Ajanvarauksen PIN-koodit

Ajanvaraukseen liitetty PIN-koodi mahdollistaa seuraavan:

• Asiakas varaa ajan yksittäiselle ryhmäliikuntatunnille ja maksaa varauksen sitä tehdessään. Asiakas saa sähköpostitse PIN-koodin, joka on voimassa ryhmäliikuntatunnin ajan ja jolla asiakas pääsee kulkemaan yrityksen ovista. Huom! Kun ajanvarausten PIN-koodi otetaan käyttöön, koodi lähetetään myös varauksista, joita ei ole maksettu ennakkoon. Jos haluat, että asiakkaasi maksavat varauksensa ennen kuin saavat kulkuoikeuden tiloihisi, tutustu Ajanvarauksen maksaminen -ominaisuuteen.
• Asiakkaalle tehdään toistuva ajanvaraus eli esimerkiksi viikoittain samaan aikaan toistuva sulkapallokenttävarauksen. Kenttävaraus laskutetaan asiakkaalta toistuvan laskutuksen kautta. Kun ajanvaraus tallennetaan Tehdeniin, asiakas saa sähköpostiinsa PIN-koodin, joka on voimassa viikoittain kenttävarauksen aikaan.
• Asiakas varaa esim. padel-kenttävuoron Avoinna24:n kautta. Asiakas saa sähköpostitse PIN-koodin, joka on voimassa kenttävarauksen ajan ja jolla asiakas pääsee kulkemaan yrityksen ovista. 

Jos yritykselläsi on käytössä myös tilituotteisiin liitetty kulunvalvonta PIN-koodilla, huomioi seuraavat:

• Jos asiakkaallasi on tilituotteeseen liitetty voimassa oleva PIN-koodi, ajanvaraukseen liitetty koodi on eri kuin tämä koodi. 
• Ajanvaraukseen liitettyä PIN-koodia ei löydy asiakkaan tiedoista, vaan asiakkaan ajanvarauksen tiedoista, Tehdenin Ajanvaraus-ohjelmasta.
• Ajanvarausten PIN-koodia ei oteta käyttöön tuotteen (palvelu tai ryhmäajanvaraus) takana, vaan palveluun liitettävän resurssin kautta. Tässä toiminnallisuus siis eroaa tilituotteiden PIN-koodin käytöstä.

Jos yritykselläsi on jo valmiiksi luotuja palveluita ja ryhmäajanvarauksia ajanvarauskalenterissa, kun ajanvarauksen PIN-koodit otetaan käyttöön, huomioi seuraavat:

• Kun olet luonut ajanvarausten PIN-koodia varten tarvittavat Tila-tyyppiset resurssit, sinun on käytävä Tehdenin ajanvarauskalenterissa vaihtamassa kaikille varattavissa oleville ryhmäajanvarauksille palveluntarjoajan rinnalle se Tila-resurssi, jonka kulkuoikeudet asiakas tarvitsee päästäkseen kulkemaan tunnille. 
• Jos haluat, että varattavissa palveluissa näkyy myös palveluntarjoajan nimi, luodaan tätä varten resurssiryhmä, joka liitetään palvelun tukiresurssiksi.
• Huomio, että riittävän resurssimäärän lisääminen saattaa vaatia tilaukseen sisältyvien resurssien lisäämistä.
• Tunnistat kulkuoikeusresurssin/-resurssiryhmän avainkuvakkeesta, kun lisäät palveluntarjoajaa ajanvaraukseen tai tuotteen palveluntarjoajaksi/tukiresurssiksi.
• Muista käydä tarkistamassa PIN-koodin viestipohja ja muokata sitä tarvittaessa.

