Yritystiedot ja toimipisteet

Pääyritys ja asetukset

Yritystiedot löytyvät Tehdenissä yläpalkin rataspainiketta napsauttamalla. Voit muokata pääyrityksen tietoja ja asetuksia Muokkaa-painiketta napsauttamalla.

Pääyritys-osiossa näkyvät yrityksen virallinen nimi, Y-tunnus, ALV-tunnus, kotisivu, markkinointinimi ja mahdolliset aputoiminimet. Asetuksissa puolestaan näkyy ohjelmiston käyttöön liittyviä asetuksia.

Markkinointinimi näkyy asiakkaille kuitilla ja Avoinna24-palvelussa, jos se on käytössä. Jos kyseessä on usean toiminimen muodostama kokonaisuus, markkinointinimi on yleensä toiminimien yhteinen.

Voit asettaa yrityksellesi aputoiminimen, joka voidaan näyttää yrityksesi laskuilla. Aputoiminimi ei näy muualla ohjelmassa. Täällä lisää tietoa laskupohjista: Laskupohjat (uusi)

Tehden luo yrityksen Y-tunnuksesta automaattisesti myös ALV-tunnuksen, jota käytetään esim. myyntilaskuilla, kun myynnin ALV-käsittely on muu kuin kotimaan. ALV-tunnusta voi myös itse muokata.

Automaattilukituksen viive -kenttään ilmoitettu aika (minuuteissa) määrittää sen, kuinka pitkään Tehden saa olla käyttämättömänä ennen kuin käyttäjä kirjataan automaattisesti Tehdenistä ulos.

Yrityksen oletuskieli ja käytössä olevat kielet

Tehden tukee kolmea kieltä: suomi, ruotsi ja englanti. Ohjelmiston tulosteet, kuten kuitit ja laskut muodostetaan yrityksen oletuskielellä, mikäli asiakkaan tiedoissa ei ole valittu toista viestintäkieltä. 

Käytössä olevat kielet -kohdassa tehdyllä valinnalla on ensisijaisesti vaikutusta siihen, millä kielillä Tehdeniin voi lisätä tuotteelle nimen ja kuvauksen. Jos yrityksellä on paljon asiakkaita, joiden viestintäkieli on esim. englanti, kannattaa valita englanti käytössä olevaksi kieleksi ja lisätä tuotteille nimi myös englanniksi tuotekortin Tuotenimi (English) -kenttään:

Kun tuotteelle on lisätty nimi englanniksi, sitä käytetään tulosteilla, kun asiakkaan viestintäkieli on englanti. Muussa tapauksessa laskupohja on englanniksi, mutta tuotteen nimi suomeksi (tai siten kuin se on Tuotenimi-kenttään syötetty).

Avoinna24-palvelun käyttäjä voi valita palvelun käyttökieleksi joko suomen tai englannin, joten jos yrityksesi käyttää Avoinna24:ää ja yrityksellä on paljon muita kuin suomenkielisiä asiakkaita, kannattaa tuotteille lisätä nimi ja kuvaus myös englanniksi. Tuotenimi (Suomi)-, Tuotenimi (English)- ja Tuotenimi (Svenska) -kenttiin annetut tiedot voidaan noutaa myös rajapinnan kautta eli hyödyntää esim. verkkokauppaintegraatiossa.

Jos tuotteille halutaan tuoda nimet eri kielillä, täytyy tämä aina tehdä käyttöliittymän kautta tai maksullisena tietokantatyönä - tietotuontityökalumme ei tällä hetkellä tue kieliversioita, vaan sillä voi tuoda tuotteelle vain yhden, tuotteen yleisen nimen.

Jokainen käyttäjä voi valita Omat asetukset -osiossa itse kielen, jolla hän käyttää ohjelmistoa. Käyttäjän kieli vaikuttaa valikoihin ja muihin ohjelmiston teksteihin, mutta ei tulosteisiin. Käyttäjä voi aina valita ohjelmiston käyttökieleksi suomen, englannin tai ruotsin, riippumatta siitä, mitä kieliä yrityksen käytössä oleviksi kieliksi on valittu.

