Laskutusrytmi ja luottoraja avuksi kassavirran parantamiseen

Miten Tehdenin luottoraja vaikuttaa tilituotteen voimassaoloon ja asiakkaan kulkuoikeuksiin?

Tehdenin luottoraja-ominaisuus on liikunta-alan yrityksille hyvä apukeino kassavirran parantamiseen. Luottorajalla tarkoitetaan sitä, paljonko erääntyneitä, maksamattomia laskuja asiakkaalla saa olla. Luottorajan käyttöönoton tarkemmat ohjeet löydät täältä: Toistuva laskutus ja luottoraja.

Luottorajan ylityksen voi halutessaan myös sallia, jolloin asiakkaalle voidaan luoda uusi lasku luottorajan ylityksestä huolimatta. Tällöin yrityksellä on hyvä olla käytössä jokin toimintamalli sille, miten luottorajan ylittäneiden asiakkaiden kanssa toimitaan. Muista, että myös yrityksesi palvelu- ja laskutusehdoissa kannattaa mainita, millä perusteella erääntyneet laskut johtavat jäsenyyden päättämiseen.

Jos luottorajan ylitystä ei sallita, asiakkaalle ei voida luoda uutta laskua, jos tämän luottoraja silloin ylittyisi. Kun laskua ei luoda, tilituotteen voimassaolo ei jatku automaattisesti ja asiakkaan kulkuoikeus katkeaa, kun tilituotteen voimassaolo päättyy. 

Asiakkaan kulkukortti/PIN-koodi EI siis luottorajaa käytettäessä lakkaa toimimasta vielä silloin, kun lasku erääntyy. Tämä tarkoittaa sitä, että mitä etupainotteisemmin laskutat, sitä vähemmän asiakkaillasi on mahdollisuuksia käyttää palveluitasi laskuja maksamatta. Etupainotteinen laskutus on myös kassavirran kannalta hyvä ratkaisu.

Sopivan luottorajan määrittäminen ja yleinen ja asiakaskohtainen luottoraja

Jos yrityksesi myy sekä 1, 3, 6 ja 12 kuukauden jäsenyyksiä tai muuten erihintaisia jäsenyystuotteita eri asiakasryhmille, samaa luottorajaa ei kannata käyttää kaikille asiakkaille.

Jos esimerkiksi tavallisin jäsenyys on kerran kuukaudessa laskutettava, yleiseksi luottorajaksi määritetään usein yhden tai kahden kuukauden kuukausijäsenyyden hinta. Tämän jälkeen voit Toistuva laskutus -näkymässä järjestää listauksen Laskutusjakso-otsikkoa klikkaamalla ja käydä muiden asiakkaiden asiakaskortilla lisäämässä näille sopivan asiakaskohtaisen luottorajan:

Laskutusrytmin vaikutus kassavirtaan

Mitä lyhyempi toistuvan laskuprofiilin Laskutetaan-kenttään annettu aikajakso on, sitä pidempään asiakas voi käydä treenaamassa, vaikka laskuja olisi maksamatta. Seuraavissa esimerkeissä oletetaan, että laskutusprofiilit alkavat aina kuukauden 1. päivä.

Esimerkki 1:

Jäseniä laskutetaan 14 päivää ennen jakson alkua ja maksuehtona on 14 pv netto. Laskut lokakuun jäsenyydestä on mahdollista luoda syyskuun 17. tai 18. päivä, jolloin laskujen eräpäiväksi tulee 1.10. Jos luottorajaksi on asetettu yhden kuukauden jäsenyyden hinta ja asiakas jättää laskunsa maksamatta, hänen kulkuoikeutensa päättyy vasta seuraavana laskutuspäivänä (lokakuun 17. tai 18. päivä).

Esimerkki 2:

Jäseniä laskutetaan 30 päivää ennen jakson alkua ja maksuehtona 14 pv netto. Laskut lokakuun jäsenyydestä luodaan syyskuun 1. päivä ja laskujen eräpäivä on syyskuun 14. päivä. Jos luottorajaksi on asetettu yhden kuukauden jäsenyyden hinta ja asiakas jättää laskunsa maksamatta, hänen kulkuoikeutensa päättyy seuraavana laskutuspäivänä eli lokakuun 1. päivä.

Laskutusrytmin ja luottorajan seurannassa kannattaa tietysti myös huomioida se, että laskuja ei kannata luoda viikonloppuna tai pyhäpäivinä, sillä asiakkaan suoritukset näkyvät tilillä usein vasta seuraavana pankkipäivänä.

Miten muutan laskutusrytmiä?

