Yleistä Tehdenin raporteista

Tehdenissä on monipuoliset mahdollisuudet ajaa raportteja yrityksesi Tehdeniin tallentamista tapahtumista. Raporteissa on yleensä mahdollista suodattaa tulosjoukkoa tiettyjen ehtojen mukaan ja ryhmitellä tulos summaksi yhden tai useamman tiedon perusteella.

Tässä videossa annamme vinkkejä siihen, miten Tehdenin raportointimahdollisuuksia voisi käyttää yrityksen myynnin seurantaan ja suunnitteluun:

Raportit voi myös viedä Exceliin tai muuhun Excel-tiedostaja aukaisevaan taulukkolaskentaohjelmaan jatkokäsiteltäväksi.

Huom! Ohjeet liikunta-alan tarpeisiin suunniteltujen raporttien käyttöön löydät täältä.

Uusi raporttipohja

Osa Tehdenin raporteista on siirtynyt käyttämään ns. uutta raporttipohjaa, joka tarjoaa erittäin monipuoliset mahdollisuudet luoda raportteja. Uutta raporttipohjaa käyttävät esimerkiksi seuraavat raportit: Myyntiraportti (uusi), Vertailumyyntiraportti, Laskuttamattomat laskut, Avoimet saatavat ja Varaston kiertonopeusraportti.

Tulosjoukon suodatus

Uudessa raporttipohjassa on mahdollista suodattaa tulosjoukkoa niin, että suodattimeen valittu hakuehto (esim. tietty toimipiste) joko kuuluu tulosjoukkoon tai ei kuulu tulosjoukkoon. Kun olet valinnut jonkin hakuehdon suodattimeen, suodattimen edessä näkyvä -painike aktivoituu. Klikkaamalla painiketta se muuttuu -painikkeeksi ja kyseisen hakuehdon sisältämät tapahtumat suljetaan pois tulosjoukosta.

Jos valitset useita hakuehtoja samaan suodattimeen (esim. useampi eri toimipiste), tulosjoukkoon pääsevät tapahtumat, joissa on joku valitsemistasi hakuehdoista. Esimerkiksi voit valita niin, että tapahtuma kuuluu toimipisteelle A TAI toimipisteelle B. Tai voit valita niin, että tapahtuma ei kuulu toimipisteelle A EIKÄ toimipisteelle B.

Jos valitset hakuehtoja useisiin eri suodattimeen (esim. toimipiste ja tuoteryhmä), niin tulosjoukkoon pääsevät tapahtumat, joissa on joku valitsemistasi hakuehdoista kaikissa suodattimissa. Esimerkiksi voit valita niin, että tapahtuma kuuluu toimipisteelle A TAI toimipisteelle B JA se kuuluu tuoteryhmään X TAI tuoteryhmään Y.

Tuoteryhmän ja asiakasryhmän suodatus

Tuote voi liittyä useaan eri tuoteryhmään ja asiakas voi liittyä useaan eri asiakasryhmään. Näissä suodattimissa on mahdollista -painikkeella lisätä uusi tulosjoukkoa rajoittava ehto. Voit esimerkiksi valita, että tuotteen on kuuluttava tuoteryhmään A JA tuoteryhmään B (= A:n ja B:n leikkaus). Tai voit valita, että tuotteen pitää olla joku muu kuin sellainen, joka kuuluu tuoteryhmään A ja tuoteryhmään B (A:n ja B:n leikkauksen poissulkeminen).

