Toistuvan laskutuksen ajastaminen

Jäsenyyslaskujen luonti on mahdollista ajastaa siten, että Tehden luo ja lähettää laskut automaattisesti määriteltynä ajankohtana. Kun laskut on luotu, haluttu käyttäjä saa sähköpostiinsa raportin luoduista laskuista ja niiden toimitustavoista sekä laskuista, joiden luonti epäonnistui (mukaan lukien tapaukset, joissa laskua ei luotu luottorajan ylittymisen vuoksi).

Toistuvien laskujen ajastaminen automatisoi kuukausijäsenyyksien laskutuksen. Ajastuksen ansiosta myös pyhäpäiville osuvat laskutuspäivät hoituvat ajallaan eivätkä asiakkaiden kulkuoikeudet pääse katkeamaan.

Jos yrityksessäsi on käytössä erilaisia laskutusjaksoja tai -päiviä tai maksuehtoja, Tehdeniin voi luoda useita erilaisia laskutusajastuksia, esimerkiksi omat ajastusasetuksensa eri toimipisteille, tietyille asiakasryhmille tai jopa yksittäisille asiakkaille.

Jos yritykselläsi on jäsenyyslaskutuksen lisäksi myös muuta laskulle myyntiä (esim. PT-palvelut), toistuvien laskujen ajastamisen yhteydessä ajastat samalla myös koontiin vietyjen muiden laskuttamattomien palveluiden laskujen luonnin ja lähetyksen.

Huom! Ennen koontilaskutuksen ajastamista varmista, että laskuttamattomissa lähetteissä ei ole esimerkiksi hyvin vanhoja lähetteitä, joita ei syystä tai toisesta haluta laskuttaa asiakkaalta. Oletuksena Laskuttamattomat-näkymä näyttää lähetteet viimeisen vuoden ajalta, eli saat vanhat lähetteet näkyviin aikaväliä muuttamalla.

Laskutuksen ajastaminen

1. Siirry Laskutusasetusten Koontilaskutus-välilehdelle ja napsauta Luo uusi -painiketta.
2. Avautuvassa Koontilaskujen ajastus -näkymässä määritellään kaikki ajastuksen tiedot:
   
3. Anna Perustiedot-osiossa ajastukselle nimi ja kuvaus.
4. Asetukset-osiossa määritellään laskutuksen perustiedot. Näistä löydät tarkemman kuvauksen esim. ohjeesta Koontilaskutuksen käyttö. Ainoana poikkeuksena tähän ovat laskujen päivämäärä, toimituspäivä ja arvopäivä, joiden päivämääräksi tulee ajastetuissa laskuissa aina laskujen luontipäivä.
5. Suodattimet-osiossa valitaan, mistä lähetteistä toistuvat laskut ja koontilaskut luodaan. Huom! Toimipiste-, asiakasryhmä- ja asiakassuodattimet pätevät sekä toistuvaan laskutukseen että mahdollisiin koontilaskuihin, ja Laskun summaan kannattaa myös kiinnittää huomiota. Tilaustyyppi-kohta koskee vain koontilaskuja, ei toistuvan laskutuksen laskuja. 
   
   • Voit käyttää yhtä tai useampaa suodatinta, tai jos haluat että ajastus koskee kaikkia laskutusta odottavia laskuprofiileja sekä koonnissa odottavia lähetteitä, olla valitsematta yhtään suodatinta. 
   • Toimipiste- ja Asiakasryhmä-suodattimiin voit valita useita toimipisteitä/asiakasryhmiä.
   • Asiakas-suodattimeen voi valita vain yhden asiakkaan kerrallaan.
   • Tilaustyyppi-suodatinta ei tarvitse toistuvan laskutuksen ajastuksessa valita.
6. Laskun summa -kenttään määritellään summa, joka yhden asiakkaan lähetteistä tulee vähintään tulla, jotta koontilasku luodaan. Kentän voi jättää tyhjäksi, ja jos kohtaan on oman liiketoiminnan kannalta keskeistä määritellä summa, kannattaa huomioida seuraavat seikat:
   • Ajastuksen yhteydessä myynnit luodaan myös niistä laskuprofiileista, joiden laskutettava summa on tässä määriteltyä summaa pienempi. Näitä myyntejä ei kuitenkaan laskuteta, vaan lähete myynnistä jää koontilaskutukseen odottamaan laskuttamista.
   • Lähetteen luonnin yhteydessä laskutusprofiilin tilituote päivittyy eli asiakkaan jäsenyys ja kulkuoikeus jatkuu, vaikka asiakkaalle ei lähetetäkään laskua. 
   • Asiakkaan laskuprofiilin kautta laskutettava summa voi jäädä pieneksi esim. silloin, jos asiakas on maksanut jäsenyyttä ennakkoon liikuntaedulla. Jos tällainen pieni lasku halutaan kuitenkin lähettää, voidaan automaattisen laskutuksen jälkeen käydä tarkistamassa koonnissa olevat (Laskutus-ohjelman Laskuttamattomat-näkymä) lähetteet ja laskuttaa sieltä halutut lähetteet manuaalisesti.
7. Muista valita Toistuva laskutus -kohdassa kohta Luo koontilaskujen lisäksi myös toistuvat laskut.
8. Raportointi-osiossa hallitaan koontilaskutuksesta lähetettäviä raportteja. Anna Raportoinnin sähköposti -kenttään sähköpostiosoite ja valitse, haluatko raportin virhetilanteista, koko koontilaskutuksesta ja/tai luottorajan ylityksistä. Raporteille voi määrittää vain yhden sähköpostiosoitteen.
   • Jos yrityksessäsi on käytössä luottoraja, kannattaa valita myös kohta Haluan raportin luottorajan ylityksistä. Näin pysyt perillä asiakkaista, joilla on liikaa maksamattomia laskuja, ja voit ryhtyä tarvittaviin toimiin. (Tutustu ohjeeseen Asiakkaan jäsenyyden päättämisen muistilista)
     
