Inventointi liikkeen ollessa avoinna

Tämä ohje sisältää ohjeet inventaarion tekemiseen Inventaario-ohjelman kautta tilanteissa, joissa inventaario tehdään liukuvasti usean päivän aikana myymälän/liikkeen ollessa avoinna inventaarion ajan. Inventaario-ohjelman käytöstä ja toiminnoista löytyy tarkemmin tietoa Inventaario (uusi) -ohjeesta.

Yleistä inventoinnista liikkeen auki ollessa

Jos inventointi tehdään liikkeen auki ollessa, tuotteita luonnollisesti myydään, otetaan vastaan varastoon jne. inventoinnin aikana. Jotta inventaarioon ei tämän vuoksi synny virheitä, täytyy kaikki inventaarion aikaiset varastotapahtumat huomioida alla ohjeistetusti sen mukaan, onko yksittäisen tuotteen inventointi jo aloitettu, saatu loppuun tai ei vielä lainkaan aloitettu. Varastosaldojen päivittyminen luodussa inventaariossa toimii seuraavasti:

• Niillä tuotteilla, joiden inventaarioita ei ole vielä aloitettu (ei ole tehty yhtään inventaariokirjausta), varastosaldot päivittyvät siihen hetkeen, jolloin tuote haetaan inventaariolistauksesta tai inventaariosivu päivitetään. Kaikki varastokirjaukset siirtoineen, myyntitapahtumat sekä tavaran vastaanotot muuttavat inventaariossa näkyvää saldoa sivupäivityksen tai tuotteen haun yhteydessä siihen asti, että ensimmäinen inventointitapahtuma tuotteelle tehdään.
• Niillä tuotteilla, joiden inventointi on aloitettu, mutta joita ei ole vielä inventoitu loppuun asti, pitää ottaa huomioon alkuperäinen ensimmäisen inventoinnin kirjaamishetki. Saldoja verrataan ensimmäisen kirjaushetken tilanteeseen, kun kyseisen tuotteen inventaariota jatketaan. Jos tuotteita myydään / siirretään toiseen varastoon / otetaan vastaan varastoon ennen kuin tuote on saatu inventoitua loppuun asti, kaikki uloskirjaus- ja myyntitapahtumat inventoinnin ensimmäisen ja viimeisen kirjaushetken välillä pitää ottaa huomioon ja laskea mukaan inventaarioon. Saldo lukitaan tuotteelle aina ensimmäiseen inventointitapahtuman hetkeen, joten tuotteen saldotilannetta tulee tarkastella ensimmäisen inventointitapahtuman kirjaushetken saldolla. Inventaario-ohjelma oikaisee tuotteiden myynnit, siirtokirjaukset ja vastaanotot automaattisesti siinä vaiheessa, kun inventaario hyväksytään.
• Niille tuotteille, jotka on kokonaisuudessaan inventoitu, voi tehdä normaalisti siirtokirjauksia, myyntejä ja vastaanottoja varastoon. Tuotteita ei tarvitse inventoida enää uudelleen, koska kokonaistilanne tuotteen saldoille on kertaalleen laskettu ja inventoitu. Inventaario-ohjelma oikaisee inventoinnin jälkeen syntyneet myynnit, siirtokirjaukset ja vastaanotot automaattisesti, kun inventaario hyväksytään.

Inventaarion toimintaohjeet

Tuotteen vastaanoton kirjaaminen, kun uusi tuote-erä saapuu myymälään

• tuotetta ei ole vielä inventaariossa laskettu ollenkaan, mutta tuotetta vastaanotetaan sisään varastoon -> järjestelmä ehdottaa inventaariossa automaattisesti saldoksi aikaisemman saldon + vastaanotetun saldon yhteismäärää. Inventaariossa tulee tuotteen saldoksi kirjata määrä, jota tuotetta on oikeasti varastossa laskentahetkellä.
• tuote on laskettu inventaariossa osittain, mutta tuotetta vastaanotetaan sisään varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon (eli inventaariossa lasketaan vain tuotteen määrä, joka oli varastossa ennen vastaanottoa).
• tuote on laskettu inventaariossa kokonaan, mutta tuotetta vastaanotetaan sisään varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei tarvitse inventaariossa enää laskea (eli vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon).

