Sähköisen laskutuksen käyttöönotto

Sähköisen laskutuksen vaatimukset

Voit ottaa käyttöön sähköisen laskutuksen, mikäli Tehden-lisenssiisi kuuluu Laskutus.

Sähköisellä laskutuksella tarkoitetaan sekä kuluttajille lähteviä e-laskuja että yrityksille lähetettäviä verkkolaskuja.  Jos asiakkaalle on valittu laskutustavaksi sähköinen laskutus eikä laskua voida em. tavoilla toimittaa, sähköinen lasku voidaan toimittaa myös sähköpostitse.

Käytämme verkkolaskujen välittäjänä yhteistyökumppaniamme Maventaa. Voit avata Maventa-tilin suoraan Tehdenin Laskutusasetuksista.

Mikäli yrityksellänne on jo Maventa-tili, kirjaudu Maventaan ja ilmoita asiakastuellemme seuraavat tiedot:

1. Maventa API key
2. Company UUID
3. EDI/OVT-tunnus (verkkolaskuosoite)

Tiedot löytyvät Maventan hallintasivuston asetuksista. Oikeassa yläkulmassa on Settings (Asetukset), heti sen alta löytyy API-key ja Company UUID. Kun klikkaat asetuksissa Receiving invoices (Laskujen vastaanotto), löytyy yrityksen EDI/OVT-tunnus.

Kun asiakastukemme on tehnyt liitoksen, sinun pitää vielä kirjautua Maventaan ja aktivoida pankkiverkko (kts. ohje alla)

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto

1. Siirry kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus.
2. Klikkaa Muokkaa.
3. Sähköinen laskutus käytössä: Kyllä.
4. Pankkiverkko käytössä: Kyllä.
• Älä kuitenkaan lähetä sähköisiä laskuja ennen kuin saat Maventalta tiedon, että pankkiverkko on aktivoitu.
5. Salli suoramaksut. Valitse Kyllä, jos haluat käyttää suoramaksua sellaisten asiakkaiden kanssa, joilla ei ole verkkopankkia käytössä.
• Asiakkaan on tehtävä suoramaksusopimus pankkinsa kanssa.
6. Tulosta ja postita.
• Maventan tulostuspalvelun hinnat näkyvät sivun oikeassa laidassa.
• Kun tulostuspalvelu on yrityksenne käytössä, voitte valita sen asiakkaan laskun lähetystavaksi.
• Lisäksi Maventa käyttää tulostuspalvelua viimeisenä vaihtoehtona silloin, kun asiakkaalle on valittu sähköinen lasku, mutta laskua ei saada toimitettua verkkolaskuna eikä sähköpostitse.
7. Jos otit tulostuspalvelun käyttöön, valitse missä kirjeluokassa laskut lähetetään.
8. Anna sähköpostiosoite, johon Maventa lähettää ilmoituksen, mikäli laskua ei saada välitettyä asiakkaalle.
9. Ilmoita vastaanottajailmoituksista. Valitse Kyllä, jos haluat etusivun Ilmoitukset-laatikkoon tiedon kuluttajien tekemistä tai muuttamista e-laskusopimuksista. Ilmoituksen saapumisessa on 2-3 pankkipäivän viive. E-laskua tilatessa tulee verkkopankissa olla syötettynä asiakkaan laskulla oleva oikea viitenumero, jotta e-laskutussopimus astuu voimaan. Vastaanottajailmoituksista veloitetaan hinnaston mukaan riippumatta siitä näytetäänkö niitä vai ei.
10. Tallenna muutokset.
11. Lähetä laskuttajailmoitus. Tämä kertoo pankeille, että yrityksesi tarjoaa e-laskuja henkilöasiakkailleen. Laskuttajailmoitusta ei tarvita, mikäli yrityksesi laskuttaa vain yrityksiä.
• Ennen laskuttajailmoituksen lähettämistä tarkista, että yrityksesi laskutuksessa käytettävät tiedot Tehdenissä ovat ajantasalla (esim. osoite, pankkitili, laskutusaihe).
• Älä lähetä laskuttajailmoitusta ennen kuin saat Maventalta tiedon, että pankkiverkko on aktivoitu.
• Mikäli yrityksesi laskutustiedot muuttuvat, pankeille pitää lähettää uusi laskuttajailmoitus.

Pankkiverkon aktivointi

Kun liitos Maventaan on tehty, pitää vielä aktivoida pankkiverkko. Aktivointi edellyttää yrityksen nimenkirjoitusoikeutetun pankkitunnuksia. Tunnukset eivät siis voi olla yrityksen verkkopankkitunnukset, vaan patentti- ja rekisterihallituksen tietoihin merkityn nimenkirjoitusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset.

Miten toimia, jos on jo ollut käytössä kuluttajien e-laskutus