Toistuvan laskutuksen ajastaminen

Jäsenyyslaskujen luonti on mahdollista ajastaa siten, että Tehden luo ja lähettää laskut automaattisesti määriteltynä ajankohtana. Kun laskut on luotu, haluttu käyttäjä saa sähköpostiinsa raportin luoduista laskuista ja niiden toimitustavoista sekä laskuista, joiden luonti epäonnistui (mukaan lukien tapaukset, joissa laskua ei luotu luottorajan ylittymisen vuoksi).

Toistuvien laskujen ajastaminen automatisoi kuukausijäsenyyksien laskutuksen. Ajastuksen ansiosta myös pyhäpäiville osuvat laskutuspäivät hoituvat ajallaan eivätkä asiakkaiden kulkuoikeudet pääse katkeamaan.

Jos yrityksessäsi on käytössä erilaisia laskutusjaksoja tai -päiviä tai maksuehtoja, Tehdeniin voi luoda useita erilaisia laskutusajastuksia, esimerkiksi omat ajastusasetuksensa eri toimipisteille, tietyille asiakasryhmille tai jopa yksittäisille asiakkaille.

Jos yritykselläsi on jäsenyyslaskutuksen lisäksi myös muuta laskulle myyntiä (esim. PT-palvelut), toistuvien laskujen ajastamisen yhteydessä ajastat samalla myös koontiin vietyjen muiden laskuttamattomien palveluiden laskujen luonnin ja lähetyksen.

Laskutuksen ajastustaminen

1. Siirry Laskutusasetusten Koontilaskutus-välilehdelle ja napsauta Luo uusi -painiketta.
2. Avautuvassa Koontilaskujen ajastus -näkymässä määritellään kaikki ajastuksen tiedot:
   
3. Anna Perustiedot-osiossa ajastukselle nimi ja kuvaus.
4. Asetukset-osiossa määritellään laskutuksen perustiedot. Näistä löydät tarkemman kuvauksen esim. ohjeesta Koontilaskutuksen käyttö. Ainoana poikkeuksena tähän ovat laskujen päivämäärä, toimituspäivä ja arvopäivä, joiden päivämääräksi tulee ajastetuissa laskuissa aina laskujen luontipäivä.
5. Suodattimet-osiossa valitaan, mistä lähetteistä toistuvat laskut ja koontilaskut luodaan. Huom! Toimipiste-, asiakasryhmä- ja asiakassuodattimet pätevät sekä toistuvaan laskutukseen että mahdollisiin koontilaskuihin. Tilaustyyppi- ja Laskun summa -kohtien valinnat koskevat vain koontilaskuja, eivät toistuvan laskutuksen laskuja. 
   
   • Voit käyttää yhtä tai useampaa suodatinta, tai jos haluat että ajastus koskee kaikkia laskutusta odottavia laskuprofiileja sekä koonnissa odottavia lähetteitä, olla valitsematta yhtään suodatinta. 
   • Toimipiste- ja Asiakasryhmä-suodattimiin voit valita useita toimipisteitä/asiakasryhmiä.
   • Asiakas-suodattimeen voi valita vain yhden asiakkaan kerrallaan.
   • Tilaustyyppi-suodatinta ei tarvitse toistuvan laskutuksen ajastuksessa valita.
   • Laskun summa -kenttään määritellään summa, joka yhden asiakkaan lähetteistä tulee vähintään tulla, jotta koontilasku luodaan. Tämäkään kenttä ei vaikuta jäsenyyslaskuihin.
6. Muista valita Toistuva laskutus -kohdassa kohta Luo koontilaskujen lisäksi myös toistuvat laskut. Yleensä kannattaa valita myös Luo kaikki myynnit -kohta. Valinta tarkoittaa sitä, että jos asiakkaalla on jostain syystä useampi laskutettava kausi laskuttamatta, näistä kaikista luodaan laskut. (Huomioi, että jos asiakkaalta on jäänyt jokin jakso laskuttamatta vaikka useita vuosia sitten, myös siitä luodaan lasku, kun ajastettu laskutus pyörähtää ensimmäisen kerran.)
7. Raportointi-osioon annetaan sähköpostiosoite, johon laskutuksen sähköpostiraportti halutaan vastaanottaa. Jos yrityksessäsi on käytössä luottoraja, kannattaa valita myös kohta Raportoi mikäli asiakkaan luottoraja ylittyy. Näin pysyt perillä asiakkaista, joilla on liikaa maksamattomia laskuja, ja voit ryhtyä tarvittaviin toimiin. 
   
8. Ajastukset-osiossa määritellään Lisää uusi ajastus -painikkeesta napsauttamalla laskujen luonnin rytmi:
   
   
   • Ajastuksia voi luoda useita, mutta voit luoda vain yhden kutakin tyyppiä (päivittäin, viikoittain, kuukausittain).
   • Jos valitset laskujen luontipäiväksi kuukauden 31. päivän eikä kuukaudessa ole kyseistä päivää, ajastus tehdään kuukauden viimeisenä päivänä.

Ajastettujen laskujen luonti ja lähetys

Kun Tehden on luonut ja lähettänyt toistuvat laskut ja koontilaskut ajastetusti ajastusasetuksissa määritellyille asiakkaille ja määriteltynä ajankohtana, asetuksissa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään raportti luoduista laskuista. Raportin sisältö on kuvattu tarkemmin ohjeessa Laskuttamattomat (koontilaskutus). Jos valitsit kohdan Raportoi, mikäli asiakkaan luottoraja ylittyy, raportista löytyy tieto niistä asiakkaista, joille ei luotu laskuja luottorajan ylittymisen vuoksi.

Huom! Jos yhdenkin laskun luominen epäonnistuu, sähköpostiraportin otsikko on "Koontilaskutuksen luominen epäonnistui". Suurin osa laskuista on silti voinut lähteä onnistuneesti, ja niiden tiedot löytyvät sähköpostista. Jos jonkin laskun luominen epäonnistuu, lähete palaa Laskuttamattomat-näkymään. Läheterivillä olevaa huutomerkkiä klikkaamalla näkee, miksi laskun luominen epäonnistui.