Ostoreskontran asetukset

Jos yritykselläsi on käytössä Ostotilaukset-lisäosa, voit käsitellä ja tiliöidä ostolaskuja ohjelmassa Ostolaskut. Ostolaskut-ohjelmassa verrataan ostolaskun verotonta summaa vastaanotettujen ostotilausten ostolähetteitä vastaan ja tarvittaessa korjataan läheterivien (tavaroiden) sisäänostohintoja jälkikäteen ja tasataan näihin ostolaskussa ilmeneviä ostokuluja.

Ostoreskontran asetukset

Jos käytössäsi on sähköinen ostolaskujen vastaanotto toisessa ohjelmassa (esim. Procountor tai Netvisor), on suositeltavaa tehdä ostolaskun tiliöinti siellä eikä käyttää Tehdenin ostoreskontran tiliöintiä. Yleensä näissä ohjelmissa on tehokkaat työkalut tiliöintiä varten (esim. toimittajakohtainen oletustiliöinti). 

Jos kuitenkin haluat tiliöidä Tehdenissä tarkastamasi ostolaskut, valitse sopiva kirjanpitotili Tehdenin ostoreskontralle (oletustili on 2871, Ostovelat) ja valitse kohta Ostoreskontran tiliöinti. Tämän voi tehdä asetuksissa (Laskutusasetukset --> Ostoreskontra). Jos vastaanotat ostolaskut sähköisesti toiseen ohjelmaan (esim. Procountor tai Netvisor), kirjaa Tehdenissä käsittelemäsi ostolaskut siellä vastaavasti samalle tilille kuin valitsemasi Tehdenin ostoreskontratili (esim. 2871, Ulkoinen ostoreskontra). Kun viet Tehdenin kirjanpitoaineiston pääkirjanpitoon, pääkirjanpidon ulkoinen ostoreskontra-tili (esim. 2871) nollautuu ja Tehdeniin tehty ostotiliöinti siirtyy pääkirjanpidon ostotiliöinniksi.

Procountor ostoreskontraintegraatio

Jos yrityksesi Tehden-pakettiin kuuluu Procountor ostoreskontraintegraatio-lisäosa, voit kytkeä integraation käyttöösi Laskutusasetusten Ostoreskontra-välilehdellä valitsemalla täpän Käytössä. Tämän lisäksi yrityksesi pitää tilata Procountorilta API-lisäosa. API-avain syötetään Tehdenin Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdelle. Muistathan, että Procountor-rajapinta tulee turvallisuussyistä käydä uudelleenaktivoimassa puolen vuoden välein. Kun turvallisuuden takaava rajapinta-avain on vanhenemassa, saat siitä ilmoituksen yrityksen päätoimipisteen oletussähköpostiosoitteeseen. Käy tällöin Tehdenin Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdellä uudistamassa API-avain.

Kun integraatio on käytössä, ohjelmaan Ostolaskut tulee näkyviin uusi painike Procountor, jolla voit noutaa ostolaskut Procountorista Tehdeniin:

Procountor-ostoreskontraintegraation toiminta

Procountorin ostolaskuista tuodaan Tehdeniin ne uudet ostolaskut, joissa Procountorin toimittajan tiedoista löytyvä Asiakasnumero on sama kuin Tehdenin toimittajan tiedoista löytyvä Toimittajan numero. Koska ostolaskujen tuonti perustuu asiakas- ja toimittajan numeron vastaavuudelle, toimi seuraavasti:

• Kopioi Procountorin toimittajan Asiakasnumero Tehdenin Toimittajan numeroksi niille toimittajille, joiden ostolaskujen haluat siirtyvän Tehdeniin tarkistettavaksi. Voit tarvittaessa myös vaihtaa Procountorin Asiakasnumeron samaksi kuin Tehdenissä, jos sellaista asiakasnumeroa ei ole ennestään käytössä Procountorissa.
• Jos Procountorissa on sellaisia asiakkaita, joiden ostolaskujen et halua siirtyvän Tehdeniin, varmista, että Procountorin Asiakasnumerot eivät näillä asiakkailla kulje samassa numerosarjassa kuin Tehdenin Toimittajien numerot.

Jos haluat, että ostolaskujen numerointi Tehdenissä kulkee samassa numerosarjassa kuin Procountorissa, voit itse määritellä, mistä numerosta Tehdeniin noudettujen ostolaskujen numerointi alkaa (kts. ohje Numerosarjat).