9. Ajastukset-osiossa määritellään Lisää uusi ajastus -painikkeesta napsauttamalla laskujen luonnin rytmi:
   
   
   • Ajastuksia voi luoda useita, mutta voit luoda vain yhden kutakin tyyppiä (päivittäin, viikoittain, kuukausittain).
   • Jos valitset laskujen luontipäiväksi kuukauden 31. päivän eikä kuukaudessa ole kyseistä päivää, ajastus tehdään kuukauden viimeisenä päivänä.
   • Huomioi, että yhteen ajastukseen kannattaa usein lisätä useampi kuin yksi kuukauden päivä. Esim. jos yrityksen laskuprofiilit alkavat aina kuukauden 1. päivästä ja laskutus tehdään 14 päivää ennen jakson alkua, kuukauden välein toistettavaan ajastukseen kannattaa valita sekä kuukauden 15., 17. että 18. päivä. Tämä perustuu siihen, että kuukausissa on eri määrä päiviä.

Ajastettujen laskujen luonti ja lähetys

Kun Tehden on luonut ja lähettänyt toistuvat laskut ja koontilaskut ajastetusti ajastusasetuksissa määritellyille asiakkaille ja määriteltynä ajankohtana, asetuksissa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään raportti luoduista laskuista, virhetilanteista ja/tai luottorajan ylityksistä. Laskutusraportin sisältö on kuvattu tarkemmin ohjeessa Laskuttamattomat (koontilaskutus). Jos valitsit kohdan Haluan raportin luottorajan ylityksistä, saat raportin niistä asiakkaista, joille ei luotu laskuja luottorajan ylittymisen vuoksi.

Huom! Jos yhdenkin laskun luominen epäonnistuu, sähköpostiraportin otsikko on "Koontilaskutuksen luominen epäonnistui". Suurin osa laskuista on silti voinut lähteä onnistuneesti, ja niiden tiedot löytyvät sähköpostista. Jos jonkin laskun luominen epäonnistuu, lähete palaa Laskuttamattomat-näkymään. Läheterivillä olevaa huutomerkkiä klikkaamalla näkee, miksi laskun luominen epäonnistui.

Katso webinaari toistuvan laskutuksen ja koontilaskutuksen ajastamisesta

Webinaarissa käydään läpi, miten toteutat toistuvan laskutuksen ajastuksen Tehdenissä ja mitä kaikkea kannattaa ajastusta tehdessä ottaa huomioon.

Esimerkkitilanteita

Laskutus kerran kuussa ja laskuprofiilin alkamispäivä kuun 1. päivä

Iso osa yrityksistä haluaa, että laskutuspäivä on kerran kuussa, ja tällöin tavallisin toimintamalli on, että myös kesken kuun jäseneksi liittyneiden asiakkaiden laskuprofiilit tasataan siten, että kaikkien profiilien alkamispäivä on kuun 1. päivä. Tällöin myös maksuehto on tyypillisesti kaikilla asiakkailla sama, yleensä 14 päivää.

Tällaisessa tilanteessa kuukausittaiseen toistuvan laskutuksen ajastukseen kannattaa valita sekä kuukauden 15., 17. että 18. päivä. Tämä perustuu siihen, että kuukausissa on eri määrä päiviä, ja esim. maaliskuun jäsenyydet voi laskuttaa aina jo 15. päivä (jolloin eräpäivä on maaliskuun 1. päivä).

Laskutus kaksi kertaa kuussa, osa profiileista alkaa 1. päivä ja osa 15. päivä

Joissain yrityksissä laskutus halutaan tehdä useammin kuin kerran kuussa, joko kassavirran takia tai koska jäsensopimusehdoissa tarjotaan asiakkaalle useampi vaihtoehto eräpäivälle.

Tällaisissa yrityksissä laskuprofiilit alkavat usein 1. ja 15. päivä. Jos maksuehto kaikilla asiakkailla on edelleen 14 päivää, kuukausittaiseen toistuvan laskutuksen ajastukseen kannattaa valita kuukauden 1. päivä sekä kuukauden 15., 17. ja 18. päivä.

Laskutusta tehdään päivittäin

Joissain yrityksessä ei haluta tasata laskuprofiileja alkamaan millekään tietylle päivälle, vaan asiakkaan laskuprofiili alkaa aina siitä päivästä, jolloin hän on liittynyt jäseneksi. Tällaisessa tapauksessa kannattaa ajastukseen valita laskutus Päivittäin: