Viitemaksujen suodattaminen

Viitesuoritusten nouto pankkitililtä

Tiedot maksusuorituksista haetaan yleensä yrityksen pankkitililtä myyntireskontraan viitesiirtohaun avulla. Jos kyseiselle tilille tulee maksuja muualtakin kuin Tehden-laskutuksen kautta laskutetuilta asiakkailta, näistä muodostuu reskontraan ylimääräisiä suorituksia, jotka on erikseen poistettava. (Kts. Aiheettoman suorituksen poistaminen reskontrasta)

Kohdentamattomat suoritukset tulevat näkymiin Avoimet saatavat -raportille nimellä Tuntematon asiakas. Voit vähentää turhien suoritusten siirtymistä Tehdeniin luomalla suodattimia, joiden perusteella osa tilille tulleista suorituksista jätetään tuomatta myyntireskontraan.

Viitemaksusuodattimen luominen

• Mene kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Viitemaksujen suodatus. Tämä kohta näkyy laskutusasetuksissa vain niillä yrityksillä, joilla on Myyntireskontra-lisäosa käytössä.
• Klikkaa Luo uusi.

• Valitse luodaanko suodatin maksajan nimen mukaan vai viitenumeron mukaan (esim. vanhasta järjestelmästä luodut laskut).
• Jos suodatat maksajan mukaan, kirjoita maksajan nimi täsmälleen siinä muodossa kuin se näkyy viitesiirtotiedostossa tai tiliotteessa esim. NETS DENMARK. Jos maksajan nimi muuttuu, tulee maksajan nimi muokata myöskin suodattimeen. 
• Jos suodatat viitenumeroiden mukaan, kirjoita ensimmäinen ja viimeinen suodatettava viitenumero.
  • Jos suoritusten viitenumero on aina sama, kirjoita kyseinen viitenumero molempiin kenttiin.
• Tallenna.
• Voit luoda useampia suodattimia tarpeen mukaan.

Jos käytössä vain Laskutus-lisäosa

Jos käytössä on pelkkä laskutus ilman myyntireskontraa, suodatusta ei tarvita, koska viitesiirtohaku tarkistaa vain olemassa olevien laskujen maksutilan. Tehdeniin kuulumattomista viitesiirtotiedoista tiedotetaan käyttäjää sähköpostilla, mutta niistä ei siirry turhaa tietoa Laskutus-ohjelmaan.

Huomioithan, että myöskään laskun osasuoritustietoa ei tuoda Tehdeniin, vaan suoritustieto tulee käsitellä manuaalisesti ja tilille tulleet suoritukset tarkistaa tiliotteelta säännöllisesti.

Ilmoitus suodatetuista maksuista

Aina kun järjestelmä tekee viitesiirtohaun, jonka maksuista osa jätetään tuomatta myyntireskontraan suodatusehtojen takia, suodatetuista maksuista lähtee tieto Web Services -ilmoituksille merkittyyn sähköpostiosoitteeseen. Viesti tulee osoitteesta mailer@tehden.com, ja viestistä voi poimia tiedon mahdollisesti väärin suodatetuista suorituksista.

Web Services -ilmoituksien sähköpostiosoite annetaan kohdassa Asetukset / Laskutusasetukset / Yleiset asetukset.

Sähköpostiviestin sisältö on esimerkiksi tällainen:

Viitemaksuja suodatettu Oy Yritys Ab (Yritys 1234567-8)

Tehden laskutusasetuksissa on määritelty, että osa viitemaksuista jätetään tuomatta. Useimmiten suodatetaan korttimaksutilitykset, palvelusetelitilitykset ja muita maksuja, joita ei haluta Tehden reskontrassa seurata. Mikäli joukossa on maksuja, joita reskontraan halutaan, kannattaa suodattimen asetuksia muuttaa Tehden ohjelmassa.

Seuraavat viitemaksut suodatettiin laskutusasetuksissa olevan viitemaksujen suodatin sääntöjen vuoksi:

Maksuviite: 07830950000000007022
Maksaja: NETS DENMARK
Summa: 985,20 €
Maksupäivä: 03.07.2020
Arvopäivä: 03.07.2020