Ajanvarauksen PIN-koodi ja kulunvalvonta

Ajanvarauksen PIN-koodi ja kulunvalvonnan asetukset

Tehdenin asetusten Kulunvalvonta-osion Asetukset-välilehdellä voit säätää, kauanko ennen ja jälkeen ajanvarausta PIN-koodi on voimassa. Kulunvalvonnan asetuksiin määritetyt ennen ja jälkeen -ajat ovat oletuksena pohjana uusille tilaresursseille, ja jos tietoa muokataan kulunvalvonnan asetuksissa, tieto päivittyy kaikilla oletusaikoja käyttävillä tilaresursseilla. Jos tilaresurssille on määritetyt muu koodin voimassaoloaika, ne ylittävät kulunvalvonnan asetuksissa tehdyt määritykset.

Kulkukortit-listauksessa näkee Käyttö-sarakkeesta, onko kyse tilituotteeseen vai ajanvaraukseen liitetystä PIN-koodista. Kulkukortit-näkymässä näet myös ajanvarausten PIN-koodien voimassaoloajan (sisältäen varoajat ennen ja jälkeen ajanvarausta).

Ajanvarauksen PIN-koodin käyttöönotto

Jos yrityksesi on jo aiemmin ottanut käyttöön tilituotteisiin liitetyn kulunvalvonnan PIN-koodin, saat ajanvarauksen PIN-koodin seuraavilla ohjeilla toimintaan. Muussa tapauksessa ota yhteyttä tukeemme, jossa aktivoimme PIN-koodin Tehdeniisi.

Kulunvalvontaresurssin luominen

Ajanvarauksesta asiakkaalle lähetettävä PIN-koodi otetaan käyttöön seuraavasti:

1. Varmista ensin, että Digiovi-kulunvalvontaan on lisätty ajanvarauksille haluamasi kulkuoikeudet/aikataulut.
2. Siirry sitten rataspainikkeen takaa löytyvään Resurssihallintaan.
3. Luo uusi Tila-tyyppinen resurssi.
4. Huomioi, että resurssin nimi näkyy asiakkaillesi Avoinna24-ajanvarauksessa! Nimeä siis resurssi selkeästi ja lyhyesti. Jos yrityksen Avoinna24-ajanvarausasetuksissa on määritetty, että palveluntarjoajan nimeä ei näytetä ajanvarausta tehdessä, myöskään resurssin nimeä ei näytetä.
5. Jos yritykselläsi on useita toimipisteitä, muista valita Toimipiste-kohdassa se toimipiste, jonka kulkuoikeuksia haluat PIN-koodilla jakaa.
6. Kun vaihdat resurssityypiksi Tila, näet oikealla kaikki järjestelmään luodut kulunvalvontaoikeudet. Valitse haluamasi kulkuoikeudet:
   
   1. PIN-koodi voimassa -kohdassa määritellään, kuinka kauan ennen ajanvarausta ja ajanvarauksen jälkeen PIN-koodi on voimassa. Määrittele aika tilojesi ja asiakkaidesi tarpeen mukaan. Koodi lakkaa toimimasta, kun varauksen päättymisajasta on kulunut tässä määritelty aika.
7. Voit lisätä kulunvalvontaresurssille tarvittaessa myös kuvauksen (esim. maininnan siitä, että varauksen yhteydessä toimitetaan PIN-koodi) ja lisätä kuvan.
8. Kun olet tallentanut uuden resurssin, siirry Resurssin palvelut-välilehdelle. Avaa toimipisteen puunäkymä ja valitse ne palvelut, joissa haluat ottaa PIN-koodin käyttöön:
   
   
   • Resurssille ei tarvitse määritellä lepoaikaa, ja palveluntarjoajalle määritelty lepoaika ei vaikuta PIN-koodin kestoon.
   • Vaihtoehtoisesti voi lisätä resurssin yksitellen palvelulle myös siirtymällä palvelun tietoihin.
9. Tallenna muutokset.

