Uuden toimipisteen luonti

Toimipisteiden tyypit

Toimipisteitä on neljää tyyppiä.

• Toimipiste tarkoittaa yrityksen toimipistettä, jolla on oma kassa ja yleensä eri osoite kuin päätoimipisteellä.
• Sopimusyritys omana toimipisteenä on sopiva valinta silloin, kun sopimusyrittäjä tarvitsee oman kassan lisäksi oman toimipisteen näkyviin Avoinna24-ajanvaraukseen. Toimipiste voi sijaita joko samassa tai eri osoitteessa. Huom! Jos yrityksellä on käytössä Tehdenin myyntireskontra, tällaista toimipistettä ei voi luoda.
• Sopimusyritys toimipisteen alla on sopiva valinta silloin, kun sopimusyrittäjä toimii pääyrityksen tiloissa ja tarvitsee oman kassan. Tässä tapauksessa sopimusyrittäjä näkyy Avoinna24-ajanvarauksessa yhtenä palveluntarjoajana siinä toimipisteessä, jonka alle sopimusyritys luodaan. Huom! Jos yrityksellä on käytössä Tehdenin myyntireskontra, tällaista toimipistettä ei voi luoda.
• Osasto toimipisteen alla sopii ison pääyrityksen pienemmälle yksikölle, joka sijaitsee samassa osoitteessa. Osastosta voi kirjata myyntejä myyntitilauksilla ja myyntitilausraportin voi suodattaa osaston mukaan. Osastoon ei voi lisätä Avoinna24-palvelun kautta varattavia palveluita. Huom! Osastolle tehtävät myynnit (kuitit) kirjautuvat päätoimipisteen alle, sillä osastolle ei voida luoda omaa kassalipasta. Siksi myös myyntitilausraportti näyttää osastolle kirjatut myynnit toimipisteen alla.

Tavallisen toimipisteen luominen

1. Klikkaa rataspainiketta valikkopalkin ylärivillä. Siirry alavalikosta Yritysasetukset-osioon, jolloin näkyviin tulee Yritystiedot-sivu.
2. Klikkaa Luo uusi -painiketta.
3. Valitse tyypiksi Toimipiste.
4. Anna toimipisteelle nimi. Tämän voi asettaa näkymään kuitilla ja Avoinna24-palvelussa.
5. Toimipisteelle voi käyttää myös koodia. Huom! Jos yritykselläsi on käytössä Finvoice-aineistoa käyttävä taloushallinnon integraatio, jossa toimipisteen koodia käyteetään kustannuspaikkatiedon siirtoon, koodi saa olla enintään 4 merkkiä pitkä.
6. Jos haluat että toimipiste näkyy Avoinna24-ajanvarauksen toimipistevalikossa, rasti kohta Toimipiste näkyy Avoinna24-palvelussa.
7. Osoitetiedot ovat pakolliset. Voit myös merkitä toimipisteen puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Huom! Erityisesti yrityksen päätoimipisteen sähköpostiosoitteen on hyvä olla ajan tasalla, sillä useita mahdollisia Tehdenistä lähetettäviä, ohjelman toimintaan liittyviä automaattisia viestejä lähetetään tähän osoitteeseen.
8. Voit luoda toimipisteelle varaston. Varaston voi luoda myös jälkikäteen, katso ohje Uuden varaston luominen.
9. Voit luoda toimipisteelle kassalippaan ja kassakaapin. Nämäkin voi luoda jälkikäteen, katso ohje Uuden kassan luonti.
   • Huomioi, että jos haluat kirjata uudelle toimipisteelle myyntejä (myös esim. A24-verkkokaupan tai laskutuksen kautta, eli vaikka toimipisteellä ei tehtäisi tavallista kassamyyntiä), uuden kassan luonti on pakollista. Jos valitset kassalippaan luomisen, mutta tilaukseesi ei sisälly riittävän montaa kassaa, Tehden kehottaa kasvattamaan tilauksen kokoluokkaa olemalla yhteydessä myyntiin:
     
10. Jos et halua toimipisteen nimeä kuitille, poista rasti kohdasta Näytä toimipisteen nimi kuitilla.
11. Klikkaa Tallenna-painiketta.