Jos haluat muuttaa toistuvan laskutuksen laskutusrytmiä, täytyy Laskutetaan-kenttä käydä päivittämässä erikseen jokaisen toistuvan laskuprofiilin tiedoissa.

• Jos yrityksesi käyttää Liity jäseneksi -ominaisuutta, voit tarkistaa laskutusrytmin ominaisuuden asetuksista (Asetukset -> Avoinna24 -> Liity jäseneksi -> Asetukset), Laskutetaan ennakkoon -kohdasta. Kun tämä on päivitetty, ominaisuuden kautta tämän jälkeen jäsenyyden hankkivien asiakkaiden laskuprofiili muodostuu päivitetyn tiedon mukaan eli asiakkaita laskutetaan uuden rytmin mukaan. Tarkemmat ohjeet: Liity jäseneksi -asetukset. 
• Muista tiedottaa asiakkaita laskutusrytmin muutoksesta etukäteen. Tarkista myös, mitä yrityksesi palvelu-/jäsensopimusehdoissa sanotaan laskutusrytmistä ja päivitä ehtoja tarvittaessa.

Erääntyneiden laskujen seuranta ja tilituotteen lukitus

Monissa yrityksissä koetaan, että täyden kuukauden etuajassa laskuttaminen on hankala perustella asiakkaille. Jos laskutat esim. 14 päivää ennen jakson alkua ja haluat varmistaa, että asiakkaan kulkuoikeus päättyy heti, jos lasku on maksamatta, voit toimia seuraavasti:

1. Siirry Laskutus-ohjelman Toistuva laskutus -näkymään. Tunnistat vasemman laidan huutomerkkikuvakkeesta asiakkaat, joiden luottolimiitti ei riitä seuraavan laskun luomiseen eli joilla on luottorajan ylittävä määrä erääntyneitä laskuja:
   
2. Napsauta asiakkaan nimeä ja avaa asiakaskortti uuteen välilehteen. Siirry asiakkaan asiakastilille.
3. Valitse tilituote, jonka kulkuoikeuden haluat poistaa käytöstä. (Jos asiakkaalla on asiakastilillään useita tuotteita, varmista että valitset oikean.) Napsauta Muokkaa ja valitse Voimassaolo päättyy -kenttään kuluva päivä (tai päivä, jolloin haluat asiakkaan kulkuoikeuden päättyvän).  Viesti-kenttään kannattaa lisätä syy tilituotteen voimassaolon päättämiseen. Tallenna.
4. Nyt asiakkaan kulkukortti/PIN-koodi ei enää toimi.
5. Seuraa reskontraan tulevia suorituksia: jos asiakas maksaa laskunsa, täytyy tilituotteelle käydä lisäämässä voimassaoloaikaa mahdollisimman nopeasti.

Yrityksen periaatteena voi olla, että kulkuoikeus halutaan päättää siinä vaiheessa, kun lasku siirtyy perintään. Tällöin voit hakea asiakkaan nimen perusteella Tehdenistä ja päättää tilituotteen voimassaolon.

Jos yrityksessäsi halutaan seurata asiakkaita, joiden kulkuoikeus on manuaalisesti katkaistu, siihen on erilaisia keinoja:

• Luo asiakasryhmä (nimi esim. Kulkuoikeus katkaistu) ja siirrä aina asiakkaat tähän ryhmään, kun käyt päättämässä tilituotteen voimassaolon. Jos kulkuoikeus palautetaan, muista poistaa asiakas ryhmästä.
• Lisää asiakkaiden tietoihin hälyttävä huomio, kun käyt päättämässä tilituotteen voimassaolon. Kun viestin sisältö on aina sama, voit suodattaa Asiakkaat-sivun listausta huomion perusteella. Tähän löydät tarkemmat ohjeet täältä.

Kulkuoikeuden palauttaminen

Kun asiakas maksaa erääntyneen laskunsa, voidaan asiakkaalle jälleen luoda seuraava lasku, ja kun lasku on luotu, kulkuoikeus palautuu. Jos asiakkaan tilituotteen voimassaolo on käyty manuaalisesti päättämässä asiakastilillä, se täytyy myös manuaalisesti palauttaa sitä kautta. 

Kulkuoikeuksien palauttaminen vaatii reskontran seurantaa tai sitä, että asiakas on itse yhteydessä ja ilmoittaa, että on maksanut laskunsa.

Luottoraja ja ulkoinen laskutuspalvelu

Luottorajaominaisuutta ei voi tällä hetkellä käyttää, jos yritys käyttää Tehdeniin integroitua ulkoista laskutuspalvelua: luottorajaominaisuus vaatii Tehdenin oman reskontran käyttöä.

Huom! Kassavirtaa voi parantaa myös siirtymällä neljän viikon laskutuskauteen.