Tehden-palvelun käyttäjille voidaan antaa erilaisia käyttöoikeuksia ohjelmiston sisältämään aineistoon ja ominaisuuksiin. Käyttäjät voidaan jakaa kahteen ryhmään, pääkäyttäjät ja (perus)käyttäjät. Pääkäyttäjällä on kaikki oikeudet ohjelmistossa, kun taas peruskäyttäjälle voidaan antaa erilaisia käyttöoikeuksien yhdistelmiä yrityksen tarpeiden mukaan.

Uuden käyttäjän käyttöoikeudet voidaan määrittää samalla, kun henkilö kutsutaan ohjelmiston käyttäjäksi. Käyttöoikeuksia voidaan muuttaa myöhemmin käyttäjähallinnassa. Ohjeiden kappaleesta Käyttäjähallinta löydät tarkempaa tietoa uusien käyttäjien lisäämisestä sekä käyttöoikeuksien sisällöistä.

Pääkäyttäjät

Ohjelmiston tilaaja on automaattisesti ohjelmiston pääkäyttäjä. Hän voi lisätä ohjelmistoon muita pääkäyttäjiä. Pääkäyttäjä hallitsee ohjelmiston yritysasetuksia, lisää ja poistaa käyttäjiä sekä määrittää käyttäjien käyttöoikeuksia.

Käyttäjät

Käyttäjät ovat yrityksessä toimivia työntekijöitä tai muita henkilöitä, joilla on pääkäyttäjää rajoitetummat oikeudet ohjelmistossa. Käyttäjän oikeudet voivat kattaa vain osan yrityksen käytössä olevista ohjelmista tai vain osan ominaisuuden toiminnallisuudesta (esim. lukuoikeus, mutta ei oikeutta muokata tietoja).

Käyttäjätunnus on mahdollista passivoida esim. työsuhteen päättyessä tai pidemmän poissaolon ajaksi. Kun henkilön käyttäjätunnus on passivoitu, käyttäjä ei voi kirjautua ohjelmaan, mutta mitkään hänen tietonsa eivät häviä järjestelmästä, vaan ovat käytettävissä, kun käyttäjätunnus taas aktivoidaan. Passivointia käytetään myös tilanteessa, jossa käyttäjä lopettaa työnsä yrityksessä. Tällöin tiedot käyttäjän tekemistä palveluista ja myynneistä säilyvät järjestelmässä raportointia varten, vaikka käyttäjä ei pysty enää kirjatumaan sisään.