Asiakasnumerointi ja asiakastunnisteet

Asiakasnumero vai tunniste?

Tehdenissä asiakkaat voi halutessaan yksilöidä joko automaattisesti luotavalla juoksevalla asiakasnumerolla tai itse lisättävällä asiakastunnisteella. 

Jos haluat käyttää asiakkaillasi samaa asiakasnumeroa kuin esimerkiksi jossain toisessa järjestelmässä, kannattaa lisätä asiakkaalle tämä numero tunnisteeksi ja jättää Tehdenin oma asiakasnumerointi aktivoimatta. Jos taas haluat asiakkaasta riippuen käyttää joko asiakasnumerointia tai asiakastunnistetta, voit käyttää molempia ja valita, kumpi näistä näytetään Tehdenissä (tai piilottaa molemmat). Sekä asiakasnumero että -tunniste löytyvät aina asiakkaan asiakaskortilta, mutta voit valita näistä vain toisen näkymään esimerkiksi asiakaslistauksessa (katso Asiakastunnisteiden näkyvyys).

Asiakasnumeroinnin käyttöönotto

Asiakasnumerointi tarkoittaa asiakkaan tiedoissa näkyvää juoksevaa numeroa. Kun asiakasnumerointi on käytössä, Tehden luo numeron automaattisesti uudelle asiakkaalle.

1. Mene kohtaan Asetukset / Yritysasetukset ja valitse vasemman reunan valikosta Numerosarjat.
2. Klikkaa Luo uusi.
3. Valitse tyypiksi Asiakas.
4. Aloituspäivä on yleensä nykyinen päivämäärä.
5. Anna sarjan aloitus- ja lopetusnumero.
6. Kun luot asiakasnumeroinnin ensimmäistä kertaa, sinulla voi olla asiakaslistalla jo asiakkaita, joilla ei ole asiakasnumeroa. Jos haluat näille asiakkaille numeroinnin, lisää rasti kohtaan Lisää asiakasnumerot olemassa oleville asiakkaille.
7. Tallenna.

Käyttöön otettu asiakasnumerointisarja voidaan myös poistaa, mutta numerosarjan poistaminen ei poista siihen mennessä luotuja asiakasnumeroita asiakkailta. Jos siis päätät, että et halua käyttää asiakasnumeroita, voit käydä Yritysasetusten Käyttöliittymä-välilehdellä piilottamassa asiakasnumerot.

Asiakastunnisteiden näkyvyys

Voit lisätä asiakkaalle sekä asiakasnumeron että tunnisteen ja käyttää kumpaa tahansa hakuterminä asiakashauissa. Voit kuitenkin valita näistä vain toisen näytettäväksi asiakkaan nimen yhteydessä hakutuloksissa ja taulukoissa. 

Siirry kohtaan Asetukset / Yritysasetukset / Käyttöliittymä ja valitse, miten haluat asiakastunnisteiden näkyvän ohjelmassa:

Jos asiakasnumerointi on otettu käyttöön mutta asiakastunnisteiden näkyvyydeksi on valittu piilotettu, asiakasnumero näkyy vain Asiakkaat-ohjelman listalla ja asiakaskortilla. Asiakasnumero toimii ohjelmistossa hakuterminä, mutta hakutuloksessa näytetään ainoastaan asiakkaan nimi.

Jos valitset asiakasnumeron näytettäväksi, numero näkyy asiakkaan nimen perässä hakukenttien tuloslistoissa läpi ohjelmiston. Lisäksi asiakastietoja käsittelevissä taulukoissa on asiakkaan nimen lisäksi näkyvissä asiakasnumero.

Jos valitset tunnisteen näytettäväksi, asiakasnumero näkyy ainoastaan asiakaskortilla, mutta sitä voi silti käyttää hakuterminä kassalla ja muissa asiakashauissa.

Oman asiakastunnisteen käyttäminen

Asiakaskortilla on mahdollisuus lisätä asiakkaalle tunniste, joka voi sisältää merkkejä ja numeroita. Tunnisteena voi käyttää jopa viivakoodia tai QR-koodia, jos tämä helpottaa asiakkaan hakemista esim. kassalla jonkinlaiseen kanta-asiakas- tai jäsenkorttiin painetun koodin perusteella. Tunnistetta ei tarvitse ottaa erikseen käyttöön, vaan sen voi lisätä käsin jokaisen asiakkaan tietokortille.

Jos haluat käyttää Tehdenissä kaikilla tai joillakin asiakkaillasi samaa asiakasnumeroa kuin jossain toisessa järjestelmässä (esim. potilastietojärjestelmä), se onnistuu tunnisteen avulla.