Kun olet luonut uuden toimipisteen

• Lisää toimipisteelle käyttäjät. Uusissa toimipisteissä ei ole vielä käyttäjiä. Heidät lisätään asetusten Käyttäjähallinta -osiossa. Muokkaa samalla käyttäjien käyttöoikeuksia tarpeen mukaan.
• Tarkista toimipisteen yhteystiedot. Jos haluat muuttaa esim. toimipisteen puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta, klikkaa ensin toimipisteen nimeä ja sitten Muokkaa-painiketta tietokortilla. Toimipisteen sähköpostiosoitetta käytetään esim. tilanteissa, joissa yritykselläsi on useita toimipisteitä, joihin asiakas voi tehdä varauksen Avoinna24:n kautta (lue lisää: Ajanvarausvahvistukset Avoinna24:n kautta tehdyistä varauksista).
• Luo tarvittaessa pankkitilitettävä kassalipas. Tämän voi luoda vasta, kun toimipiste on jo perustettu. Ohjeet: Uuden kassan luonti.
• Tarkasta uuden toimipisteen kuitin asetukset. Toimipisteen tiedoissa määritetään, miten yrityksen nimi näytetään kuitilla (ks. ohje Yritystiedot ja toimipisteet). Laajemmin Kuitin asetuksia muokataan Yritysasetusten Myynnin asetuksissa. Ohjeet: Kuitin asetukset.
• Perusta toimipisteelle tarvittaessa pohjakassa. Ohjeet: Ylimääräinen tilitys ja pohjakassan asettaminen.
• Käy tarvittaessa muokkaamassa toimipisteen kassan välilehtiä. Näin löydät kassalla nopeasti ne toiminnot, joita siellä yleensä tarvitset. Ohjeet: Kassan välilehtien muokkaaminen.

Sopimusyritystoimipisteen lisääminen toisen toimipisteen alle tai omana toimipisteenä

Sopimusyrityksen luominen eroaa hieman tavallisen toimipisteen luomisesta.

1. Klikkaa rataspainiketta valikkopalkin ylärivillä. Siirry alavalikosta Yritysasetukset-osioon, jolloin näkyviin tulee Yritystiedot-sivu.
2. Klikkaa Luo uusi -painiketta.

3. Valitse toimipisteen tyypiksi Sopimusyritys toimipisteen alla. (Mikäli sopimusyrittäjä tarvitsee oman kassan lisäksi oman toimipisteen näkyviin Avoinna24-ajanvaraukseen, niin oikea toimipisteen tyyppi on Sopimusyritys omana toimipisteenä)

4. Kirjoita lomakkeen kenttiin sopimusyrityksen virallinen nimi, markkinointinimi (voi olla sama kuin edellinen) ja y-tunnus.
5. Valitse minkä toimipisteen alle sopimusyritys luodaan.
6. Lisää osoitetiedot (samat kuin toimipisteellä, jonka alle sopimusyritys luodaan). Voit myös merkitä toimipisteen puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. 
7. Voit tarvittaessa luoda sopimusyrittäjälle oman varaston. Varaston voi luoda myös jälkikäteen (Tuotteet / Varasto). Tutustu myös erilliseen ohjeeseen varastotuotteiden myymisestä sopimusyrityksessä.
8. Kassalipas, kassakaappi ja pankki luodaan myöhemmin erikseen Kassan Rahasäilöt-sivulla. Tällöin pääsee valitsemaan tarkemmin kassan käyttöoikeudet. Älä siis luo kassalipasta tai -kaappia vielä tässä vaiheessa.
9. Valitse kuitilla näytettävät tiedot. Suosittelemme että vähintään sopimusyrityksen nimi ja y-tunnus näkyvät.
10. Klikkaa Tallenna-painiketta.

Kun olet luonut sopimusyritys-toimipisteen

• Lisää toimipisteelle käyttäjät asetusten Käyttäjähallinta-osiossa. Muokkaa samalla käyttäjien käyttöoikeuksia tarpeen mukaan ja varmista, että sopimusyrittäjällä on omaan toimipisteeseensä esim. täydet raportointioikeudet.
• Luo pankkitilitettävä kassalipas ja tarvittaessa kassakaappit ja pankkitilit. Toimipisteeksi valitaan sopimusyritystoimipiste, pankkitili voi olla yhteinen (mutta jos sopimusyrittäjä haluaa laskuttaa oman yrityksensä nimellä, lisätään oma pankkitili). Jos pääyrittäjä ja sopimusyrittäjä voivat myydä ristiin toistensa kassoihin, kassalippaan on oltava yhteinen. Ohjeet: Uuden kassan luonti.

Toimipiste messuja varten

Jos yrityksesi käy messuilla tms. tapahtumissa, voi olla kannattavaa luoda tapahtumia varten uusi toimipiste ja sille mahdollisesti myös oma varasto ja uusi pankkitilitettävä kassalipas.

Miksi messuja varten kannattaa luoda uusi toimipiste, varasto ja kassalipas?

• Kun kirjaudutaan messutoimipisteeseen, kassalla myytävät tuotteet kerätään aina ensisijaisesti sen toimipisteen varastosta, eli varastosaldot eivät mene sekaisin.
• Kun messumyynnit ovat tietyn toimipisteen alla, niitä on helpompi seurata myyntiraporteilla.
• Jos messujen aikana on myyntiä myös yrityksen kivijalassa ja/tai verkkokaupassa, erilliset kassalippaat helpottavat kassan täsmäyttämistä ja tilittämistä huomattavasti.

Toimipisteelle voi luoda myös erillisen messukäyttäjän, jonka tunnuksilla kaikki messuilla myyntejä kirjaavat työntekijät kirjautuvat Tehdeniin. Näin kaikki messumyynnit menevät varmasti oikeaan toimipisteeseen ja kassaan. (Kts. Uuden käyttäjän luonti) Vaihtoehtoisesti toimipisteelle lisätään käyttäjiksi messuille lähtevät työntekijät.