Tehdenin kirjanpitoon liittyvät tausta-asetukset määritellään pääasiassa Yritysasetuksissa ( -kuvake -> Yritysasetukset -> Kirjanpito). Tässä ohjeessa avataan tarkemmin Tehdenin kirjanpitoa sekä sitä, mihin Kirjanpito-välilehdellä tehtävät asetukset vaikuttavat.

Tehdenin kirjanpito

Tehden-ohjelmiston kassakirjanpidossa jokainen yksittäinen tapahtuma tiliöidään järjestelmässä olevan tilikartan perusteella.

Kirjanpitomerkintä on pysyvä ja kaikki tapahtumat arkistoidaan aikajärjestyksessä. Kirjanpidon näkökulmasta kyseessa on osakirjanpito, josta kaikki kuukauden tapahtumat siirretään pääkirjanpitoon yhdellä koontikuitilla.

Osakirjanpitoa käytettäessä yrityksen myyntejä ja rahaliikennettä seurataan Raportointi-osiosta löytyvien kirjanpitoraporttien avulla. Koontikuitti on tilikooste, johon on summattu kaikki raportointijakson tapahtumat kirjanpitotileittäin yhteen. Koontikuitti kerää tiedot sekä Kassakirjanpito- että reskontrakirjanpitoraportilta.  

Kassakirjanpitoraportti taas sisältää yksityiskohtaiset tiedot, joiden avulla tilintarkastajan on helppo todeta kirjausketjun aukottomuus yksittäisestä tositteesta tilinpäätökseenasti. Varastokirjanpitoraportin avulla voit seurata varaston arvon muutosta juoksevasti, jolloin kesken vuotta ajetut tuloslaskelmat ja taseet antavat hyvän kuvan sen hetkisestä tilanteesta.

Osakirjanpito säästää yrittäjän kustannuksia, koska päivittäisiä kassanauhoja ei tarvitse enää toimittaa kirjanpitäjälle erikseen. Osakirjanpitoa ei kuitenkaan ole pakko käyttää, vaan kassajärjestelmän tiedot voi halutessaan siirtää pääkirjanpitoon päiväkohtaisesti. Tällöin myyntejä voi seurata esim. Myyntiraportilta tai Päiväraportilta.

Nettokirjausmenettely

Nettokirjausmenettelyssä ostot ja myynnit kirjataan ilman suoritettavaa tai vähennettävää arvonlisäveroa. Arvonlisävero kirjataan rahoitustapahtumana myynnin yhteydessä suoraan arvonlisäverovelaksi. Vastaavasti oston yhteydessä arvonlisävero kirjataan arvonlisäverosaamiseksi.

Tilitettävä alv saadaan hankintojen alv-saamiset- ja myynnin alv-velka -tilien erotuksesta

Tehdenissä nettokirjausmenettely näkyy siten, että myynti kirjautuu veroineen maksutapahtumalajin tilille, vastakirjauksen veroton osuus kirjautuu myyntitilille ja arvonlisävero ALV-velkatilille. Myynnin verottomalle osuudelle voi käyttää joko yhtä myyntitiliä tai antaa jokaiselle veroluokalle omat myyntitilit.

Myyntitilejä voidaan määrittää myös tuoteryhmän perusteella. Esim. lisäravinteiden myynnissä veroton osuus voitaisiin kirjata Lisäravinnemyynti-nimiselle kirjanpitotilille, joka on sidottu Lisäravinteet-tuoteryhmään. Nettokirjausmenettelyn yhteydessä tuoteryhmälle merkitty kirjanpitotili periytyy myös kyseisen tuoteryhmän alaryhmille, mikäli alemman tason tuoteryhmälle ei ole merkitty muuta kirjanpitotiliä. Toisin sanoen, kun myydään tuote, jonka tuoteryhmän tiedoissa ei ole kirjanpitotiliä, ohjelma tarkistaa tuoteryhmäpuusta onko ylemmän tason tuoteryhmällä kirjanpitotiliä. Jos tuoteryhmäkohtaista kirjanpitotiliä ei löydy, myynti kirjataan veroluokan mukaiselle verottoman osuuden tilille, joka on määritelty Yritysasetusten Veroluokissa.

