Sähköisen laskutuksen vaatimukset
Voit ottaa käyttöön sähköisen laskutuksen, mikäli Tehden-lisenssiisi kuuluu Laskutus.
Käytämme verkkolaskujen välittäjänä yhteistyökumppaniamme Maventaa. Jos et ole vielä rekisteröinut Maventa-tiliä, katso ohjeet Maventa-tilin rekisteröintiin ohjeesta Maventa-tilin rekisteröinti sähköistä laskutusta varten
Kun liitos Maventaan on tehty, pitää vielä aktivoida pankkiverkko. Aktivointi edellyttää yrityksen nimenkirjoitusoikeutetun pankkitunnuksia. Tunnukset eivät siis voi olla yrityksen verkkopankkitunnukset, vaan patentti- ja rekisterihallituksen tietoihin merkityn nimenkirjoitusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset.
Aktivointi tehdään Maventan asetuksissa: Pankkiverkkoasetukset / Avaa pankkiverkko-painike.
Kun aktivointi on tehty, Maventa lähettää tästä sähköpostiin ilmoituksen, jonka jälkeen voit lähettää laskuttajailmoituksen pankeille. Aktivointi voi kestää pari pankkipäivää.
Sähköisen laskutuksen käyttöönotto
- Siirry kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Sähköinen laskutus.
- Klikkaa Muokkaa.
- Sähköinen laskutus käytössä: Kyllä.
- Pankkiverkko käytössä: Kyllä.
- Älä kuitenkaan lähetä sähköisiä laskuja ennen kuin saat Maventalta tiedon, että pankkiverkko on aktivoitu.
- Salli suoramaksut. Valitse Kyllä, jos haluat käyttää suoramaksua sellaisten asiakkaiden kanssa, joilla ei ole verkkopankkia käytössä.
- Asiakkaan on tehtävä suoramaksusopimus pankkinsa kanssa.
- Tulosta ja postita.
- Maventan tulostuspalvelun hinnat näkyvät sivun oikeassa laidassa.
- Kun tulostuspalvelu on yrityksenne käytössä, voitte valita sen asiakkaan laskun lähetystavaksi.
- Lisäksi Maventa käyttää tulostuspalvelua viimeisenä vaihtoehtona silloin, kun asiakkaalle on valittu sähköinen lasku, mutta laskua ei saada toimitettua verkkolaskuna eikä sähköpostitse.
- Jos otit tulostuspalvelun käyttöön, valitse missä kirjeluokassa laskut lähetetään.
- Anna sähköpostiosoite, johon Maventa lähettää ilmoituksen, mikäli laskua ei saada välitettyä asiakkaalle.
- Ilmoita vastaanottajailmoituksista. Valitse Kyllä, jos haluat etusivun Ilmoitukset-laatikkoon tiedon kuluttajien tekemistä tai muuttamista e-laskusopimuksista. Ilmoituksen saapumisessa on 2-3 pankkipäivän viive. E-laskua tilatessa tulee verkkopankissa olla syötettynä asiakkaan laskulla oleva oikea viitenumero, jotta e-laskutussopimus astuu voimaan. Vastaanottajailmoituksista veloitetaan hinnaston mukaan riippumatta siitä näytetäänkö niitä vai ei.
- Tallenna muutokset.
- Lähetä laskuttajailmoitus. Tämä kertoo pankeille, että yrityksesi tarjoaa e-laskuja henkilöasiakkailleen. Laskuttajailmoitusta ei tarvita, mikäli yrityksesi laskuttaa vain yrityksiä.
- Ennen laskuttajailmoituksen lähettämistä tarkista, että yrityksesi laskutuksessa käytettävät tiedot Tehdenissä ovat ajantasalla (esim. osoite, pankkitili, laskutusaihe).
- Älä lähetä laskuttajailmoitusta ennen kuin saat Maventalta tiedon, että pankkiverkko on aktivoitu.
- Mikäli yrityksesi laskutustiedot muuttuvat, pankeille pitää lähettää uusi laskuttajailmoitus.
Miten toimia jos on jo ollut käytössä kuluttajien e-laskutus
Jos yritykselläsi on jo kuluttajien e-laskutus käytössä toisessa laskutusohjelmassa ja se halutaan siirtää tai ottaa käyttöön myös Tehdenissä, tulee miettiä mitä vanhalle laskuttajailmoitukselle tehdään ennen kuin Tehdenistä lähetetään uusi laskuttajailmoitus pankeille.
1. Poistetaanko olemassa oleva e-laskuttajailmoitus (Delete-ilmoitus) ja tehdään uusi ilmoitus Tehden ohjelmasta? Vanhan ilmoituksen poisto kestää yleensä noin 2-3 pankkipäivää
2. Muutetaanko olemassa oleva e-laskuttajailmoitus ja siirretään se Tehdeniin?
3. Jätetäänkö vanha e-laskuttajailmoitus voimaan ja tehdään uusi ilmoitus vanhan rinnalle.
Tämä vaihtoehto on mahdollista vain silloin jos toista laskutusohjelmaa käytetään Tehden ohjelman rinnalla ja Laskutusaihe on järjestelmien välillä eri.
Yrityksellä voi olla voimassa vain yksi e-laskuttajailmoitus yhtä laskutusaihetta varten. Laskutusaiheita ovat esimerkiksi: Liikuntamaksut, Vakuutusmaksut, Vuokrat jne.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.