kuin saat Maventalta tiedon, että pankkiverkko on aktivoitu.
    • Mikäli yrityksesi laskutustiedot (esim. laskutusaihe) muuttuvat, pankeille pitää lähettää uusi laskuttajailmoitus.

Jos asetuksia tallennettaessa saat virheilmoituksen "Maventa: Käyttöoikeutesi eivät riitä Maventassa toiminnon suorittamiseen" tämä tarkoittaa, että sinulla ei ole Maventan portaaliin määritelty riittäviä käyttöoikeuksia, jotta voisit tehdä muutoksia asetuksiin. Maventa on määritellyt, että vain Admin-tason käyttäjällä on oikeus muuttaa yrityksen asetuksia. Ole yhteydessä Maventaan ja pyydä päivittämään käyttöoikeutesi Admin-tasolle tai pyydä Tehdenin asiakaspalvelua päivittämään yrityksenne Admin-käyttäjän API key Tehdenin sähköisen laskutuksen asetuksiin.

 

Sähköisen laskutuksen aktivointi asiakkaan asiakaskortilla

Jotta asiakas saa laskunsa sähköisesti, täytyy asiakkaan asiakaskortille, Laskutus-osioon lisätä seuraavat tiedot:

  • Laskun oletustoimitustapa: Sähköinen lasku
  • Kun toimitustavaksi on valittu Sähköinen lasku, pääset syöttämään verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen. Jos et saa näitä tietoja suoraan asiakkaaltasi tai niistä on epäselvyyttä, verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen voi tarkistaa yrityksen nimellä hakien osoitteesta https://verkkolaskuosoite.fi
  • Varmista myös, että asiakkaalle on lisätty ainakin yksi osoitetieto (tyyppi Postiosoite tai Laskutusosoite) Osoitetiedot-osioon.

Miten toimia, jos on jo ollut käytössä kuluttajien e-laskutus

Jos yritykselläsi on jo kuluttajien e-laskutus käytössä toisessa laskutusohjelmassa ja se halutaan siirtää tai ottaa käyttöön myös Tehdenissä, tulee miettiä mitä vanhalle laskuttajailmoitukselle tehdään ennen kuin Tehdenistä lähetetään uusi laskuttajailmoitus pankeille.
 
  1. Poistetaanko olemassa oleva e-laskuttajailmoitus (Delete-ilmoitus) ja tehdään uusi ilmoitus Tehden ohjelmasta? Vanhan ilmoituksen poisto kestää yleensä noin 2-3 pankkipäivää
  2. Muutetaanko olemassa oleva e-laskuttajailmoitus ja siirretään se Tehdeniin?
  3. Jätetäänkö vanha e-laskuttajailmoitus voimaan ja tehdään uusi ilmoitus vanhan rinnalle? Tämä vaihtoehto on mahdollinen vain silloin, jos toista laskutusohjelmaa käytetään Tehden-ohjelman rinnalla ja Laskutusaihe on järjestelmien välillä eri.
Yrityksellä voi olla voimassa vain yksi e-laskuttajailmoitus yhtä laskutusaihetta varten. Laskutusaiheita ovat esimerkiksi: Liikuntamaksut, Vakuutusmaksut, Vuokrat jne.

Ulkomaan verkkolaskutus

Jos sinulla on ulkomaan yritysasiakkaita, voit lähettää verkkolaskuja Tehdenistä myös heille, kunhan asiakkaan verkkolaskuosoite on sähköisen laskutuksen välittäjämme eli Maventan vaatimusten mukainen. Yrityksen verkkolaskuosoitteen eteen on lisättävä maakohtainen organisaatiotunnus. Voit etsiä eri maiden verkkolaskuosoitteita Tieken sivuilta. Jos asiakkaasi verkkolaskuosoitetta ei löydy Tieken sivujen kautta, voit tarvittaessa tarkistaa asiakkaasi verkkolaskuosoitteen Maventalta.

Lue lisää aiheesta Maventan Verkkolaskujen lähetys ulkomaille -sivuilta.

Suoramaksut

Jos asiakkaasi haluavat maksaa suoramaksulla, Tehden mahdollistaa sen. Suoramaksu on tarkoitettu vain asiakkaille, joilla ei ole verkkopankkia käytössään. Sekä yrityksesi että asiakkaasi on tehtävä suoramaksusta sopimus oman pankkinsa kanssa. Pankkien suoramaksuveloitukset vaihtelevat, joten veloitusperiaate kannattaa selvittää omalta pankilta. 

Asiakkaan suoramaksuprosessi etenee seuraavasti:

  1. Yrityksesi saa pankilta suoramaksusopimuspohjan, johon täytetään asiakkaan tiedot. Sopimukseen tarvitaan myös asiakkaan tunniste (viite), eli asiakkaalle täytyy lähettää ennen suoramaksun aloittamista Tehdenistä yksi lasku, josta saadaan viitenumero.
  2. Toimita sopimus tietoineen pankillesi, joka syöttää tiedot järjestelmäänsä. Tieto välittyy sieltä Tehdeniin, ja asiakkaalle luodaan Tehdeniin automaattisesti e-laskutussopimus, joka on tyypiltään suoramaksu.
    • Asiakkaan tiedoissa oletuslaskutustapa on Sähköinen lasku, sillä myös suoramaksu on Tehdenin näkökulmasta e-lasku. Laskutustavan tarkemman tyypin voi tarkistaa Tehdenin Laskutus-ohjelman E-laskusopimukset-osion Tyyppi-sarakkeesta.
  3. Asiakkaalle ei lähde suoraan Tehdenistä tietoa siitä, paljonko häneltä veloitetaan suoramaksuna. Sinun on siis ilmoitettava tietyltä ajanjaksolta laskutettava summa asiakkaalle muulla tavalla.
  4. Jos asiakas jostain syystä haluaa maksaa suoralaskun kassalla, pitää asiakkaalle lähettää hyvityslasku, muuten lasku veloitetaan myös asiakkaan tililtä. Hyvityslasku pitää lähettää viimeistään 2 päivää ennen alkuperäisen laskun eräpäivää. 

 

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Kommentit

0 kommenttia

Kommentointi on poistettu käytöstä.