Bruttokirjausmenettely

Bruttokirjausmenettelyssä ostot ja myynnit kirjataan kirjanpitoon arvonlisäveroa vähentämättä. Suoritettava arvonlisävero siirretään omille tileilleen kuukausittain. Toisin sanoen bruttokirjausta käytettäessä arvonlisäverolliset myynnit ja ostot kirjataan verollisina ja kirjanpitäjä kirjaa arvonlisäveron osuuden erillisenä vientinä.

Tehdenin puolella bruttokirjausmenettely näkyy siten, että kirjaus tehdään verollisena maksutapahtumalajin tilille ja vastakirjaus verollisena veroluokan mukaiselle myyntitilille. Esim. 15 euron käteismyynnin veroerittely:

ja tiliöinti:

Jos bruttokirjausmenettelyn yhteydessä halutaan käyttää tuoteryhmäkohtaisia kirjanpitotilejä, kirjaustapa on otettava erikseen käyttöön (Asetukset / Yritysasetukset / Kirjanpito -> Käytä ensisijaisesti tuoteryhmien tilejä bruttomenettelyssä). Tällöin samaan tuoteryhmään voi lisätä vain yhden arvonlisäveroluokan tuotteita. Tuoteryhmäkohtaiset tilit luodaan yritysasetusten Tilikartta-sivulla ja tuoteryhmän tiedoissa valitaan kyseiselle tuoteryhmälle oikea kirjanpitotili.

Kun tuoteryhmäkohtainen kirjaustapa on käytössä bruttokirjauksen yhteydessä, ohjelma tarkistaa tuotetta myytäessä, onko tuotteen tuoteryhmälle merkitty kirjanpitotili. Mikäli tällaista ei löydy, myynti kirjataan tuotteen veroluokan mukaiselle myyntitilille. 

Tuoteryhmäkohtaiset kirjanpitotilit

Tehden mahdollistaa tuoteryhmäkohtaiset kirjanpitotilisidokset, ja tätä kautta tiettyjen tuotemyyntien ohjaamisen omalle kirjanpitotililleen. Jos tuoteryhmäkohtaista kirjanpitotiliä halutaan käyttää bruttokirjanpitomenettelyssä, täytyy se sallia erikseen Yritysasetusten Kirjanpitoasetuksissa:

Varaston arvostusmenetelmä

Tehdenin oletusarvona näytetään keskiarvo varastokohtaisesti. Valita voi myös keskiarvon varastopaikkakohtaisesti, jolloin saadut tiedot ovat varastokohtaisia tarkempia. Kolmas vaihtoehto on ns. FIFO- eli First in First out -menetelmä. Kun tämä on käytössä, ensimmäisenä varastoon tullut arvo myös lähtee sieltä ensimmäisenä. Varaston arvostusmenetelmän pääsee valitsemaan Muokkaa-painikkeella.

Esimerkki varaston arvon muodostumisesta:

• Jos varastoon hankitun tuotteen hankintahinta on ensin ollut 1 € / kpl ja noussut sitten kahteen euroon, varaston keskiostohinta on 1,5 €.
• Kun käytössä on joko varasto- tai varastopaikkakohtainen keskiarvo, varaston arvo vähenee aina 1,5 €:lla, kun tuotetta myydään yksi kappale.
• Kun käytössä on FIFO-menetelmä, varaston arvo vähenee 1 €:llä, kun ensimmäinen tuote myydään, ja 2 €:llä, kun toinen tuote myydään.

Marginaaliverotus

Tehden-ohjelmistoa on mahdollista käyttää myös käytetyn tavaran myynnissä. Marginaaliveron käsittelyssä Tehden tukee yksinkertaistettua menettelyä, jossa marginaalivero tilitetään kuukausittain kertyneestä myyntikatteesta. Tämä malli on valittu, koska siinä negatiivinen marginaali vaikuttaa myyntikatteeseen vähentävästi. Yksinkertaistettu menettely tulee siten yritykselle edullisemmaksi kuin tavarakohtainen menettely, jossa marginaalivero tilitetään jokaisesta myyntirivistä erikseen eikä negatiivista marginaalia voi vähentää. Käytetyn tavaran myymistä varten Tuotteet-ohjelmassa on tuotetyyppi Käytetty tavara. Kun myy käytetyn tavaran kassalla, ohjelma laskee myyntihinnan ja ostohinnan erotuksen marginaaliverotusta varten.