Procountor-ostoreskontraintegraation asetukset

Automaattikohdennus

Jos valitset Automaattikohdennuksen, Tehdeniin tuotavat ostolaskut kohdennetaan automaattisesti ostolähetteitä vastaan, jos Procountorissa on ostolaskun laskutustietojen tilausviitteeksi annettu Tehdenin ostotilauksen numero.

Jos ostolasku kohdentuu useisiin ostotilauksiin, annetaan tilausviitteeksi pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista. Yleensä toimittaja viittaa ostolaskun tiedoissa alkuperäisen ostotilauksen numeroon ja sen näkee ostolaskusta.

Hyväksynnän virhemarginaali

Jos haluat, että automaattikohdennettava ostolasku hyväksytään Tehdenissä automaattisesti, voit asettaa virhemarginaalivälin, jonka puitteissa hyväksyntä sallitaan. Jos asetat virhemarginaaliväliksi 0 % -> 0 %, niin lasku hyväksytään vain, jos se täsmää sentilleen ostolaskuun liittyvien ostotilausten ostolähetteitä vastaan.

Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä

Jos haluat, että ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä merkitsee ostolaskun hyväksytyksi Procountoriin, valitse täppä Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä.

Painikkeella Tapahtumaloki voit tarkastella Tehdenin Procountor-integraation tekemiä tapahtumia liittyen ostoreskontraintegraatioon ja mahdolliseen kirjanpitointegraatioon:

Netvisor ostoreskontraintegraatio

Jos käytössäsi on Netvisor ostoreskontraintegraatio-lisäosa, voit kytkeä integraation käyttöösi valitsemalla täpän Käytössä. Tämän lisäksi yrityksesi pitää tilata Netivisorilta Ohjelmistorajapinta-lisäosa.

Kun integraatio on käytössä, ohjelmaan Ostolaskut tulee näkyviin uusi painike Netvisor, jolla voit noutaa ostolaskut Netvisorista Tehdeniin.

Netvisor-ostoreskontraintegraation toiminta

Netvisorin ostolaskuista tuodaan Tehdeniin ne uudet ostolaskut, joissa Netvisorin toimittajan tiedoista löytyvä Y-tunnus ja Koodi ovat samat kuin Tehdenin toimittajan tiedoista löytyvä Y-tunnus ja Toimittajan koodi. Toimi siis seuravasti:

• Kopioi Netvisorin toimittajan Koodi Tehdenin Toimittajan koodiksi niille toimittajille, joiden ostolaskujen haluat siirtyvän Tehdeniin tarkistettavaksi. Voit tarvittaessa myös vaihtaa Netvisorin Koodin samaksi kuin Tehdenissä, jos sellaista toimittajan koodia ei ole ennestään käytössä Netvisorissa.
• Jos Netvisorissa on sellaisia toimittajia, joiden ostolaskujen et halua siirtyvän Tehdeniin, varmista, että Netvisorin Toimittajien koodit eivät näillä asiakkailla kulje samassa numerosarjassa kuin Tehdenin Toimittajien Y-tunnukset.

Jos haluat, että ostolaskujen numerointi Tehdenissä kulkee samassa numerosarjassa kuin Netvisorissa, voit itse määritellä, mistä numerosta Tehdeniin noudettujen ostolaskujen numerointi alkaa (kts. ohje Numerosarjat).

Netvisor-ostoreskontraintegraation asetukset

Automaattikohdennus

Jos valitset Automaattikohdennuksen, Tehdeniin tuotavat ostolaskut kohdennetaan automaattisesti ostolähetteitä vastaan, jos Netvisorissa on annettu ostolaskun Viitteenne-kenttään Tehdenin ostotilauksen numero:

Jos ostolasku kohdentuu useisiin ostotilauksiin, annetaan tilausviitteeksi pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista. Yleensä toimittaja viittaa ostolaskun tiedoissa alkuperäisen ostotilauksen numeroon ja sen näkee ostolaskusta.

Hyväksynnän virhemarginaali

Jos haluat, että automaattikohdennettava ostolasku hyväksytään Tehdenissä automaattisesti, voit asettaa virhemarginaalivälin, jonka puitteissa hyväksyntä sallitaan. Jos asetat virhemarginaaliväliksi 0 % -> 0 %, niin lasku hyväksytään vain, jos se täsmää sentilleen ostolaskuun liittyvien ostotilausten ostolähetteitä vastaan.

Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä

Jos haluat, että ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä merkitsee ostolaskun hyväksytyksi Netvisoriin, valitse täppä Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä.

Painikkeella Tapahtumaloki voit tarkastella Tehdenin Netvisor-integraation tekemiä tapahtumia liittyen ostoreskontraintegraatioon ja mahdolliseen kirjanpitointegraatioon.