Käyttäjäroolit, oikeusryhmä ja oikeuspuu

Tehdenissä voi hallita hyvinkin tarkasti sitä, mitä yksittäinen käyttäjä pystyy Tehdenissä tekemään, mitä ohjelman osa-alueita tämä näkee ja mitä tietoja pystyy muokkaamaan. Käyttäjäroolit-ohjelmassa luot eri tehtävissä toimiville työntekijöille erilaisia oikeuskokonaisuuksia, joita muokattaessa kaikkien kyseistä roolia käyttävien käyttäjien oikeudet saa helposti ajan tasalle. Käyttäjähallinnassa taas muokkaat yksittäisen käyttäjän oikeuksia ja esimerkiksi poistat käyttäjältä jonkin yksittäisen oikeuden, joka tälle käyttäjäroolin mukaan kuuluu.

Erilaisista käyttäjärooleista on monenlaista hyötyä:

• Yritys voi luoda eri tehtäville erilaisia käyttäjärooleja (esim. kassahenkilö, varastotyöntekijä ja reskontranhoitaja), ja jos sama henkilö hoitaa jatkuvasti tai väliaikaisesti useita rooleja, voidaan tälle vaivattomasti lisätä useita eri rooleja.
• Yritys voi varmistaa, että käyttäjät eivät vahingossakaan pääse suorittamaan ohjelmistossa toimenpiteitä, joihin heillä ei ole osaamista tai jotka eivät kuulu heidän tehtävänkuvaansa.
• Yksittäisen käyttäjän on nopeampi ja vaivattomampi käyttää Tehdeniä, kun hän näkee vain oman tehtävänsä kannalta tarpeelliset osiot.
• Yritys voi luoda esimerkiksi kirjanpitäjälle oman suppean käyttäjäroolinsa, jolla kirjanpitäjä voi hakea järjestelmästä kirjanpitoon tarvitsemansa raportit.
• Uusien käyttäjien luonti helpottuu, kun käyttöoikeuksia ei tarvitse käydä läpi jokaisen käyttäjän kohdalla, vaan käyttäjälle voidaan valita yrityksen omien tarpeiden mukaan määritelty käyttäjärooli.

Käyttäjäroolit-ohjelmasta ja yksittäisen käyttäjän tiedoista löydät Oikeusryhmä- ja Oikeuspuu-välilehdet. Oikeusryhmässä hallitaan suurempia kokonaisuuksia kun taas oikeuspuussa voi hallita jokaista Tehdenin ohjelmaa ja toimintoa ja valita esimerkiksi, onko käyttäjällä tietyssä osiossa täydet muokkausoikeudet vai vain tarkasteluoikeudet. Oikeuspuussa on hyvä käydä katsomassa, mitä tarkkoja oikeuksia rooliin kuuluu. Ilman perusteltua syytä käyttäjien oikeuksia kannattaa kuitenkin muokata vain Oikeusryhmä-välilehdellä: se on helpompaa ja nopeampaa, etkä voi vahingossakaan muokata käyttäjän oikeuksia siten, että tämä voi esimerkiksi aloittaa tietyn toimenpiteen, mutta ei viedä sitä loppuun saakka. 

Ennen kuin aloitat uusien käyttäjien luomisen, kannattaa ensin luoda Käyttäjäroolit-ohjelmassa yrityksesi toiminnan kannalta toimivat peruskäyttäjäroolit. Voit käyttää roolien pohjana Tehdenin tarjoamia rooleja (Harjoittelija, Työntekijä ja Vastuuhenkilö) tai luoda täysin uuden roolin. Kun olet luonut tarvittavat roolit, voit aina uutta käyttäjää luodessasi valita tälle oikean käyttäjäroolin tai useampia rooleja. Oletuksena uudella käyttäjällä ei ole mitään käyttöoikeuksia.

Siirry käyttäjäroolien luomiseen