Tehdenin tilikartassa on oletuksena kirjanpitotili "3017, Marginaaliverotettava osuus", jolle kirjataan myynnistä marginaaliverotettava osuus (kate). Ostohinnan osuus kirjataan oletuksena tilille "Myynti alv 0%". Mikäli käytössä on nettokirjausmenettely, marginaaliverotettava osuus jaetaan siten, että arvonlisäveron osuus kirjataan ALV-velkatilille ja loput marginaaliverotettavan osuuden tilille.

Kirjanpitotilejä voi muokata yritysasetusten Tilikartta-välilehdellä tarpeen mukaan.

Kassavirheiden kohdistaminen

Jos yrityksen kassa sinetöidään ensin ja täsmäytetään vasta myöhempänä ajankohtana, voi olla käytännöllistä ottaa käyttöön kassavirheiden sinetöintiajalle kohdistaminen. Kun tämä kohta valitaan yrityksen kirjanpitoasetuksissa, täsmäytyksessä todettavat kassavirheet kirjataan täsmäytyshetken sijaan sinetöintihetkelle. Näin sekä raporteilla että rahasäilöjen täsmäytysvälilehdellä kassavirhe näkyy sinetöintiajankohtana.

Suosittelemme myös kirjaamaan täsmäytyserot ja pyöristyserot omille tileilleen. Nämä tilit määritellään Yritysasetusten Kirjanpito-välilehden Kirjanpito-osiossa. Kassan laskennassa tapahtuvat erot kirjautuvat Täsmäytyserot-tilille, pyöristyserot taas liittyvät käteisen pyöristyksiin, ja myös arvoseteleiden (lounassetelit, liikuntaedut) pyöristyseroille määritellään oma kirjanpitotilinsä. Omat tilit ovat tärkeitä siinä vaiheessa, jos esimerkiksi kassan laskennan eroja pitää jälkikäteen tutkia, sillä selvittelystä tulee hankalaa, jos myös pyöristyserot on kirjattu samalle tilille.

Kierrätystuotteiden arvo varastossa

Kierrätystuotteella tarkoitetaan tässä yhteydessä tuotetta tai tuotteen osaa, jonka asiakas voi palauttaa yritykselle ja yritys edelleen palauttaa toimittajalleen ja saada tältä tilalle uuden tuotteen (esim. levyjarrut). Yritysasetuksissa voi valita, halutaanko, että kun asiakas palauttaa kierrätystuotteen, se otetaan varastoon vastaan ilman arvoa.

Kierrätystuotteiden varaston arvo lasketaan tilinpäätöksessä Varaston arvo -raportilla näkyvän ostohinnan perusteella, joka on siis pantin arvo, jonka toimittaja maksaa tilinpäätöshetkellä kierrätystuotteesta. Jos asetus on käytössä eli kierrätystuote otetaan varastoon vastaan ilman arvoa, myös kierrätystuotteen myynti käsitellään katteettomana eli myyntiriville tallennetaan ostohinta samaksi kuin myyntihinta jolloin kate on 0. Jos yrityksesi käsittelee kierrätystuotteita, astuksen käytöstä kannattaa keskustella kirjanpitäjän kanssa.

Yrityksen omat kirjanpitotoiminnot

Tähän osioon voit luoda uusia varastokirjausvaihtoehtoja esimerkiksi:

1. Lahjaksi annettavat tuotteet
2. Oma käyttö
3. Hävikki  

Lisää tarvittaessa myös tilikarttaan uusi kirjanpitotili näitä kirjauksia varten, niin saat valittua käytölle oikean tilin. 

