Poikkeustilanteet integroiduissa laskutuspalveluissa

Kun yrityksellä on käytössä jokin Tehdeniin integroitu laskutuspalvelu (Finvoicer, Brang, Puro, Ropo, KTI), laskujen hyvittämisessä ja poikkeuksellisesti kassalla maksamisessa tulee noudattaa seuraavia ohjeita.

Asiakas haluaa maksaa laskutuspalveluun jo siirtyneen laskun kassalla, mutta Maksa kassalla -painike ei ole aktiivinen

Jos lasku on lähetetty integroidun laskutuspalvelun kautta, Kopioi kassaan -painike ei ole aktiivinen. Jos asiakas kuitenkin haluaa ehdottomasti maksaa laskun suoraan kassalla, se täytyy ensin hyvittää:

1. Hyvitä alkuperäinen, laskutuspalvelulle siirtynyt lasku Laskutetut-näkymästä. Kun luot hyvityslaskua, muista valita Lähetä hyvityslasku automaattisesti -kohta. Muussa tapauksessa hyvityslasku ei siirry integraatiossa eikä laskutuspalvelu tiedä, että lasku on hyvitetty:
   
2. Luo sitten uusi myynti ja veloita se asiakkaalta kassalla.
3. Sama pätee myös tilanteessa, jossa asiakas haluaa maksaa laskun osittain kassaan: koko lasku täytyy ensin hyvittää ja luoda sitten uusi myynti, josta osa maksetaan heti kassaan ja osasta luodaan lasku.

Asiakas haluaa maksaa liikuntaedulla jo laskutuspalveluun siirtyneen laskun

Jos asiakkaasi haluaa maksaa jo laskutuspalveluun siirtyneen laskun liikuntaedulla, suosittelemme ensisijaisesti myymään asiakkaalle tilimyyntituotetta, jolloin seuraavat toistuvan laskutuksen kautta luotavat laskut kuittaantuvat tilimyyntituotteella, ja asiakas maksaa jo laskutuspalveluun siirtyneen laskun normaalisti. Katso ohje Toistuvan laskutuksen maksaminen liikuntaedulla (Tilimyynti).

Jos asiakas kuitenkin ehdottomasti haluaa maksaa jo laskutuspalveluun siirtyneen laskun liikuntaedulla, voi laskun hyvittää edellä ohjeistetusti, luoda sitten uuden myynnin ja veloittaa sen Smartumia tms. liikuntaetua maksuvälineenä käyttäen.

Asiakkaan jo laskutuspalveluun siirtynyt lasku halutaan hyvittää

Jos laskua ei syystä tai toisesta tarvitsekaan maksaa, se tulisi hyvittää, kuten ohjeistettu edellä kohdassa Asiakas haluaa maksaa laskutuspalveluun jo siirtyneen laskun kassalla, mutta Kopioi kassaan -painike ei ole aktiivinen.

Asiakkaan jo laskutuspalveluun siirtynyt lasku halutaan hyvittää osittain

Jos lasku halutaan hyvittää osittain, kannattaa koko laskun hyvittää, kuten edellä ohjeistettu, ja luoda sitten uusi myynti siitä osuudesta, joka asiakkaalle jää maksettavaksi. Näin laskutuspalveluun jää avoimeksi vain uusi lasku oikealla summalla.

Jos lasku on hyvitetty osittain luomalla kassalla uusi, miinusmerkkinen myynti, laskutuspalveluun ei välttämättä siirry tietoa siitä, että tämä hyvityslasku ja alkuperäinen lasku liittyvät toisiinsa. Tällöin alkuperäinen lasku saattaa näkyä edelleen kokonaan avoinna laskutuskumppanin tiedoissa ja saattaa aiheettomasti siirtyä perintään, vaikka asiakas olisi maksanut sovitusti laskujen erotuksen.

Kannattaa varmistaa laskutuskumppanilta, millaista toimintamallia he suosittelevat tilanteessa, jossa laskulle tulee tehdä osittainen hyvityslasku. Laskutuskumppanin portaalissa voi myös olla mahdollista käydä merkitsemässä, mihin laskuun osittainen hyvityslasku liittyy. Jos käyttämässäsi laskutuspalvelussa on tällainen mahdollisuus, voit hyvittää laskun osittain kassan kautta - kunhan muistat sen jälkeen käydä liittämässä hyvityslaskun ja alkuperäisen laskun toisiinsa.