Ajanvarauksen PIN-koodin lisääminen kalenterissa jo olevalle ryhmäajanvaraukselle

Kun haluat ottaa asiakkaalle ajanvarauksesta lähetettävän PIN-koodin käyttöön olemassa olevalle  ryhmäajanvaraukselle, toimi seuraavasti:

1. Siirry Tehdenin ajanvarauskalenteriin ja klikkaa auki esim. viikoittain toistuva ryhmäajanvaraus, jolle haluat lisätä PIN-koodin.
2. Klikkaa ryhmävaraukseen liitetyn palveluntarjoajan nimeä, ja pääset valitsemaan palveluntarjoajaksi myös luomasi PIN-koodiresurssin:
   
3. Tallenna muutokset. Tehden varmistaa, mitä toistokertoja halutaan muuttaa:
   
4. Nyt ryhmäliikuntatunnille ajan varaaville asiakkaille lähetetään varauksen teon yhteydessä PIN-koodi erillisessä sähköpostiviestissä. PIN-koodi lähetetään varauksista myös silloin, kun varaus tehdään manuaalisesti eikä varausvahvistusviestiä lähetetä asiakkaalle. Jos asiakas peruu ajan, PIN-koodi passivoituu. 

Huom! PIN-koodi lähetetään kaikille ajan onnistuneesti varanneille asiakkaille. Jos yritykselläsi on käytössä ajanvarauksen maksaminen, kannattaa ryhmäajanvaraustuotteen tiedoissa käydä tekemässä varauksen ennakkoon maksamisesta pakollista, jolloin PIN-koodi lähetetään vasta, kun varaus on maksettu:

Ajanvarauksen PIN-koodin lisääminen henkilökohtaiseen palveluun - Resurssiryhmän luominen

Varsinkin henkilökohtaisissa palveluissa (esim. hieronta, PT jne) yrityksissä usein halutaan, että asiakas voi valita palvelun palveluntarjoajan perusteella. Jos yrityksessäsi halutaan samalle palvelulle liittää sekä palveluntarjoaja että asiakkaalle varauksen yhteydessä lähetettävä PIN-koodi, se toteutetaan luomalla resurssiryhmä.

1. Luo ensin tarvittavat kulunvalvontaresurssit edellä ohjeistetusti.
2. Siirry sitten Resurssihallinnan Resurssiryhmät-välilehdelle ja valitse Luo uusi.
3. Nimeä resurssiryhmä kuvaavasti.
4. Valitse käyttötarkoitukseksi Tukiresurssi.
5. Valitse Tila-puusta oikea kulkuoikeusresurssi. Kulkuoikeuksia varten luodut tilaresurssit tunnistaa avainkuvakkeesta:
   
6. Tallenna.
7. Etsi nyt Tuotteet-ohjelmasta palvelu, jolle haluat lisätä kulkuoikeuden. Siirry palvelun Tukiresurssit-välilehdelle.
8. Siirry muokkaustilaan ja laajenna toimipisteen alla olevat tukiresurssit nuolta klikkaamalla. Valitse äsken luomasi tukiresurssi. Kun tallennat muutokset, Tukiresurssi-välilehdelle ilmestyy avainkuvake, joka kertoo, että tukiresurssiin on liitetty kulkuoikeus.
   
9. Nyt Avoinna24-palvelussa aikaa varaava asiakkaasi voi valita haluamansa palveluntarjoajan ja saa varauksen tehtyään PIN-koodin sähköpostiinsa.

Huom! Jos palveluun liittyy lisäpalvelu, on molemmilla voimassa sama PIN-koodi.

Ajanvarauksen PIN-koodin lisääminen toistuvalle kenttävaraukselle

Vakiovuoron varaus tehdään yleensä kassalla siten, että ensimmäinen kerta maksetaan kassaan ja seuraavat toimivat toistuvalla laskutuksella (lue lisää: Toistuvan varauksen toistuva laskutus). Tällaisessa tapauksessa voit toimia seuraavasti:

1. Varmista ensin, että olet lisännyt vakiovuorotuotteelle (esim. Padel-kenttä 1, 2 h varaus) Palveluntarjoajat-välilehdelle Tila-resurssin oikeilla kulkuoikeuksilla.
2. Siirry sitten Tehdenin ajanvarauskalenteriin ja maalaa haluamasi aika kalenterista. Täytä varauksen tiedot normaalisti, eli valitse haluamasi palvelu, asiakas jne. Valitse Palveluntarjoaja-kenttään kenttään liittyvä kulkuoikeus.
3. Täytä myös varauksen toistuvuus- ja laskutustiedot normaalisti. Varauksen PIN-koodi luodaan, kun varaus tallennetaan:
   

Palvelun ajankohdan muuttaminen

Jos ajanvarausta siirretään ajanvarauskalenterissa toiseen ajankohtaan, sama koodi on voimassa myös uutena aikana, eli asiakkaalle ei lähetetä uutta PIN-koodia varauksen muokkauksesta lähetettävän viestin yhteydessä.

Ajanvarauksen PIN-koodin lähettäminen asiakkaalle

Ajanvaraukseen liittyvä PIN-koodi luodaan ja lähetetään asiakkaalle automaattisesti siinä vaiheessa, kun ajanvaraus tallentuu Tehdeniin, tai jos ajanvaraus on maksettava ennakkoon ja asiakas tekee ajanvarauksen Avoinna24:n kautta, siinä vaiheessa kun asiakkaan maksu on käsitelty onnistuneesti.

Ajanvarauksen PIN-koodin sähköpostipohja

Ajanvarauksen PIN-koodista lähetettävä sähköpostipohja löytyy Tehdenin Yritysasetusten Viestien hallinnasta, ja viestiä voi muokata oman tarpeen mukaan:

Huomaa, että viestipohjassa olevat PIN-koodien voimassaoloajat ("PIN-koodi tulee voimaan xx min ennen varauksen alkamista ja se lakkaa toimimasta xxx min varauksen päättymisen jälkeen") noudetaan Tila-resursseilta, joten ethän poista voimassaoloajan hakasulkeita.

PIN-koodin lähetyksen tarkistaminen ja uuden koodin luonti

Jos varaus on tehty Avoinna24:n kautta, asiakas voi tarkistaa varauksen PIN-koodin Avoinna24:stä Omat ajanvaraukset -sivultaan. Jos tulee tarve tarkistaa, onko PIN-koodi lähetetty asiakkaalle, löytyy asiakkaalle lähetetty PIN-koodin sisältävä viesti asiakkaan asiakaskortin Viestit-välilehdeltä.

Jos on syytä epäillä PIN-koodin väärinkäyttöä tai asiakas muusta syystä haluaa uuden PIN-koodin, uusi PIN-koodi luodaan ja lähetetään ajanvarauksen kautta. Kun kyse on henkilökohtaisen tai toistuvan varauksen PIN-koodista, koodi lähetetään PIN-koodin vieressä olevasta nuolesta klikkaamalla:

Jos taas yksittäiselle ryhmäliikuntatunnille ajan varanneelle asiakkaalle halutaan lähettää uusi PIN-koodi, se tapahtuu osallistujarivin avainkuvakkeen vierestä napsauttamalla:

Käyttöoikeudet ja ajanvarauksen PIN-koodi

Ajanvarausten PIN-koodien käyttöoikeuksia hallitaan käyttäjähallinnan oikeuspuussa Varauskohtainen PIN-koodi -oikeudella. Kun käyttäjällä on oikeudet, käyttäjä näkee varaukselle ja ryhmäajanvaraukselle tallennetun varaus- ja asiakaskohtaisen PIN-koodin sekä asiakkaalle lähetetyn PIN-koodin sisältävän viestin sisällön:

Muuten ajanvarauksiin liitettyjen PIN-koodien käyttöoikeudet toimivat vastaavasti kuin tilituotteisiin liitetyissä PIN-koodeissa. Lue käyttöoikeuksista lisää ohjeesta Kulunvalvonta PIN-koodilla.