Varattuun ryhmäajanvaraukseen saapumatta tai maksamatta jättäneiden asiakkaiden seuranta

Joskus varsinkin ryhmäajanvarausten tapauksessa voi käydä niin, että paikan varannut asiakas jättää saapumatta tunnille. Tällaisiin tilanteisiin voi yrityksen käytännöistä riippuen soveltaa erilaisia toimintamalleja

Kertojen manuaalinen veloittaminen jälkikäteen

Jos asiakkaalla on voimassa oleva tunnilla käyntiin oikeuttava kortti, asiakaspalvelija/tunnin vetäjä voi veloittaa kerran asiakkaan kortilta jälkikäteen manuaalisesti ryhmäajanvarauksessa tai Asiakkaat -ohjelman asiakaslistauksessa. Tarkemmin asiasta ohjeessa 10 x-kortin/sarjakortin luominen ja kertojen kuluminen. Huomioi, että jos ryhmäajanvarauksella on otettu käyttöön ominaisuus, jolla asiakas irrotetaan varauksesta jos tämä ei ole saapunut paikalle riittävän ajoissa, asiakas ei löydy varauksen osallistujalistasta vaan Automaattisesti irrotetut -kohdasta. Täältä asiakkaan saa nuolipainikkeesta palautettua osallistujalistalle ja veloitettua maksamattoman käynnin:

Toistuvasti aikoja perumatta jättävien asiakkaiden ajanvarausesto

Tehden mahdollistaa varauksia perumatta jättävien asiakkaiden ajanvarauseston: tutustu ohjeeseen Automaattinen ja yksittäisen asiakkaan ajanvarausesto.

Maksamattomien varausten seuranta ajanvarausraportilta

Maksamattomien ja saapumattomien ajanvarausten jälkikäteen seurantaan voi käyttää myös asiakkaiden ajanvarausraporttia. 

Asiakkaan maksamattomien varausten seuraaminen Hälyttävä huomio -kentän avulla

Jos asiakkaalla ei ole voimassa olevaa korttia, jolta käynnin voisi veloittaa, kannattaa asiakkaan tietoihin tehdä hälyttävä huomio ja seurata asiakaslistauksen kautta tällaisia asiakkaita, jotta tuntimaksu voidaan periä heiltä, kun he seuraavan kerran tulevat paikalle.

Kun huomataan, että asiakas on käynyt tunnilla, mutta jättänyt käynnin maksamatta (eikä asiakkaalla ole voimassa olevaa sarjakorttia, jolta käynti voitaisiin jälkikäteen veloittaa), voit toimia seuraavasti:

1. Siirry asiakkaan asiakaskortille ja lisää asiakkaalle Hälyttävä huomio:
   
2. Nyt Asiakkaat-ohjelman Hälyttävä huomio -kentässä näkyy tieto asiakkaan maksamattomasta varauksesta. Kun sovitte yrityksessä yhteisistä merkintätavoista, saat suodatettua esim. "maksamaton"-haulla näkyviin kaikki ne asiakkaat, joilla on maksamattomia varauksia:
   
3. Jos asiakas seuraavan kerran ostaa esim. 10 kerran kortin tai jäsenyyden kassalla tai verkkokaupan kautta, kassahenkilö tai tilauksen käsittelijä näkee asiakkaan hälyttävän huomion ja voi veloittaa maksamattoman tunnin asiakkaalta. Maksamattomia varauksia voi asiakaslistauksen kautta seurata ja veloittaa yrityksessä sovitulla tavalla. Huom! Kun asiakas maksaa velkansa, muista poistaa hälyttävä huomio.