Yrittäjällä on lakisääteinen velvollisuus kassakirjanpidon hoitamiseen. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että kassa täsmäytetään eli lasketaan ja kassan sisältö siirretään kassakaappiin tai suoraan pankkiin eli tilitetään. Sekä täsmäytys että tilitys on tärkeää kirjata Tehdeniin: mahdollisten heittojen syyn selvittäminen on näin huomattavasti helpompaa!
Tutustu myös ohjeeseemme Tilitys ja täsmäytys: usein kysyttyä.
Tehdenin kassa on aina käyttövalmis, eli sitä ei erikseen suljeta tai avata. Kassan voi täsmäyttää ja tilittää usealla tavalla, ja tavallisesti nämä hoidetaan päivän päätteeksi. Tässä ohjeessa neuvotaan, miten Tehdenin kassa tilitetään täsmäytyksen yhteydessä.
- Klikkaa Kassan pikatoiminnot -painiketta ja valitse Täsmäytys:
- Oletuksena kassa täsmäytetään nykyhetkeen, ja suosittelemmekin käyttämään täsmäytyshetkenä nykyhetkeä - näin mahdolliset poikkeamat on helpompi selvittää. Jos poikkeuksellisesti haluat täsmäyttää kassan menneisyyteen, voit määritellä itse täsmäytysajan. Oletustäsmäytysajan voi asettaa menemällä Asetukset / Yritysasetukset / Myynnin asetukset ja siellä Kassan asetukset.
- Täsmäytys-ikkunassa on myös valinnaisia kenttiä: Viesti, Viite ja Kassapäivämäärä.
- Viesti-kenttää kannattaa käyttää, jos täsmäytyksestä halutaan jättää lisätietoja järjestelmään (esim. poikkeukselliset olosuhteet, selitys täsmäytysvirheeseen tms.).
- Kassapäivämäärä-kenttään voi lisätä tiedon siitä, minkä päivän kassaa ollaan täsmäyttämässä. Päivämäärä ei voi olla tulevaisuudessa.
- Viite-kenttään voi antaa vapaan viitteen, joka löytyy viestin tavoin täsmäytyksen tiedoista.
- Laske kassalippaassa olevat käteiset, ja jos käytössä ei ole rahaerottelua, syötä saamasi summa Laskettu-kenttään.
- Rahaerotellussa kassassa klikkaa käteisrivin alussa olevaa nuolimerkkiä ja syötä kolikkojen ja setelien lukumäärät oikeisiin kenttiin:
- Mikäli laskettu summa ei täsmää siihen, kuinka paljon Tehden odottaa kassalippaassa käteistä olevan, erotus näkyy Virhe-sarakkeessa. Mikäli virhe on suurempi kuin pieni vastarahan antamisesta aiheutunut heitto, kannattaa peruuttaa täsmäytys. Selvitä virheen syy ja tee Kuitit-välilehdellä tarvittavat virhekuitit ensin.
- Huom! Jos yrityksesi on ottanut käyttöön ns. sokkotäsmäytyksen, näkymä poikkeaa yllä olevasta ja vain Maksutapa- ja Laskettu-kentät näytetään. Klikkaa Tallenna ja aloita tilitys, jonka jälkeen Tehden ilmoittaa mahdollisesta täsmäytysvirheestä. Jos haluat palata taaksepäin ja selvittää virheen syyn, sinua pyydetään antamaan syy täsmäytyksen peruutukselle.
- Myös vialliset myynnit sekä pidossa olevat myynnit, jotka on osittain maksettu, pitää korjata ennen kassan täsmäytystä. Katso ohje Kassa / Viallinen myynti.
- Jatka kassan täsmäytystä klikkaamalla muiden maksutapojen kohdalla Laskettu-kentän edessä olevaa yhtäsuuruusmerkkiä.
- Klikkaa lopuksi Tallenna ja aloita tilitys. Hyväksy mahdolliset pikkuvirheet täsmäytyksessä:
- Voit tarvittaessa tulostaa avautuvan Täsmäytyslaskenta-kuitin.
- Valitse tilitysnäkymässä tilityksen kohde eli esim. oikea kassakaappi tai pankkitili.
- Mikäli kassassanne ei ole rahaerottelua, syötä Siirrä kohteeseen -kenttään tilitettävä summa. Lähteen sisältö -sarakkeessa näkyy, paljonko tilityksen jälkeen kassalippaaseen jää pohjakassaksi.
- Rahaerotellussa kassalippaassa klikkaa käteisrivin alussa olevaa nuolimerkkiä ja syötä kassalippaasta pois ottamiesi kolikoiden ja seteleiden lukumäärät oikeisiin kohtiin.
- Esimerkkikuvassa siirretään pankkiin 69 378,00 € ja pohjakassaksi jää 700 €:
- Tilitä samalla tavalla myös mahdolliset lounas- tai palvelusetelit.
- Klikkaa lopuksi Tallenna.
- Voit tarvittaessa tulostaa avautuvan Tilitys-kuitin.
Muistathan, että jos yrityksesi käyttää kassakaappia, kassakaappi täsmäytetään ja tilitetään siinä vaiheessa, kun kassakaapin sisältö viedään pankkiin!
Jos yrityksessäsi ei ole käteismyyntiä, vaan vain erilaisia korttiveloituksia, kassa kannattaa täsmäyttää esimerkiksi kerran kuussa vertaamalla maksupäätetoimittajan kuukausiraporttia Tehdenin täsmäytykseen.
Jos kohtaat kassan tilityksen ja täsmäytyksen kanssa yllättäviä tilanteita, kannattaa tutustua ohjeeseemme Tilitys ja täsmäytys - usein kysyttyä.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.