Inventoinnin parhaita käytäntöjä

Inventointi selvittää inventointierot ja sen, mikä yrityksesi prosessi niitä aiheuttaa.

Inventoinnin suunnittelu - alueperusteinen vai tuoteryhmäpohjainen inventointi?

Alueperusteisessa inventoinnissa inventoit kaikki tuotteet tietyllä alueella joko pohjautuen hyllypaikkatietoon tai esimerkiksi varaston pohjakarttaan. Alueperustainen inventointi on erityisen tehokasta silloin, jos myymäläsi kaikki tuotteet ovat yhdellä hyllypaikalla tai hyllypaikkatiedot ovat laajasti käytössä ja voit erottaa alueet laskettaviksi hyllypaikkojen perusteella.

Alueperusteisen inventoinnin vahvuuksia:

• Inventoijan ei tarvitse siirtyä paikasta toiseen tuotteiden välillä, vaan hän voi jatkaa seuraavaan tuotteeseen sijainnin perusteella.
• Löydät varastosta tuotteet, joita ei jostain syystä ole järjestelmässä ollenkaan. 

Tuoteryhmäpohjainen inventointi sopii yrityksellesi, jos saman tuoteryhmän tuotteet ovat suunnilleen samalla puolella varastoa, jolloin varastossa ei tarvitse siirtyä paikasta toiseen tuotteiden välillä.

Tuoteryhmäperusteisen inventoinnin vahvuuksia:

• Voidaan huomioida hyvin eri tuoteryhmien erot sen suhteen, miten herkkä tuoteryhmä on inventointieroille. 

Inventoinnin päättäminen

Kun kaikki tuotteet inventaariosta on laskettu, käydään läpi inventointierot. Mikäli jotkin erot ovat suuria, tehdään näiden tuotteiden osalta tarkistuslaskenta. Inventointierojen läpikäynnissä on hyvä noudattaa olennaisuusperiaatetta, sillä inventointieroja syntyy monien eri syiden summana käytännössä aina jonkinlainen määrä.

Kun inventaari on tarkastuksienkin osalta tehty, on aika päättää inventaari. Varastotapahtumaraportilta pääsee näkemään kirjatut inventointierot. Kirjattu inventointiero vaikuttaa varaston arvoon
reaaliaikaisesti joko nostavasti tai laskevasti.

Miksi inventaarieroja voi syntyä?

Inventaariero on usein merkki siitä, että jokin prosessi yrityksessä ei toimi optimaalisesti. Inventointieroja ei tulisi kirjata inventointieroksi ennen kuin on selvitetty, miksi inventaariero on syntynyt.

Syy inventaarieroihin voi löytyä esim. seuraavista:

• Yrityksen ostamiseen ja myymiseen liittyvät paperityöt - onko kaikki hyllyyn laitetut tavarat kirjattu järjestelmään ja hyllystä otetut kirjattu järjestelmästä pois?

• Toisiinsa sekoittuvat tuotteet - onko tuote mahdollisesti sekoitettu toiseen vastaavaan tuotteeseen, jonka saldo heittää vastaavasti toiseen suuntaan? Jos näin on, voiko tuotteen tunnistusta kehittää varmemmaksi (esim. viivakoodeilla)?
• Tekemättä jääneet varastotapahtumat - onko tuotetta mahdollisesti esim. siirretty toimipisteestä toiseen ja se on jäänyt kirjaamatta?
• Tuotteiden puutteellinen tunnistaminen ja manuaalisen haun käyttö - meneekö varastotapahtumia tästä syystä väärille tuotteille?
• Samaa tuotetta useissa varastopaikoissa - voisiko hyllypaikkojen käyttöönotto tai käyttöasteen parantaminen auttaa myös inventoinnin toteutuksessa?