Yleinen oma käyttö -varastokirjaus on oletuksena sallittu, mutta sen voi estää poistamalla rastin ruudusta. Tämä voi olla tarpeen, sillä yleisessä omassa käytössä Tehden-käyttäjä valitsee itse varastokirjauksen osto- ja kulutilit, mistä voi seurata kirjausvirheitä. Tilalle voi yhdessä kirjanpitäjän kanssa luoda omaa käyttöä varten uuden varastokirjausvaihtoehdon, jossa kirjapitotilit on valmiiksi valittu. Kts. ohjeet uuden varastokirjausvaihtoehdon luomiseen.

Varastokirjaustoimenpiteet tehdään kohdasta Tuotteet/Varasto ja valitsemalla varastonäkymässä kohdasta Tuotteet/Muut kirjaukset. 

Varastoon tehdyt muut kirjaukset näkyvät myös kirjanpidon koontikuitilla Tuotevaraston muutoksena, lahjaksi annettuina tuotteina tai hävikkinä, ja ne näkyvät tositetasolla myös kassakirjanpitoraportilla.

Tilikartta

Kaikilla Tehdeniä käyttävillä yrityksillä on käytössään oletustilikartta (Yritysasetukset -> Tilikartta), johon on mahdollista lisätä tilejä tarpeen mukaan. Tilikartta ei näy pelkillä kirjanpitäjän oikeuksilla, joten sitä on tarkasteltava yhdessä yrityksen pääkäyttäjän kanssa hänen tunnuksillaan. 

Jos tilikarttaan tarvitsee lisätä uusia tilejä, lisäykset tulisi tehdä yhdessä kirjanpitäjän kanssa sovittuna ajankohtana. Jos haluat vain muokata olemassa olevien tilien nimiä tai numeroita, ei muokkausajankohdalla ole väliä, sillä muutokset tulevat voimaan takautuvasti. Muista tällaisessa tilanteessa aina varmistaa, että kohta Älä luo uutta kirjanpitotiliä on valittuna:

Lahjakortit

Tehdenissä on lahjakorttimyyntiä varten oma tuotetyyppi Lahjakortti. Yleensä lahjakorttien myyntiä seurataan Myyntiraportilta ja lahjakorttien käyttöä tai vanhentumista Lahjakorttiraportilta.

Lahjakorttimyynti ei oletuksena kirjaudu erilliselle kirjanpitotilille. Ohjelmaan voi kuitenkin luoda tuoteryhmän Lahjakortit ja uuden kirjanpitotilin (esim. Saadut ennakot). Tarkemmat ohjeet tähän löydät Lahjakortit-ohjeesta.

Yksikäyttöarvoseteliin liittyvien tavaroiden tai palvelujen myynnistä pidetään myynnistä saatuna ennakkomaksuna. Tällöin vero suoritetaan lahjakortin myyntihetkellä.

Kun lahjakortti myydään kassalla, kirjautuu myyntiä sen veroluokan myyntitilille, millä lahjakortti on myyty. Myyntiraportilla lahjakortin myyntisumma näkyy Lahjakortti-rivillä. Lahjakorttiraportilla lahjakortin arvo näkyy Myyty-kohdassa.

Kun asiakas käyttää lahjakortin, kassaan lyödään ostettavat tuotteet ja maksutavaksi valitaan lahjakortti. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäverot ovat samat, myynnistä ei synny ALV-velkaa ja se kirjataan ja vastakirjataan samalle tilille. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäveroluokat eroavat, verotettava myyntisumma siirtyy toisen veroluokan tilille.

Monikäyttöarvosetelin myynnistä arvonlisävero suoritetaan vasta setelin lunastushetkellä eli kun tavara tai palvelu tosiasiallisesti toimitetaan. Jos loppukäyttäjä ei lunasta monikäyttöarvoseteliä sen voimassaoloaikana, maksetusta vastikkeesta ei suoriteta veroa.

Myyntiraportilla myyntisummat näkyvät niiden tuotteiden kohdalla mitä on myyty. Voit valita näkyykö myyntiraportilla lahjakortin käyttö omana rivinään negatiivisella summalla vai vähennetäänkö lahjakorttien käyttö lahjakorttien myynnin summasta.