Ostoreskontran asetukset

Jos yritykselläsi on käytössä Ostotilaukset-lisäosa, voit käsitellä ja tiliöidä ostolaskuja ohjelmassa Ostolaskut. Ostolaskut-ohjelmassa verrataan ostolaskun verotonta summaa vastaanotettujen ostotilausten ostolähetteitä vastaan ja tarvittaessa korjataan läheterivien (tavaroiden) sisäänostohintoja jälkikäteen ja tasataan näihin ostolaskussa ilmeneviä ostokuluja.

Ostoreskontran asetukset

Jos haluat tiliöidä Tehdenissä tarkastamasi ostolaskut, sinun on valittava sopiva kirjanpitotili Tehdenin ostoreskontralle (oletustili on 2871, Ostovelat) ja valittava täppä Ostoreskontran tiliöinti. Jos vastaanotat ostolaskut sähköisesti toiseen ohjelmaan (esim. Procountor tai Netvisor), niin siellä kirjaat Tehdenissä käsittelemäsi ostolaskut vastaavasti samalle tilille kuin valitsemasi Tehdenin ostoreskontratili (esim. 2871, Ulkoinen ostoreskontra). Kun viet Tehdenin kirjanpitoaineiston pääkirjanpitoon, pääkirjanpidon ulkoinen ostoreskontra-tili (esim. 2871) nollautuu ja Tehdeniin tehty ostotiliöinti siirtyy pääkirjanpidon ostotiliöinniksi.

Jos käytössäsi on sähköinen ostolaskujen vastaanotto toisessa ohjelmassa (esim. Procountor tai Netvisor), niin on suositeltavaa tehdä ostolaskun tiliöinti siellä eikä käyttää Tehdenin ostoreskontran tiliöintiä. Yleensä näissä ohjelmissa on tehokkaat työkalut tiliöintiä varten (esim. toimittajakohtainen oletustiliöinti). 

Procountor ostoreskontraintegraatio

Jos käytössäsi on Procountor ostoreskontraintegraatio-lisäosa, voit kytkeä integraation käyttöösi valitsemalla täpän Käytössä. Tämän lisäksi yrityksesi pitää tilata Procountorilta API-lisäosa.

Kun integraatio on käytössä, ohjelmaan Ostolaskut tulee näkyviin uusi painike Procountor, jolla voit noutaa ostolaskut Procountorista Tehdeniin. Procountorin ostolaskuista tuodaan Tehdeniin uudet ostolaskut, joissa Procountorin toimittajan tiedoista löytyvä Asiakasnumero on sama kuin Tehdenin toimittajan tiedoista löytyvä Toimittajan numero. Kopioi Procountorin toimittajan Asiakasnumero Tehdenin Toimittajan numeroksi niiden toimittajien osalta, joilta haluat ostolaskujen siirtyvät Tehdeniin tarkistettavaksi. Voit tarvittaessa myös vaihtaa Procountorin Asiakasnumeron samaksi kuin Tehdenissä, jos sellaista asiakasnumeroa ei ole ennestään käytössä Procountorissa. Varmista, että Tehdenissä ei ole samasta numerosarjasta Toimittajien numeroita Procountorin Asiakasnumeroiden kanssa niiden toimittajien osalta kuin et halua ostolaskujen siirtyvät Procountorista Tehdeniin.

Jos valitset Automaattikohdennuksen, Tehdeniin tuotavat ostolaskut kohdennetaan automaattisesti ostolähetteitä vastaan, jos Procountorissa on annettu ostolaskun laskutustietojen tilausviitteeksi Tehdenin ostotilauksen numero. Jos ostolasku kohdentuu useisiin ostotilauksiin, annetaan tilausviitteeksi pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista. Yleensä toimittaja viittaa ostolaskun tiedoissa alkuperäisen ostotilauksen numeroon ja sen näkee ostolaskusta.

Jos haluat, että automaattikohdennettava ostolasku hyväksytään Tehdenissä automaattisesti, voit asettaa virhemarginaalivälin, jonka puitteissa hyväksyntä sallitaan. Jos asetat virhemarginaaliväliksi 0 % -> 0 %, niin lasku hyväksytään vain, jos se täsmää sentilleen ostolaskuun liittyvien ostotilausten ostolähetteitä vastaan.

Jos haluat, että ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä merkitsee ostolaskun hyväksytyksi Procountoriin, valitse täppä Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä.

Painikkeella Tapahtumaloki voit tarkastella Tehdenin Procountor-integraation tekemiä tapahtumia liittyen ostoreskontraintegraatioon ja mahdolliseen kirjanpitointegraatioon.

Netvisor ostoreskontraintegraatio

Jos käytössäsi on Netvisor ostoreskontraintegraatio-lisäosa, voit kytkeä integraation käyttöösi valitsemalla täpän Käytössä. Tämän lisäksi yrityksesi pitää tilata Netivisorilta Ohjelmistorajapinta-lisäosa.

Kun integraatio on käytössä, ohjelmaan Ostolaskut tulee näkyviin uusi painike Netvisor, jolla voit noutaa ostolaskut Netvisorista Tehdeniin. Netvisorin ostolaskuista tuodaan Tehdeniin uudet ostolaskut, joissa Netvisorin toimittajan tiedoista löytyvä Y-tunnus ja Koodi ovat samat kuin Tehdenin toimittajan tiedoista löytyvä Y-tunnus ja Toimittajan koodi. Kopioi Netvisorin toimittajan Koodi Tehdenin Toimittajan koodiksi niiden toimittajien osalta, joilta haluat ostolaskujen siirtyvät Tehdeniin tarkistettavaksi. Voit tarvittaessa myös vaihtaa Netvisorin Koodin samaksi kuin Tehdenissä, jos sellaista toimittajan koodia ei ole ennestään käytössä Netvisorissa. Varmista, että Tehdenissä ei ole samalla toimittajan Y-tunnuksella samasta numerosarjasta Toimittajien koodeja Netvisorin Koodien kanssa niiden toimittajien osalta kuin et halua ostolaskujen siirtyvät Netvisorista Tehdeniin.

Jos valitset Automaattikohdennuksen, Tehdeniin tuotavat ostolaskut kohdennetaan automaattisesti ostolähetteitä vastaan, jos Netvisorissa on annettu ostolaskun laskutustietojen tilausviitteeksi Tehdenin ostotilauksen numero. Jos ostolasku kohdentuu useisiin ostotilauksiin, annetaan tilausviitteeksi pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista. Yleensä toimittaja viittaa ostolaskun tiedoissa alkuperäisen ostotilauksen numeroon ja sen näkee ostolaskusta.

Jos haluat, että automaattikohdennettava ostolasku hyväksytään Tehdenissä automaattisesti, voit asettaa virhemarginaalivälin, jonka puitteissa hyväksyntä sallitaan. Jos asetat virhemarginaaliväliksi 0 % -> 0 %, niin lasku hyväksytään vain, jos se täsmää sentilleen ostolaskuun liittyvien ostotilausten ostolähetteitä vastaan.

Jos haluat, että ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä merkitsee ostolaskun hyväksytyksi Netvisoriin, valitse täppä Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä.

Painikkeella Tapahtumaloki voit tarkastella Tehdenin Netvisor-integraation tekemiä tapahtumia liittyen ostoreskontraintegraatioon ja mahdolliseen kirjanpitointegraatioon.