Toimipisteet

Jos yrityksellä on useita toimipisteitä, ne on listattu pääyrityksen tietojen alle. Toimipisteen nimeä klikkaamalla pääset muokkaamaan toimipisteen tietoja, esimerkiksi lisäämään toimipisteelle toisen puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen. Jos toimipisteitä on useita, voit Käytä toimipisteen tietoja laskulla -valinnalla määritellä, minkä toimipisteen tiedot näytetään laskulla.

Muistathan, että yrityksen pankkitilin tai -tilien tiedot täytyy lisätä myös toimipisteiden tietoihin! Lue lisää ohjeesta Pankkitilin tiedot laskulla.

Toimipisteen käyttäjiksi lasketaan kaikki, jotka on merkitty käyttäjätiedoissa kyseiseen toimipisteeseen, vaikka pääosa heidän työajastaan kuluisi jossakin toisessa toimipisteessä.

Toimipisteelle voidaan määritellä useita eri osoitteita, esimerkiksi postiosoite ja laskutusosoite. Huomioithan kuitenkin, että laskulla näytetään aina postiosoitteen tiedot.

Kuitin asetukset

Suurin osa yrityksen kuittipohjiin liittyvistä asetuksista määritellään erillisellä Kuitin asetukset -välilehdellä. (Lue lisää: Kuitin asetukset) Toimipisteen tiedoissa kuitenkin määritetään se, mikä nimi yrityksestä näytetään kuitilla. Jos yrityksellä on sekä virallinen nimi että markkinointinimi ja kuitilla halutaan näyttää markkinointinimi, poista valinta kohdasta Näytä yrityksen virallinen nimi kuitilla.

Jos kuitilla halutaan virallisen nimen tai markkinointinimen lisäksi näyttää myös toimipisteen nimi, valitaan myös Näytä toimipisteen nimi kuitilla.

Myyntitilauksien asetukset

Jos yrityksesi käyttää Tehdenin myyntitilauksia, voidaan myyntitilauksien asetuksissa määritellä, missä tilassa uusi myyntitilaus on, kun se luodaan. 

Lisäksi toimipisteen myyntitilauksille on mahdollista luoda oletusasiakas, joka on oletuksena valittuna uudella myyntitilauksella. Tämä voi olla tarpeen, jos kyse on esim. yrityksen keskusvarastona toimivasta toimipisteestä, jonka asiakkaana on pääasiassa jokin tietty yrityksen tilaava toimipiste. Oletusasiakasta voidaan käyttää myös tilanteissa, joissa myyntitilauksia ei oikeasti lähetetä asiakkaalle vaan niitä käytetään palvelutiskillä, jossa asiakas saa tuotteet heti mukaansa kassalla maksettavaksi.

Myynnin asetukset -osiossa voidaan määritellä laajemmin erilaisia myyntitilauksia koskevia asetuksia. Jos toimipisteen tiedoissa ei ole määritetty erillistä oletusasiakasta ja -tilaa, käytetään myynnin asetuksissa määritettyjä tietoja.

Oletushyllypaikat palautuksille

Toimipisteen tiedoissa voi määritellä myynti-, kierrätys- ja takuupalautuksille oletushyllypaikan, johon palautukset hyllytetään:

Kun oletushyllypaikka on valittu, Tuotteet-ohjelmassa toimipisteen varastojen tiedoissa ilmoitetaan, että hyllypaikka on määritetty oletushyllypaikaksi: 

Oletusvalintaa pääsee muokkaamaan myös suoraan täältä, ja oletushyllypaikaksi valittua hyllypaikkaa ei voi poistaa:

Luokitus

Toimipisteen tiedoissa oleva Luokitus-kenttä on tarkoitettu ennen kaikkea suuremmille yrityksille, joilla on tarvetta suodattaa toimipisteitä niiden koon mukaan Tilausajo-ohjelmassa. Luokitus-kenttään voi syöttää minkä tahansa enintään 10 merkkiä pitkän nimikkeen, ja jokainen lisätty luokitus näkyy heti suodatusehtona tilausautomaatin tuotekohtaisessa Toimipisteet-listauksessa. Luokitustieto näkyy toimipistelistauksessa vasta jos tieto lisätään yhdelle tai useammalle toimipisteelle: