Inventointi liikkeen ollessa avoinna

Tämä ohje sisältää ohjeet inventaarion tekemiseen Inventaario-ohjelman kautta tilanteissa, jolloin inventaario tehdään liukuvasti usean päivän aikana myymälän/liikkeen ollessa avoinna inventaarion ajan. Inventaario-ohjelman käytöstä ja toiminnoista löytyy tarkemmin tietoa Inventaario-ohjeesta.

TUOTTEEN SALDOTIEDOT LUKITAAN TUOTTEEN OSALTA SIIHEN HETKEEN, KUN ENSIMMÄINEN INVENTAARIOTAPAHTUMA KIRJATAAN.

Niillä tuotteilla, joiden inventaarioita ei ole vielä aloitettu (ei ole tehty yhtään inventaariokirjausta) varastosaldot päivittyvät siihen hetkeen, jolloin tuote haetaan inventaariolistauksesta tai inventaariosivu päivitetään. Kaikki varastokirjaukset siirtoineen, myyntitapahtumat sekä tavaran vastaanotot muuttavat inventaariossa näkyvää saldoa sivupäivityksen tai tuotteen haun yhteydessä siihen asti, että ensimmäinen inventointitapahtuma tuotteelle tehdään.

Niillä tuotteilla, joiden inventointi on aloitettu, mutta joita ei ole vielä inventoitu loppuun asti, pitää ottaa huomioon alkuperäinen ensimmäisen inventoinnin kirjaamishetki. Saldoja pitäisi verrata ensimmäisen kirjaushetken tilanteeseen, kun inventaariota jatketaan kyseisen tuotteen osalta. Jos tuotteita myydään / siirretään toiseen varastoon / otetaan vastaan varastoon ennen kuin tuote on saatu inventoitua loppuun asti, kaikki uloskirjaus- ja myyntitapahtumat inventoinnin ensimmäisen ja viimeisen kirjaushetken välillä pitäisi ottaa huomioon ja laskea mukaan inventaarioon. Saldo lukitaan tuotteelle aina ensimmäiseen inventointitapahtuman hetkeen, joten tuotteen saldotilannetta tulee tarkastella ensimmäisen inventointitapahtuma kirjaushetken saldolla. Inventaario-ohjelma oikaisee tuotteiden myynnit, siirtokirjaukset ja vastaanotot automaattisesti siinä vaiheessa, kun inventaario hyväksytään.

Niille tuotteille, jotka on kokonaisuudessaan inventoitu, voi tehdä normaalisti siirtokirjauksia, myyntejä ja vastaanottoja varastoon. Tuotteita ei tarvitse inventoida enää uudelleen, koska kokonaistilanne tuotteen saldoille on kertaalleen laskettu ja inventoitu. Inventaario-ohjelma oikaisee inventoinnin jälkeen syntyneet myynnit, siirtokirjaukset ja vastaanotot automaattisesti, kun inventaario hyväksytään.

Miten toimia inventaarion aikana seuraavissa tilanteissa:

Tuotteen vastaanoton kirjaaminen, kun uusi tuote-erä saapuu myymälään:

• tuotetta ei ole vielä inventoitu ollenkaan, mutta tuotetta kirjataan sisään varastoon -> vastaanotetut tuotteet pitää laskea mukaan, kun kyseinen tuote invetoidaan
• tuote on inventoitu osittain, mutta tuotetta kirjataan sisään varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon
• tuote on inventoitu kokonaan, tuotetta kirjataan sisään varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon

Siirtokirjaukset, uloskirjaus:

• tuotetta ei ole vielä inventoitu ollenkaan, mutta tuotetta kirjataan ulos varastosta -> lasketaan vain varastossa jäljellä olevat tuotteet, kun inventoidaan kyseinen tuote
• tuote on inventoitu osittain, mutta tuotetta kirjataan ulos varastosta -> uloskirjatut tuotteet pitää lasketa mukaan inventaarioon (eli nykyinen saldo + uloskirjatut = saldo)
• tuote on inventoitu kokonaan, tuotetta kirjataan ulos varastosta -> uloskirjattuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon

Siirtokirjaukset, vastaanotto:

• tuotetta ei ole vielä inventoitu ollenkaan, mutta tuotetta vastaanotetaan varastoon -> lasketaan kaikki varastossa olevat tuotteet, myös vastaanotetut, kun inventoidaan kyseinen tuote
• tuote on inventoitu osittain, mutta tuotetta vastaanotetaan varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon
• tuote on inventoitu kokonaan, tuotetta vastaanotetaan sisään varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon

Tuotteiden myynti:

• tuotetta ei ole vielä inventoitu ollenkaan, mutta tuotetta myydään ulos varastosta -> lasketaan vain varastossa jäljellä olevat tuotteet, kun inventoidaan kyseinen tuote
• tuote on inventoitu osittain, mutta tuotetta myydään ulos varastosta -> myydyt tuotteet pitää lasketa mukaan inventaarioon (eli nykyinen saldo + myydyt = saldo)
• tuote on inventoitu kokonaan, tuotetta myydään ulos varastosta -> myytyjä tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon

Kertauksena:

TUOTTEEN SALDOTIEDOT LUKITAAN TUOTTEEN OSALTA SIIHEN HETKEEN, KUN ENSIMMÄINEN INVENTAARIOTAPAHTUMA KIRJATAAN.

Kun inventaario hyväksytään, Tehdenin inventaario-ohjelma oikaisee automaattisesti myyntien, siirtokirjausten ja vastaanottojen tekemät varastosaldojen muutokset tuotteille. Tällöin kaikki kirjaukset ja saldomuutokset (myynnit, siirtokirjaukset, vastaanotot), joita on syntynyt ja tehty tuotteiden ollessa osittain tai kokonaan inventoituja, oikaistaan vastaamaan todellista tilannetta.