Myyntitilaukseen liitetty ajanvaraus

Jos esimerkiksi huoltopalvelun varanneelta asiakkaalta halutaan veloittaa myös palvelun aikana käytetyt tuotteet, työtä helpottaa huomattavasti, kun sekä palvelun ja käytetyt tuotteet saa laskutettua asiakkaalta kerralla. Tehdenissä on mahdollista liittää joko Avoinna24-palvelun kautta tehtyyn tai henkilökunnan itse kalenteriin tekemään ajanvaraukseen myyntitilaus, lisätä myyntitilaukselle palvelun aikana käytetyt tuotteet ja veloittaa asiakasta joko kassalla tai lähettää tälle lasku.

Ajanvaraukset Tehdenissä

Yrityksesi Tehden-tilauksesta riippuen voivat asiakkaasi tehdä ajanvarauksia Avoinna24-verkkoajanvarausohjelman kautta ja/tai varaamalla ajan esim. puhelimitse, jolloin yrityksesi työntekijä kirjaa varatun ajan Tehdenin Ajanvaraus-ohjelmaan. Jos Ajanvaraus-ohjelma ei vielä sisälly yrityksesi Tehden-tilaukseen, ota yhteyttä myyntiimme (myynti@tehden.com). 

Tarkemmat ohjeet Tehdenin Ajanvaraus-ohjelman käyttöön löydät täältä:

• Ajanvaraus-ohjelma
• Avoinna24-internetajanvaraus

Ajanvarauksen liittäminen myyntitilaukseen

Myyntitilauksen ajanvaraukseen liittäminen tehdään aina ajanvarauksen kautta. Myyntitilauksen voi liittää sekä varauksen luomisen yhteydessä että jo kalenterissa olevaan varaukseen. Ajanvaraukseen voi myös liittää jo aiemmin luodun myyntitilauksen tai luoda myyntitilauksen suoraan ajanvaraukselta.

Aiemmin luodun myyntitilauksen liittäminen ajanvaraukseen

1. Luo Ajanvaraus-ohjelmassa uusi varaus tai etsi kalenterista varaus, jota haluat muokata.
2. Kun olet täyttänyt varauksen tiedot, syötä myyntitilauksen numero Liitä myyntitilaukseen -kenttään:
   
3. Napsauta Tallenna. 
4. Joskus varaus ja myyntitilaus voivat olla eri henkilön nimissä (esim. varaus työntekijän nimissä ja myyntitilaus työnantajan). Jos kuitenkin myyntitilauksen asiakas halutaan vaihtaa vastaamaan varauksen asiakasta, myös se on mahdollista. Tehden ilmoittaa asiasta ja varoittaa seurauksilla, joita myyntitilauksen asiakkaan vaihtamisella voi olla. Jos haluat vaihtaa myyntitilauksen asiakasta, valitse Kyllä, muussa tapauksessa valitse Ei.
   
5. Myyntitilaus on nyt liitetty ajanvaraukseen ja voit siirtyä myyntitilaukselle napsauttamalla sen numeroa varauksen tiedoissa. Myyntitilaukselle lisätään automaattisesti varattua palvelua vastaava tilausrivi, jossa näkyvät myös tiedot palveluntarjoajasta sekä palvelun ajankohta. Aikaa klikkaamalla siirryt ajanvaraukselle:
   
6. Voit nyt lisätä palveluun käytettäviä tuotteita myyntitilaukselle ja muokata sitä muuten.
7. Voit myös tehdä muutoksia ajanvarauksen tietoihin (esim. varauksen ajankohta, palveluntarjoaja tai varattu palvelu). Ajanvarauksessa tehdyt muutokset päivittyvät myyntitilauksen tilausriville.

Myyntitilauksen luominen ajanvarauksen kautta

1. Jos myyntitilausta ei ole vielä luotu, voit luoda sen suoraan ajanvarauksen kautta Liitä myyntitilaukseen -kentän vieressä olevasta +-painikkeesta napsauttamalla:
   
2. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa voit valita, haluatko siirtyä myyntitilaukselle vai jäädä ajanvarauksen tietoihin:
   
   • Jos siirryt myyntitilaukseen, pääset heti muokkaamaan tilauksen tietoja ja lisäämään asiakkaalta palvelun lisäksi veloitettavia tuotteita. Muista myös tallentaa myyntitilaus! Ajanvaraus tallennetaan taustalla.
   • Jos jäät ajanvaraukseen, myyntitilaus luodaan ja tallennetaan taustalla, ja varattu palvelu lisätään myyntitilaukselle tilausriviksi.
3. Paina Hyväksy. Voit nyt lisätä myyntitilaukselle tuotteita ja muokata sekä sitä että ajanvarausta.

Varaus, joka on liitetty myyntitilaukseen ja jota ei ole maksettu tai merkitty saapuneeksi, näkyy kalenterissa punaisena. Tämän lisäksi varauslaatikon vasemmassa yläkulmassa näkyy pieni ostoskärrykuvake, joka ilmoittaa ajanvaraukseen liitetystä myyntitilauksesta. Kun varaus maksetaan, se muuttuu vihreäksi:

Myyntitilaukseen liitetyn ajanvarauksen veloittaminen

Yrityksesi prosesseista riippuen ajanvaraus + myyntitilaus -kokonaisuus voidaan käsitellä maksuvaiheessa joko ajanvarauksen tai myyntitilauksen kautta.

Maksu myyntitilauksen kautta

1. Etsi oikea myyntitilaus. 
2. Jos myyntitilauksella veloitettavat tuotteet halutaan keräillä ja joitain tuotteita mahdollisesti jopa toimittaa asiakkaalle, siirry ensin keräykseen Ota keräykseen -painikkeesta ja käsittele sitten keräysyksikkö lähettämössä. 
3. Jos kuitenkin kaikki myyntitilauksella veloitettavat tuotteet on käytetty palvelun yhteydessä, voit siirtyä suoraan maksuvaiheeseen Maksa-painikkeesta.
4. Valitse oikea maksutapa ja viimeistele maksu.
5. Kun tilaus maksetaan, merkitään myös ajanvaraus maksetuksi, ja ajanvaraukseen liitetään tilauksesta syntyneen kuitin tiedot kuten tilaus olisi maksettu kassalla.

Huom! Jos poistat liitetyn varauksen myyntitilauksen tilausriveistä, ajanvarauksen ja tilauksen välinen liitos poistetaan. Ajanvaraus säilyy muuten muokkaamattomana kalenterissa.

Maksu ajanvarauksen kautta

1. Etsi oikea ajanvaraus.
2. Ajanvarauksen tiedoissa normaalisti näkyvä Vie kassaan -painike on korvattu Myyntitilaus-painikkeella. Sitä napsauttamalla pääset myyntitilauksen tietoihin veloittamaan tilauksen edellä ohjeistetusti.
3. Jos ajanvaraus veloitetaan asiakkaalta jollain muulla tavalla kuin Tehdenissä, ajanvaraus on myös mahdollista merkitä maksetuksi suoraan ajanvarauksen kautta:
   
4. Jos ajanvaraus merkitään maksetuksi, ajanvaraus poistetaan myyntitilauksen tilausriviltä ja ajanvarauksen ja myyntitilauksen välinen liitos poistetaan. Myyntitilauksen tietoja ei siis enää tämän jälkeen löydy ajanvaraukselta. Jos myyntitilaukselle ei ollut lisätty muita tuotteita, koko myyntitilaus peruutetaan.

Toistuvat varaukset ja myyntitilaus

Jos asiakkaasi tekee toistuvan varauksen, johon liittyy tuotemyyntiä ja sitoo esim. toistuvan varauksen ensimmäiseen tapahtumakertaan myyntitilauksen, muita toistuvia tapahtumia ei sidota automaattisesti kyseiseen myyntitilaukseen. Jos myyntitilaus halutaan sitoa useampaan toistuvan varauksen tapahtumaan, täytyy tämä käydä tekemässä erikseen jokaisessa ajanvaraustapahtumassa. Kun liität myyntitilauksen varaukseen, valitse Vain tämä varaus -kohta:

Jos valitset kohdan Tämä ja kaikki seuraavat maksamattomat varaukset, myyntitilauksen sitominen epäonnistuu.