Suodattimien lisäehdoissa voit tehdä seuraavia valintoja:

• Hae myös aliryhmistä ottaa puurakenteisissa tiedoissa hakuehtoihin mukaan myös valitun ryhmän kaikki aliryhmät niin, että niitä ei tarvitse erikseen käydä suodattimeen valitsemassa.
• Jos olet valinnut ehdon Hae myös aliryhmistä, ehdolla Käytä pääryhmän nimeä tulokset esitetään niin kuin ne kuuluisivat valitsemaasi pääryhmään, vaikka ne todellisuudessa kuuluvat valitsemasi pääryhmän aliryhmään. Voit esimerkisi summata myynnit päätuoteryhmien perusteella valitsemalla ryhmittelyn tuoteryhmän mukaan, jättämällä suodattimen tyhjäksi ja valitsemalla lisäehdot Hae myös aliryhmistä ja Käytä pääryhmän nimeä.
• Kaikki tuoteryhmän tuotteet hyväksyy tulosjoukkoon myös tuotteet, joille valittu ryhmä ei ole ensisijainen tuoteryhmä. Vastaavasti Kaikki asiakasryhmän asiakkaat hyväksyy tulosjoukkoon myös asiakkaat, joille valittu ryhmä ei ole ensisijainen asiakasryhmä. 

Tulosjoukon ryhmittely

Jokaisen hakusuodattimen vieressä näkyy Ryhmittely-valintaruutu, jolla voi summata tuloksen ryhmiteltynä kyseisen hakusuodattimen tietojen mukaan. Voit esimerkiksi summata kuukauden myynnit toimipistekohtaiseti ryhmittelemellä tulosjoukon toimipisteen mukaan.

Sarakkeet ja tulosjoukon koko

Sarakkeet-painikkeesta aukeaa hakuehtojen alle näkyviin tulosjoukossa näytettävät sarakkeet ja niiden järjestys. Voit esimerkiksi muuttaa raporttia niin, että tuloksessa näytetään vain verottomat tai verolliset summat.

Voit myös valita minkä sarakkeen tai sarakkeiden perusteella tulosjoukko järjestetään nousevasti tai laskevasti. Tämä on erityisen hyödyllinen ominaisuus, kun rajoitetaan tulosjoukon kokoa. Voit esimerkiksi hakea TOP 100 tuotteet tai asiakkaat.

Tuloksen vienti Exceliin

Excel-painikkeesta tulos latautuu xls-tyyppiseen tiedostoon, joka aukeaa Excelissä tai muissa yleisissä taulukkolaskentaohjelmissa. Jos tulosjoukko on kovin suuri, se kannattaa ajaa suoraan Exceliin, koska internet-selain ei ole kätevä ison tulosjoukon käsittelyyn. Ison tulosjoukon lataaminen selaimeen kestää kauan. Raportoinnissa kannattaa miettiä mitä tietoa on hakemassa ja käyttää ryhmittelyä, tulosjoukon järjestelyä ja tulosjoukon kokoa niin, että selaimeen ladattavaan raporttiin tulee enintään satoja rivejä tulokseksi.

Raportin tallentaminen pikavalinnaksi

Voit tallentaa tekemäsi raportin pikavalinnaksi itsellesi tai yrityksesi kaikkien raportointikäyttäjien käyttöön. Voit ajaa näppärästi saman raportin toistuvasti pikavalinnoista (esim. kuukausittain). Pikavalintaan tallentuu kaikki raporttiin valitsemasi suodattimet, ryhmittelyt, sarakevalinnat ja muut valinnat ja sinun ei tarvitse muistaa eikä käyttää aikaa näiden uudelleen valintaan toistuvasti.

Huomioi, että jos muutkin yrityksesi Tehden-käyttäjät luovat raportteja, kannattaa pikavalinta tallentaa yrityskohtaisesti. Henkilökohtaiseksi tallennettua pikavalintaa ei voi myöhemmin siirtää koko yrityksen käyttöön.

Vanha raporttipohja

Tehdenin vanha raporttipohja on ominaisuuksiltaan rajoittuneempi kuin uusi raporttipohja. Vanhassa raporttipohjassa on käytössä hakusuodattimet, ryhmittely ja Excel-vienti. Tarkoitus on pikku hiljaa muuttaa kaikki vanhat raportit käyttämään uutta raporttipohjaa.