Siirtokirjaukset, uloskirjaus

• tuotetta ei ole vielä inventoitu ollenkaan, mutta tuotetta kirjataan ulos varastosta -> lasketaan vain varastossa jäljellä olevat tuotteet, kun inventoidaan kyseinen tuote
• tuote on inventoitu osittain, mutta tuotetta kirjataan ulos varastosta -> uloskirjatut tuotteet pitää lasketa mukaan inventaarioon (eli nykyinen saldo + uloskirjatut = saldo)
• tuote on inventoitu kokonaan, tuotetta kirjataan ulos varastosta -> uloskirjattuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon
• Huom! Jos inventaarion aikana syntyy epävarmuutta tietyn tuoterivin laskentatapahtumista, voi inventoinnissa aina myös poistaa rivin ja laskea tuotteen uudelleen. Jos samaa tuotetta samalta varastopaikalta lasketaan yhtä aikaa useammassa paikassa ja laskennan aikana toinen Tehden-käyttäjä on tehnyt saldoon muutoksia, Tehden varoittaa tästä Varastosaldo muuttunut -ilmoituksella:
  

Siirtokirjaukset, vastaanotto

• tuotetta ei ole vielä inventoitu ollenkaan, mutta tuotetta vastaanotetaan varastoon -> lasketaan kaikki varastossa olevat tuotteet, myös vastaanotetut, kun inventoidaan kyseinen tuote
• tuote on inventoitu osittain, mutta tuotetta vastaanotetaan varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon
• tuote on inventoitu kokonaan, tuotetta vastaanotetaan sisään varastoon -> vastaanotettuja tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon

Tuotteiden myynti

• tuotetta ei ole vielä inventoitu ollenkaan, mutta tuotetta myydään ulos varastosta -> lasketaan vain varastossa jäljellä olevat tuotteet, kun inventoidaan kyseinen tuote
• tuote on inventoitu osittain, mutta tuotetta myydään ulos varastosta -> myydyt tuotteet pitää laskea mukaan inventaarioon (eli nykyinen saldo + myydyt = saldo)
• tuote on inventoitu kokonaan, tuotetta myydään ulos varastosta -> myytyjä tuotteita ei lasketa mukaan inventaarioon

Inventaarion hyväksyminen keskeneräisenä

Kun inventaariota tehdään liikkeen ollessa avoinna, sitä todennäköisesti jatketaan useana päivänä. Päivän päätteeksi voidaan myös keskeneräinen inventaario hyväksyä ja luoda seuraavana inventointipäivänä uusi inventaario, johon jo inventoituja tuotteita ei oteta mukaan. Tällöin edellä mainitut tuotteiden vastaanottoon, myyntiin ja siirtokirjauksiin liittyvät seikat huomioidaan päiväkohtaisesti. Keskeneräisen inventaarion hyväksyminen onnistuu seuraavasti:

Inventaario hyväksytään päivän päätteeksi 6.9.2022, vaikka kaikkia tuotteita ei ole vielä laskettu. Kun inventaariota jatketaan seuraavana päivänä, valitaan inventaarion luonnissa Inventointi viimeistään -kenttään aiemman inventaarion hyväksymispäivää edeltävä päivä seuraavana vuonna eli tässä tapauksessa 5.9.2023:

Koska ohjelma olettaa, että kaikki tuotteet inventoidaan vähintään kerran tilikaudessa, näin luotuun uuteen inventaarioon eivät tule mukaan ne tuotteet, jotka on inventoitu 6.9.2022.

Joskus samaa tuotetta on liikkeessä useammassa paikassa, esimerkiksi myymälän ja varaston puolella, eikä käytössä ole hyllypaikkoja. Tällöin on tärkeää varmistaa ennen inventoinnin keskeneräisenä hyväksymistä, että yksittäinen tuote on inventoitu kokonaisuudessaan eli siis laskettu sekä myymälän että varaston puolelta löytyvät tuotteet.

Kertauksena:

TUOTTEEN SALDOTIEDOT LUKITAAN SIIHEN HETKEEN, KUN ENSIMMÄINEN INVENTAARIOTAPAHTUMA KIRJATAAN.

Kun inventaario hyväksytään, Tehdenin inventaario-ohjelma oikaisee automaattisesti myyntien, siirtokirjausten ja vastaanottojen tekemät varastosaldojen muutokset tuotteille. Tällöin kaikki kirjaukset ja saldomuutokset (myynnit, siirtokirjaukset, vastaanotot), joita on syntynyt ja tehty tuotteiden ollessa osittain tai kokonaan inventoituja, oikaistaan vastaamaan todellista tilannetta.