Viitemaksujen suodattaminen

Viitesuoritusten nouto pankkitililtä

Tiedot maksusuorituksista haetaan yleensä yrityksen pankkitililtä myyntireskontraan viitesiirtohaun avulla (lue lisää: Web Services -palvelun käyttöönotto. Pankit käyttävät viitesiirtohausta myös muita termejä, esim. viiteaineistohaku, aineistosiirto, pankkiyhteyskanava ja yhteyskäytäntö). Jos kyseiselle tilille tulee maksuja muualtakin kuin Tehden-laskutuksen kautta laskutetuilta asiakkailta, näistä muodostuu reskontraan ylimääräisiä suorituksia, jotka on erikseen poistettava. (Kts. Aiheettoman suorituksen poistaminen reskontrasta) 

Kohdentamattomat suoritukset tulevat näkymiin Avoimet saatavat -raportille nimellä Tuntematon asiakas. Huomioi myös, että nämä suodattamattomat, ylimääräiset suoritukset näkyvät myös reskontrakirjanpitoraportilla ja koontikuitilla ja ovat usein syy siihen, että raportit eivät täsmää. Voit vähentää turhien suoritusten siirtymistä Tehdeniin luomalla suodattimia, joiden perusteella osa tilille tulleista suorituksista jätetään tuomatta myyntireskontraan.

Viitemaksusuodattimen luominen

Kun luot viitemaksusuodattimen, suodattimen kriteerit täyttäviä viitemaksuja ei tuoda Tehdenin reskontraan.

1. Mene kohtaan Asetukset / Laskutusasetukset / Viitemaksujen suodatus. Tämä kohta näkyy laskutusasetuksissa vain niillä yrityksillä, joilla on Myyntireskontra-lisäosa käytössä.
2. Klikkaa Luo uusi:
3. Valitse luodaanko suodatin maksajan nimen mukaan vai viitenumeron mukaan (esim. vanhasta järjestelmästä luodut laskut).
4. Jos suodatat maksajan mukaan, kirjoita maksajan nimi täsmälleen siinä muodossa kuin se näkyy viitesiirtotiedostossa tai tiliotteessa esim. NETS DENMARK. Jos maksajan nimi muuttuu, tulee maksajan nimi muokata myöskin suodattimeen. 
5. Jos suodatat viitenumeroiden mukaan, kirjoita ensimmäinen ja viimeinen suodatettava viitenumero.
   • Jos suoritusten viitenumero on aina sama, kirjoita kyseinen viitenumero molempiin kenttiin.
6. Tallenna.
7. Voit luoda useampia suodattimia tarpeen mukaan.

Jos käytössä vain Laskutus-lisäosa

Jos käytössä on pelkkä Laskutus-lisäosa ilman Myyntireskontra-lisäosaa, vain ne suoritukset, jotka on maksettu täsmälleen oikealla summalla ja oikealla viitteellä, siirtyvät viitesiirtohaun kautta Tehdeniin. Tällöin viitemaksujen suodatusta ei tarvita.

Tehdeniin kuulumattomista viitesiirtotiedoista tiedotetaan käyttäjää sähköpostilla, mutta niistä ei siirry turhaa tietoa Laskutus-ohjelmaan.

Huom! Jos viitesiirtohakua (Web Services -palvelu) käytetään pelkän Laskutus-lisäosan kanssa (ilman Myyntireskontraa), täytyy yrityksen seurata tarkkaan, onko joitain tilille tulleita suorituksia jäänyt siirtymättä Tehdeniin esim. senttivirheen tai väärän viitteen vuoksi. Myöskään laskun osasuoritustietoja ei tällöin tuoda Tehdeniin, vaan suoritustieto tulee käsitellä manuaalisesti ja tilille tulleet suoritukset tarkistaa tiliotteelta säännöllisesti. Siksi suositus on, että viitesiirtohaku otetaan käyttöön vain, jos Tehden-tilaukseen sisältyy myös Myyntireskontra-lisäosa.

Jos yritys lähettää vain satunnaisia laskuja, voi laskujen maksutilannetta seurata tiliotteelta ja merkitä laskut manuaalisesti maksetuiksi Laskutetut-sivun Maksa-painikkeen takaa, Merkitse maksetuksi -valinnalla. Tällöin ei tarvita Myyntireskontra- tai Web Services -lisäosaa.

Suodatettujen viitemaksujen loki

Kaikki suodatusehtojen vuoksi myyntireskontrasta pois suodatettavat viitesiirrot löytyvät Laskutus-ohjelman Suoritukset-osiosta Suodatetut viitemaksut -painiketta klikkaamalla:

Avautuvassa ikkunassa voit tarkastella suodatettuja viitemaksuja ja rajata niitä ajallisesti. Jos suodatettujen viitemaksujen joukossa on sellaisia, jotka haluat lisätä reskontraan, valitse rivi ja klikkaa Luo suoritus valituista -painiketta. Jos olet jo luonut suorituksia joistain suodatetuista viitemaksuista, voit piilottaa ne näkymästä valitsemalla kohdan Piilota rivit joissa suoritus.

Suodattamattomat viitemaksut raporteilla

Suodattamattomat, Tehdeniin kuulumattomat suoritukset näkyvät myös reskontrakirjanpitoraportilla ja koontikuitilla ja ovat usein syy siihen, että raportit eivät täsmää. Jos pankkitililtä on siirtynyt Tehdeniin suorituksia, joille ei ole Tehdenissä vastaavaa avointa laskua, ne jäävät suorituksiin kohdentamattomiksi ja näkyvät myös raporteilla.

Pankkitililtä noudetut Netsin ja Bamboran tilitykset, joille ei ole luotu viitemaksusuodatinta ja joille ei löydy Tehdenissä vastaavaa avointa laskua:

Samat suoritukset koontikuitilla: